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匿名2022/9/26

未填公司未填職務31-35歲

小單位人力精簡突然有同事要申請育嬰留停該怎麼辦?

前輩們好,我是一個小單位的主管,部門走精兵路線,人數不多各有其專業需要獨立作業。所以只要一個人有狀況,部門其他人的工作量就會暴增。前一陣子有個同事剛生產完,原本產假時間已經快結束,大家想說可以鬆口氣。但是突然收到通知,她想要申請育嬰留停可能半年。

雖然心中很祝福她也能同理新手媽媽的壓力,但是想到有半年的人力空缺也非常的擔憂。半年後她也不確定會不會回來或是可能繼續請育嬰留停。

公司的目標壓力很大,不會因為少一個人就調降目標。但是六個月說長不長說短不短,短期內也很難立刻找到願意只做半年可以補她位置的新人。部門同事短暫可以代理但是不可能半年都分擔她現有工作。 

想問問前輩們有沒有遇過類似情形,以及該怎麼因應處理呢?

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Hi 您好,身為初階主管,面臨公司資源有限,要妥適的進行工作分配,上下都為難,先跟您說聲辛苦了!!

經一事才有機會生一智,臨時出現的危機,要化險為夷是確實是有難度,最常見的還是大事化小的處理,會有點關關難過關關過的無奈感~ 給您一些我平時會處理的方式供您參考。

【工作項目化、工時要量化】-這點是我之前在外商學習到的技巧,進行組織管理時,身為主管就要了解,每個職位任務職掌,與清楚的了解工作的項目哪些,並且也要掌握每個項目要花的工時,當然你也要清楚每個人的能力與對工作內容的熟練度,才能確認工時的真實性,我自己的經驗是工作項目化和量化後,就會發現人員還有哪些閒置的時間可以利用,又或者是哪些項目可能沒那麼重要,我可以降低標準或放緩再做,先將組內較急較重要的事進行分配。

【適時反應、資源導入】-初為主管,我覺得在面臨此問題時,不見得要全攬責任,一肩扛起,有時反而會事得其反,有可能會是,主管不理解你為什麼不將工作分配下去,耽誤了公司目標,不然就是硬著頭皮請同事共體時堅,大家會認為你是資方打手,對你陽奉陰違;所以跟直接主管,適時的舉手發問,了解公司中高層面臨此事時會如何處理,如果遇到的是不好的主管,教你違反勞基法自己日後也可小心警惕,但如果遇到好的主管,教你360度思考,跟你說公司內部還有哪些資源可擅用,化危機為轉機也會讓您職涯仕途有機會更上一層。

【外包、實習、約聘】-這個前提就工作要項目化,工作量化,如果有些工作可能幾週才進行一次或數次,那這樣的工作內容還需要固定人力去執行該項業務嗎? 如果非固定型的工作,是否可跟公司談外包,又或者跟鄰近或相關產業的大學,談產學合作,讓學生有機會在公司實習又可計算學分,總之導入、整合資源,也是主管該做的事,但大部份都是中高階主管在做此事,如果上頭也沒經驗這樣做,適時的提醒,讓組織有機會再造成長,相對的您的能力就有機會被看見。

以上,希望能給予您些許的幫助,加油!

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您好,

感謝指定。

<分析一下目前的狀況>
您目前的敘述,這不是個適合新手家庭的工作環境
1. 工作強度很高
2. 目標壓力很大
3. 請假會造成大家困擾

對方聽起來是一個打算淡出的步調
1. 生產完『才』告知要育嬰假
2. 『不確定』會不會回來

假設您沒有強力挽留,也沒有打算調整人手,並跟新手媽媽溝通,讓他覺得壓力小一些,合理推斷,他應該會找到其他機會就離開。

建議您最好跟上層主管與人資做好備案,先找短期人員,並有準備可能短期轉長期,假設有回來,那大家的工作狀況會比較不吃緊,如果不回來就繼續保持恐怖平衡。

<個人經驗>
我自己是沒有遇過部屬請育嬰假,但我本人請過育嬰假,產假2個月+育嬰假6個月+休假1x天,一路請好請滿,小孩到8-9個月才回去上班。

在通知主管懷孕的那一霎那,主管就開始問後續的計畫了,要不要請育嬰假?預產期時間?誰幫忙帶小孩,有考慮過自己帶小孩嗎?我也主動告知自己是危險妊娠,可能32-34週就要『預備』,如果不用安胎,我要做到(賺到)最後一秒鐘。
聊這麼細,一方面是媽媽經閒聊,一方面主管能提前運作人力規劃。
我們當時是用一年約聘員工頂替,透過獵頭找資深有相關經驗的,上崗就上工。

By the way~ 育嬰假休一半
老闆問我:你會回來上班吧?沒打算在家自己帶孩子吧?
我說:拜託快給我工作、給我加薪,帶小孩比上班辛苦,我要賺錢養保母!
很想回來的,應該不會說『不確定』。

以上,提供您參考

人力這麼緊繃真的不是好事,一根稻草可能引起連環效應的!

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1.向公司申請補充人員。
2.因應育嬰假留停事件,召開會議重新調整業務,或申調他部門協助。
3.從原本各自分工,調整為團體戰,迅速培養團隊默契,自然可以化解業務壓力。

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三種方向:加人,減事,加時

1.有沒有可能直接正式開一個headcount,長期來說可以紓解大家的負擔,短期內也可以稍微代理工作
2.工作事項是否有能優化的空間? 專案的優先度能否調整
3.大家是否願意再加班支援?

您好唷,感謝您的提問能讓更多工作者、企業人資留意到這個問題。

事實上由於「留職停薪」並不像一般的短期休假,而具有一定的期間,為了避免公司於此段空窗期產生人力不足而影響公司運作,建議公司可以在同事「育嬰留職停薪」期間,以「定期契約」的方式暫聘職務代理人。

▼ 為了維持企業運作,公司可於員工育嬰留職停薪期間暫聘職務代理人:
https://pro.104.com.tw/vip/preLogin/recruiterForum/post/13104?utm_source=104giver&utm_medium=giver_post

不過要特別注意的是,當同事育嬰留停結束後,原則上不能讓職務代理人取代她的工作,應讓員工可以回復原職位,如果要調整相關職務,必須符合《勞基法》相關規定才可動作唷!

此外,近期由於有網紅因「懷孕歧視」的議題而引發社會議論,中小企業的人手本來就吃緊,若碰上有員工有「懷孕之喜」更是勞資雙方都要小心因應的,我們在《職場力》有整理相關的訊息可以供您和貴單位作參考,歡迎利用作為延伸資訊唷!

▼ 完整文章連結:
https://blog.104.com.tw/how-can-pregnant-workers-protect-themselves/?utm_source=104giver&utm_medium=giver_post

希望能略盡微薄之力,若有其他更想知道的相關知識,也歡迎來《104職場力》的站上挖寶,或是回饋給我們更多的意見唷!

祝您一切順利!

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