匿名2020/7/29
大眾傳播相關業傳播藝術21-25歲

不知道怎麼寫email給主管

這個月初剛開始了我的第一份工作
工作上的許多溝通都是透過email
不知道是只有我有這個問題還是同齡的大家都有
就是 我不太會寫email......
剛開始工作時真的每天都花很多時間在想要怎麼寫email上面
寫了又改 改了又刪
就是這樣的動作一直重複著
但還是偶而會發生對方看不懂我要做甚麼的問題
或甚至有些前輩會覺得我有點沒禮貌

想請問職場的前輩們!
寫email有什麼技巧嗎?
會有什麼SOP可以參考嗎?
或是會有甚麼慣用語愛用字嗎?

請救救每天為信所困的新鮮人

回答 3觀看 1079
回答 3
吳振興 Jeff 2020/7/29
中華紙漿股份有限公司 主任

您好,經了解過您的問題,因為網路上包含的層面太廣,還是會希望您能先詢問您身旁工作同仁,針對您目前所發Mail中相關的建議,會比較能夠符合您工作上的需求。

在學習格式部分,您也可以透過網路搜尋"中文Email格式",會有相關的基本說明,透過條列化的描述,可以先讓您了解到那些重點,或是應該要注意的事項,避免無謂的踩雷。

另外個人也會針對固定回覆的Mail類型,另外建立幾個常用的Mail範本,如此一來要使用時只要複製貼上並修改一些關鍵字,馬上就可以發信,大大減少您重複修改時間,而既定的格式也可以減少閱讀人員的時間,是相當方便的。

以上是個人在收發大量Mail後,所進行的改善經驗,希望能夠幫上您的忙。

陳怡如Philis2020/7/29
雲數位科技股份有限公司 CEO

開頭: 署名這封信件主要給誰,例如: Dear 課長 您好
內容:
開文:表明信件的來意,不要超過30~50個字,太冗長沒有人要看
內文: 盡量條列式你想要說明或表達的重點
[舉例] 1. 影片拍攝角度修改:建議將03:24秒中右上方的字卡消除,主要原因是因為右上方字卡對於背景有明顯的遮擋效果,對於使用者來說產生不好的視覺感。
結尾:以上,有勞指教。 Philis

因為我看你所屬的產業是一個蠻活潑的產業,所以我給你的建議
大概是像上述的內容,參考看看
上面的Giver寫的也很棒,也提供參考

Jeff Hung2020/7/29
104 職涯診所 Giver

您好,我是您職涯診所同伴Jeff 洪。
寫email 的技巧就是人和人溝通事情的技巧,同意它確實有難度,是需要經驗和技巧的,分享如下:
1. 要注意禮節,適當的稱謂,適當的表達謝意。
2. 要有架構,先講重點或結論,再分析細節,尤其忙碌的主管很多只想知道結論。
3. 要簡捷,但表達要到位,能用一句話表達的,就不要用第二句,能用一頁的就不要用第二頁。
4. 要有邏輯性,因為...所以的,讓看的人知道起承轉折,也就是換位思考,如果您是收到信的人,希望看到的是什麼。
5. 最好用段落或第一點,第二點,把重點一一分出來,不要混在一起。
6. 最後要注意主要給的人和CC的人,它是有分別的,只給需要的人,而且主旨要「對題」。
希望以上對您有幫助,加油💪!祝福您🙏!

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