未填公司未填職務未填年齡範圍

前一手同事消極交接該怎麼辦?

畢業後第一份工作剛到職,在傳統貿易公司擔任業務助理,交接工作給我的是再過兩個月要離職的同事。可能是因為要離職的關係,同事交接非常的草率,該準備的文件和資料,都是我問了才給我。工作上也有很多問題向他請教,但是都沒有獲得太多正面的回應。請問我該怎麼和他溝通呢?還是我應該去找主管表達? 有點擔心剛到職的我會不會太小題大作。

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您好
交接會有交接清冊 ,拿著交接清冊與他交接 ,並隨時跟主管回報 ,若交接上有問題 ,或是你覺得哪裡可以再加強的 ,一樣要先跟主管講 ,由主管跟他要求請他寫在裡面 ,如果對方消極回應 ,一樣要跟主管回報 ,不然等到他離開後 ,這黑鍋還是你要揹 ,總之就是要隨時讓你的主管知道你的狀況 ,因為不管什麼原因要離開 ,那留下來的業務還是有有人要接要做 ,所以你要確實交接是對的 ,但你又不是主管 ,你也不能命令他或要求他 ,所以你就要做好回報 ,讓你的主管知道你的情況 ,如果主管不處理 ,那你自已要記錄 ,例如前天已跟主管說明相關的檔案位置最好做連結 ,但主管沒有要求要離職的同仁做 ,所以到現在也還沒做 ,你要清楚提醒主管 ,不要以為主管都注意的到 ,到時很容易就變成 ,有啊 ,當初都有跟你說...,這種事後無關緊要的說法 ,是啊 ,當初都有跟你說 ,然後呢 ,最後還不是你要做(要補坑) ,當然也不要為難要離開的人 ,如果是你這樣被一件件檢視和刁難 ,你自己會有什麼感受? ,那要怎麼拿捏 ,就看你自己 ,如果是我 ,我會先跟他說清楚 ,首先先恭喜他要離開 ,自己也祝福他 ,但因為自己還留在這 ,因為自己也被要求要跟他交接 ,希望大家看在同事上 ,希望保持好關係 ,也希望他不要為難你 ,也許自己對業務的理解沒有像他一樣那麼熟 ,也許在交接的時候自己會多提一些問題 ,或想到哪些資料 ,因為自己也希望能讓業務不要發生中斷 ,如果有讓他不舒服的地方 ,也不是自己的本意 ...,就是你自己也要低調 ,盡量消除對方的疑慮 ,當然業務交接過來 ,一定不可能事事順手 ,不會就學 ,就問 ,有錯就改 ,這就是陣痛期 ,你也要有心理準備 ,但如果有心 ,就一定會越做越順 ,大家也都是這樣過來的 ,以上希望有回答到你的問題 ,也希望你能不吝給予肯定 ,祝福你.

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您好
交接的方式以及內容是否完整,這其實是蠻主觀的項目,考量是首份工作的情境,有以下想法提供參考:

1.先列出目前職務你認知,每週至每月工作項目,並檢視是否有SOP、公用資料夾路徑、以及對應聯繫窗口...等可參考。
2.後續可以跟移交人共同討論清單,並確認是否有遺漏項目及專案性質工作,並可由直屬主管最後確認,說詞可為:到職三個月內要完成的目標。
3.確認雙方有共識後,也可以向主管請益,交接清單上的項目,是否有其他人亦可以協助教導,作為風險管控之措施。
4.交接時,盡可能多提問,必要時可透過截圖或是銀幕錄影等方式,或許有機會留下比較妥善的紀錄。

關於接交人較消極的態度,因為已經討論出具共識的項目,比較容易檢核是否遺漏,而態度議題,或許在新人學習期,可以主動跟直屬主管約談話時段,主要說明學習進度,也可以跟主管請益怎麼跟接交人互動 (因不確認主管跟接交人的互動,請主管去下達命令要求,可能效果有限),另外就是團隊內其他夥伴能否支援,這層關係也可以去經營。

即使資訊都備齊,並在文件寫得清清楚楚,也是可能有遺漏的風險,期間儘可能多詢問,並適時讓直屬主管知道進度,相信你的積極跟付出是會被看到的,以上資訊提供參考,謝謝。

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隨著大環境的改變,企業人員的流動已經越來越頻繁了,因此接手的新人,可能會遇到很有責任感的離職同事,也可能遇到急著走、留一手、被資遣、覺得離職的人最大….各式各樣的離職同事。另外還有一種可能,就是前人早就離職一段時間了,根本沒人可以問! 所以,恭喜您,同事還在,趕緊把握時間,「有禮貌」地請教他,能交接多少算多少,而缺少的,就從您這一棒開始,有系統地把工作內容與SOP,慢慢建立起來吧。

至於找主管表達,我覺得「讓主管了解真實的交接狀況」這一點,您也承擔著一部分的責任唷。所以,勇敢且定期讓主管知道狀況吧。明理的主管,理應會監督離職同仁與您的交接進度,不會放手不管,也不應極盡刁難。維持一份工作的正常運作不掉棒,會是企業與主管面臨人員離職交接時,最重視的點喔。辛苦您了,祝福您一切順利。

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早安,
恭喜您畢業即就業,已是好的開始。
關於您的現況,有兩個方向可努力看看:
1、做最好準備:主動列明目前所有工作項目,請教前手,逐一核對確認,在其離職前,恭請主管主持監交,留下重要交接依據。
2、做最壞打算:未來業務多變化,離職後才發現未列入工作項目者(不論是前手有心或無意),由您主動定義該工作範疇,請示主管後補列,完善您自己的工作範圍。
以上建議供您參考,預祝業務漸入佳境。

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