匿名

5/25 17:01
行政總務21-25歲

職場菜鳥,遇到不懂的問題,要怎麼開口問?

這是我的第一份工作,剛到職幾個禮拜,擔任的是業務部門的行政助理。前任的助理,在我剛報到那天很快速地做完工作交接就離職了。雖然有些交接文件,但是寫得很簡單,她講的時候也講得很快,事實上我並沒有辦法一下子吸收了解。後來實際自己上線時,部門的業務工作非常繁忙,大家也沒空教我,有些他人交代的工作我都不太能在第一時間理解,多問幾句看到前輩們有點不耐煩的態度,也會讓我退縮是不是影響他人工作了。

想請問,菜鳥新人如何主動和前輩同事們建立好關係,遇到問題的時候該怎麼發問或是要注意甚麼呢?

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回答 11

願意虛心請教,代表你有一個好的工作態度。

卡內基建議剛到職的新人,除了馬上投入工作外,也要多了解同事,平常多觀察他們的興趣和聊天的話題,以好奇的角度請教,讓對方覺得重要,問他:你怎麼辦到的?有甚麼秘訣嗎?

至於發問的注意事項,業務助理的角色就是幫助業務同事。如果你的發問只是為了解決自己的問題,有可能大家都忙,沒有太多時間協助你,但如果你的發問是為了幫業務同事更有效率、讓客戶更滿意,我想同事會更樂於協助,因為這對他們也有好處。
所以,要問問題之前想想,這對他們的益處是甚麼,我如何表達讓他們也知道解決這個問題對大家都好。

不恥下問,但是記得記筆記/記筆記/記筆記。然後盡量同一個問題不要問兩遍。

菜鳥的忐忑...
提問...最怕兩串蕉(空手)
不是說要帶禮物或是請咖啡。是說...你什麼嘗試都沒做就去問。
容易讓對方覺得...為什麼要幫你?
職場的工作要營造一個合作共好的氛圍。
試著用前人交接的內容,做出一份(可能很空洞,不合格)報告書或是資料。帶著資料去找學長姐或直屬主管,不熟的狀況帶著恭敬的態度去請教如何更完善。
當資料更完善,把事情做好...對整個團隊都加分。

不要退縮,不要躲。因為,沒做好...早晚會被大家知道。不如,自己在還有充裕的時間狀況下先請益。
當然,表現方式也跟你的個性有關。如果你比較開朗,多笑笑吧!
俗話說:伸手不打笑臉人。
但,不要太外向。畢竟對方比你資深官階比你高,不是你的麻吉麻吉好兄弟好閨蜜啊!!

站在共好的角度,少了你...這些工作就需要大家分攤了!
請各位前輩幫幫忙,花點時間教你吧!

提問者您好:
1.業務部門的行政助理工作關鍵在於應變能力以及處事效率,新進人員面對沒有交接時程的狀況的確是相當辛苦的挑戰,加油!
2.我分享我在擔任總經理助理工作時的處事技巧,提供給您參考,準備三本筆記:
a.第一本是例行性業務的每日執行確認事項,每天第一件工作將當日工作事項逐條列出,按表操課,每項執行完即打勾記錄,如此確保基本工作不會疏漏,這會幫助您短時間內可以掌為工作重點.
b.第二本筆記每日的收發文內容,可以按日期記錄收文內容,包括來文單位與送件人員,而發文內容則列出那個單位以及簽收人名,如此掌握每一件您經手的文件記錄出入明細,可以幫助您查詢或追蹤進度,這是很好的備忘錄.
c.第三本記錄每日主管交辦事項,無論大小事情皆利用筆記交辦的時間/內容/時效/對象,在完成後立即回報主管處理結果,也可以將接聽或撥出電話的處理內容併入記錄,可將第三本視為臨時/突發事情以及處理結果的完整記錄,這將會幫助您在繁忙的工作中釐出處理事項的優先順序.
3.透過筆記的方式可以為您處理忙錄與繁瑣的工作之時,降低不必要的錯誤,尤其您提到不理解不懂得處理的事情時,也可以筆記方式記錄如何解決.
4.另外,新人對於公司人事物環境的陌生感這是任何職場都會面對的現實,虛心請教不要害怕前輩的態度,首先善用5w1h做為主管或其他人員交辦工作時的理解技巧,而對於如何主動和前輩同事們建立好關係,我的作法是在請教問題時先"請問前輩"做為開頭語,"誠敬"是學習過程會贏來好人緣的處事態度,"主動問候早安"與"同事共同午餐"是建立良好人際關係最好的時機.
以上分享,謝謝!

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1. 拿本筆記本記下前輩教過的每件事,避免重複問同樣的問題。
2.真的忘記了,為了不犯錯不拖累大家,還是不要怕再問一次,謹記要誠惶誠恐,謙遜的態度。
3。 融入大家,切忌特立獨行。
4。在工作範圍內多幫別人,別人也會回饋幫你的。(注意:是工作相關唷,而不是淪為幫忙工作外的跑腿小弟唷!)
5.前輩教你不是應該的,要懂得感恩,需滴水之恩湧泉以報之樣。

查看1則回覆

您好,
1. 要練習「觀察」,觀察哪一些人是可以問一次,那一些人可以問兩次,這樣才不會得到反效果。
2. 學做事之前要先會學「做人」,要好的朋友多問個幾次不會翻臉,還會主動告訴你。
3. 把不說會的東西用「筆記」記下來,而且要回去背熟,下次再遇到就不會一直問,所謂熟能生巧。
4. 要「勤快」一點,多幫助別人,相對別人的也會願意幫助你。

希望以上能幫到你,加油💪!

您好,

「要怎麼開口問?」是個很好的問題
在台灣, 感覺大家都很忌諱問問題, 好像問了問題, 就顯得你很笨, 也很多前輩很討厭回答問題, 讓別人的無知, 顯得自己好像很聰明 (或答不出來感覺自己很沒面子)。
但真的不是這樣... 做錯 要 擦屁股 比問問題/回答問題的時間還多, 而且對新人跟前輩雙方的挫折感都會大幅增加。
寧願咬牙問清楚, 不要做錯又不講, 整個部門幫你收拾殘局。

◼︎ 問問題的句型/起手式 可以讓你跟對方感覺好一點
- (顯示自己有做過功課) 我想請問xxx怎麼做, 我查了一下 (或我之前的公司), 有A, B, C三個步驟, 但每個公司可能些微不同, 您可以跟我分享我們的方法是什麼嗎?
- (簡化問題 快問快答) 你很忙我知道, 我只要5秒, 請問A是不是做xyz? (讓對方只要說yes or no)
- (一次問完所有問題) 我在做xxx的時候, 有遇到很多問題, 不知道我可以跟您約個時間聊聊嗎?大概15-30分鐘, 不知道什麼時候方便? (然後帶個小餅乾聊聊的時候一起吃,先說謝謝在聊天)
- (如果對方沒有答案 或感覺不願回答) 請問我還可以請教誰? 請問我可以搜尋什麼關鍵字學習嗎? (或結束話題) 好喔, 感謝你的分享, 我學到很多, 我現在的問題 搞懂在跟你分享~

◼︎ 講過了, 但上線時又忘記了, 或做錯了怎麼辦
假設你有正確的問問題, 作筆記, 小心的執行, 邏輯上可以避免掉90%以上的遺忘與錯誤, 剩下5%筆誤, 是人都會發生, 以及5%的"故意錯誤"
假設你對某件事情不太確定, 也問不出來, 當然還是要猜一個答案, 然後預計就是要改。
這種嘗試錯誤的過程, 要確保自己追得很緊, 密集的跟前後單位確認, 尤其比較複雜的流程, 一次作對的機率本身就很低, 你自己保持冷靜, 保持微笑面對 很重要。假設只有慌慌張張的又隨便亂改一通, 當然學不到什麼, 給人印象也不好。
把握每一次做錯的機會, 搞清楚 受災範圍, 更正方式, 解決方案與正確流程等等, 自己把錯誤給更正收拾了, 某種程度是展現你的工作能力, 而且學習速度一定會變快。

◼︎ 文件看不懂, 前輩講話聽不懂怎麼辦
- 如果是線上會議,最簡單就是徵求對方同意錄影, 請對方分享螢幕,開始講之後就錄影錄音, 自己回家看100遍
- 如果是面對面會議/教學,讓對方講, 你手動操作, 由你掌控教學步調,一面記筆記, 通常熟手做系統都是肌肉記憶, 不用閱讀也不用思考。我做一張單只要30秒, 你做要30分鐘... 他用30秒教, 保證你頭暈眼花
- 再簡單的交接文件都比沒有好, 打開教學文件, 打開要操作的步驟, 自己先試著一步步跟著操作, 有時候 “讀”起來不通順不合理的文字,在操作的時後就懂了...

◼︎ 主動和前輩同事們建立好關係
- 保持微笑, 嘴巴甜一點, 正面積極

以上,祝您好運

<延伸閱讀>
老闆說「什麼都問他,請我要幹嘛?」
https://giver.104.com.tw/question/6b87a491-a61c-4303-8ad1-e617cfe7387b

一犯錯就會表現慌張, 反應慢該怎麼辦?
https://giver.104.com.tw/question/500bb66f-91da-4f7c-9af8-d5dfc9054d2e

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沒有人有義務一定要教你幫你,除非您用不同的方式或是有出眾得外型,但是建議可以換個更有禮貌的方法,請教的時間點準備點東西跟開始問的人都很重要. 觀察一下不忙的時間去問,可能要準備小東西不是要名貴是要有誠意,找感覺比較善意的人開始問或有良性循環.請忽略旁人不耐煩或是可能要講不講的態度,這很正常加油這就是新人每天日常會發生的事情之一

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