匿名7/27 13:44
電腦及消費性電子製造業法務智財31-35歲

下屬情緒波動很大,該如何溝通?

我目前工作已五年,在今年三月份時當上了部門的小主管,是個「菜鳥主管」。
當初很開心受到上司的認可,既期待也有點緊張,本來以為已經準備好接受這個挑戰了,沒想到要當好一個主管真的好難啊.....

我現在下面有兩個人,一個工作態度跟表現都很良好,另外一個則是態度有些散漫,開會分配工作時,散漫的那個總是不情不願,喜歡抱怨,容易影響他人,且不願意努力達成工作上的目標。

最近有一次散漫的那位因為做事情不仔細,給客戶的文件出了一個不該出的包,客戶很生氣,我擋了下來,後來私底下找他溝通,希望他可以多用點心在工作上,同時也跟他提到一些近期我觀察他在工作上可以改進的部分,結果他聽完後居然眼眶泛淚,反駁我沒有看到他在這份工作上所付出的努力.....

大家都是出來工作的,我希望可以實事求是,覺得還要照顧他的心情也太累人了....
請問這種下屬該怎麼跟他相處呢?是否能不管他呢?
還是說應該透過幫他定期設立考核目標等方式來管理他呢?想請教各位前輩們有沒有更有效的溝通及管理方式呢?謝謝!

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回答 6
Ryan Kuo7/27 21:35
職涯發展專業人員協會 全球職涯發展師GCDF

您好,看完您的問題陳述,我看見的是溝通與認知問題。

1. 溝通問題:
考量您剛上任,無論是哪一位受您直接督導的部屬,都應該理解,您的角色是幫助她/他在「職務上更好的發揮效能。」將您的角色與部屬的角色做一個既合作又分工的闡述,是每個新晉主管共同面對的挑戰。從這位部屬目前在工作上的表現以及處理事情是用情緒的方式,某種程度來說,這是她/他過去仰賴的職場存活方式以及習以為常的溝通方式。
👌解決方案:
溝通是為了了解對方以及針對工作中員工感受性的問題做處理。
可以透過好奇心,擬定開放式問句,再找這位部屬一同探討並擬定如何溝通才能強化他的績效。
例:1.我很好奇,你是怎麼做到...?

2.這次錯誤的事件,我們一起處理,我想知道你從中學到哪些?這樣可以更好的預防以及把這份事項做的更有績效。

若這位部屬明確感受到您找他談是為了他的職涯發展,也對自己在職涯的角色與自我期待更加了解。(例:優秀工作表現以及績效提升,可預期 晉升/或轉職到更適合他發揮不需抱怨的環境)
應該能夠逐漸理解他跟你關係的重要性。(晉升與轉職多少都需要直屬主管的推薦)

溫馨提醒,由於您之前的晤談目標是糾錯,但這位部屬在與您溝通時強調的是她/他的努力,因此兩個人溝通時的出發點已經不同,建議您先從了解這位同事的優勢以及職場亮點為何?先從了解他的狀態開始晤談,較能建立良好的互動關係。

2.認知問題:
員工與主管對同一份職務的要求與認知一般都存在差距。因此如何縮小這個差距也是你的主管評定你初期作為主管績效的重要指標之一。

部分績效與態度都差的員工,並不認為自己的工作績效與主管有直接正相關,也並不理解與在乎公司短中長期的營運目標。

👌解決方案:
這時需仰賴您身為主管,
-於私:個別指導校對他對這份職務的認知並給予明確工作績效指標。
-於公:公開會議持續與兩位員工確認他們與你合作就是為了完成你們團隊的短中長期目標,以及緊扣公司的營運目標。

建議您列出他職務上明確的工作目標以及為何您期待他完成這些事。
(工作人的價值在於這份職務核心業務創造出的”成果”,而非努力工作的”過程”)
並在個別晤談時請他提出明確的自主改善計畫,每週可透過email或個別晤談(視公司文化以及你認為定期檢核工作績效適合的方式)
在消除認知差距的過程中也能幫助他改善工作態度與績效。

以上用心的處理方式並符合多數職場的要求,在此部屬未來去留的行政準備也有預備,讓你無論是向下溝通或是向上管理都有明確的效能指標。

針對溝通與認知問題的建議,衷心期待您能有效漸進式的成功處理新手主管的人事挑戰。

加油

郭萊恩 筆

林芳玲7/27 13:58
林鏡釧教育基金會 董事長

您好,

每個部屬都會說自己在工作上盡心盡力,但犯錯也是事實,應該記住錯誤,下次不再犯。若用眼淚來博取同情,這樣就稍嫌不成熟。

當主管的以同理心傾聽其心聲後,便要用方法來管理。就像您說的,要設定部屬的KPI目標,定期考核。 兩位都要設定目標,月考核、或季考核皆可。用數字管理,避免再被用眼淚攻勢或情緒威脅,就事論事。

您以主管的立場,也要時刻提醒,隨時審視,這樣部屬就能戰戰兢兢的處理每件事。

在管理的哲學中,只有爛主管,沒有爛部屬。因為好的主管發現部屬能力不足時,會給予時間機會改善,若時間到了還達不到要求,表示 不適任,主管會汰弱留強,所以,經過篩選後,團隊中都是 "對" 的成員了。

以上意見提供參考。

Felix Lee7/27 14:04
某外商 PM

散漫的那個,每次做錯事要她寫檢討報告(Lesson Learnt),從錯誤中學習,寫久了就會怕,沒有教訓不會當一回事,犯同樣的錯就扣KPI,獎金變少,報告寫不完,她就會知難而退,一直犯同樣的錯,那就是工作態度問題,紀錄下來做列舉,之後以不適任走資遣,公司不放人就冷凍她,低獎金低調薪,把養份拿來養另一位表現好的員工。

Well7/27 14:44
某集團公司 專案負責人

定好KPI,嚴格執行。
菩薩心腸,雷霆手段,才有可能在職場上管理。
反過來的話將痛苦不絕,破窗效應也會出現,就更麻煩。

Peggy Hsieh7/27 21:20
外商科技業 專案管理

您好,
建議您可以研究一下建設性批評的技巧 與 三明治溝通法 , 連結如下請參考
https://www.emba.com.tw/?action=news_detail&aID=3533
https://futureparenting.cwgv.com.tw/family/content/index/17420

新手主管在溝通的時候, 要做一個立場/心情的轉換, 您現在是主管了, 每一個字句都會對員工的心情造成巨大的影響 : 老闆說我很好/老闆說我很差...,尤其如果原本大家是平行, 原本在茶水間同仇敵愾的, 現在您調上來變成"主管", 對對方來說, 心情又更複雜。

對基層主管來說, 照顧員工可能是份內任務沒錯, 看公司對您的工作的定義, 在我之前任職的公司, 主管會關心包含 心情 / 衣食起居(有點誇張但某種程度也沒錯) /保護部屬不被其他單位欺負/ 提供足夠的訓練 / 合理的流程 /明確的工作目標KPI /適當的工具, 甚至部屬的職涯成長計劃 等等, 公司的概念是--員工也是公司資產很重要的一環, 部屬健康快樂, 才有力氣跟您一起合作達成公司目標。

聽起來您現在遇到的員工相對比較不成熟, 包含處理事情跟心情。
如果我是您, 與其很剛性的建立KPI, 跟具體目標, 然後下了指令就走, 讓他自己掙扎, 做不到就來review, 把關係搞得很僵, 事情也沒有辦法變好; 我會建議比較軟性的, 等雙方情緒都過去了1-2週後, 找個適合的時機, 不管是一起去買杯咖啡還是在會議室, 在冷靜地談一次, 把對話建立在 他需要什麼幫助 vs 主管可以幫忙他什麼 vs 客戶與公司期待(KPI) vs 他可以做什麼, 建立一個安全的信任關係, 讓他在出包”前”知道要來找你或相關的同事求救, 每天一點點解決彼此的問題, 有一個良性正向的對話平台, 把你正確的工作態度傳染給部屬。

新主管恭喜~

吳欣鴻7/29 11:32
自由業 企業競爭併購

每個工作都有其心酸,你下屬至少是大人,我之前教得都是不成熟國中生,有一次上課中學生還要衝出來要打導師,我還不怕死擋中間,但是事後我有開導學生即時你被誤會,但是表達方式要得當.

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