Hi 您好,身為初階主管,面臨公司資源有限,要妥適的進行工作分配,上下都為難,先跟您說聲辛苦了!!
經一事才有機會生一智,臨時出現的危機,要化險為夷是確實是有難度,最常見的還是大事化小的處理,會有點關關難過關關過的無奈感~ 給您一些我平時會處理的方式供您參考。
【工作項目化、工時要量化】-這點是我之前在外商學習到的技巧,進行組織管理時,身為主管就要了解,每個職位任務職掌,與清楚的了解工作的項目哪些,並且也要掌握每個項目要花的工時,當然你也要清楚每個人的能力與對工作內容的熟練度,才能確認工時的真實性,我自己的經驗是工作項目化和量化後,就會發現人員還有哪些閒置的時間可以利用,又或者是哪些項目可能沒那麼重要,我可以降低標準或放緩再做,先將組內較急較重要的事進行分配。
【適時反應、資源導入】-初為主管,我覺得在面臨此問題時,不見得要全攬責任,一肩扛起,有時反而會事得其反,有可能會是,主管不理解你為什麼不將工作分配下去,耽誤了公司目標,不然就是硬著頭皮請同事共體時堅,大家會認為你是資方打手,對你陽奉陰違;所以跟直接主管,適時的舉手發問,了解公司中高層面臨此事時會如何處理,如果遇到的是不好的主管,教你違反勞基法自己日後也可小心警惕,但如果遇到好的主管,教你360度思考,跟你說公司內部還有哪些資源可擅用,化危機為轉機也會讓您職涯仕途有機會更上一層。
【外包、實習、約聘】-這個前提就工作要項目化,工作量化,如果有些工作可能幾週才進行一次或數次,那這樣的工作內容還需要固定人力去執行該項業務嗎? 如果非固定型的工作,是否可跟公司談外包,又或者跟鄰近或相關產業的大學,談產學合作,讓學生有機會在公司實習又可計算學分,總之導入、整合資源,也是主管該做的事,但大部份都是中高階主管在做此事,如果上頭也沒經驗這樣做,適時的提醒,讓組織有機會再造成長,相對的您的能力就有機會被看見。
以上,希望能給予您些許的幫助,加油!