- 未填公司未填職務21-25歲
請教各位前輩，對於無孔不入的IM訊息，回復頻率怎麼調整~
我是一個網際網路業的產品助理PM，使用line, slack等即時通訊來溝通是常有的事情；只是可能是我太資淺了吧，一天下來，我發現我都在回訊息阿，然後等客服跟業務下班了；我才開始做我的維運工作；或是設計跟規格的撰寫；有沒有人可以教我怎麼處理或是制定一些可能對我時間管理比較有效的「對應規則」？
我的問題有幾個面向：
1.我似乎是有看到紅點我就想回，怎樣可以先讓自己不要這樣？
2.所以我也都很想趕快回他們訊息，這樣對工作是加分還是扣分？
3.如果我真的設定某個時間就是不回，有前輩可以分享怎樣比較不失禮嗎?
可能同事沒這個困擾吧？還是這就是PM的該承擔的?所以我也不好意思問
您好，
1.我似乎是有看到紅點我就想回，怎樣可以先讓自己不要這樣？
?想到要立即回回去，晚上要加班到很晚，所以就忍下來了，一定要設定幾個時段才回，這也是戒掉隨時滑手機壞習慣的方法。
2.所以我也都很想趕快回他們訊息，這樣對工作是加分還是扣分？
?能夠所有的訊息都馬上回，對工作當然是加分，但是每件事都要有「輕重緩急」，把最急的最重要的先做，比如直屬老闆的IM，跟獎金和考績有關，比如客戶的IM, 和薪水有關，要立馬回，其他的再說。
3.如果我真的設定某個時間就是不回，有前輩可以分享怎樣比較不失禮嗎?
?一定要設定幾個時段回就可以了，比如上午一次，下午一次等等的，其他的就看輕重緩急了，加油！
您好~想跟您說聲辛苦了
我也跟您一樣，有「紅點消除症」XD
回到問題的本身，PM有很多的事情要作，所以有效的時間管理對你來說是非常重要的事，回覆你的要件如下
1、看到紅點就想回:這個部份需要透過練習，但短期難以達成跟改進，建議非必要的群組或是團購或已年久未已用的群組可先退出，減少紅點製造。另外，你也上文參考一下蕃茄鐘，把時間先聚焦在20-30分，在這段時間內，專注完成PM上的事，不使用社群，長久下來就會減少專注在紅點上。
2、趕快回，對工作是加分還是扣分?這個端看從那個面象去看，如果是急性子的客戶或主管，當然希望你秒回，但若慢性子的人看來，你秒回是否是業務量過輕或是?當然也可以解釋，是因為重視，所以希望快點處理。但身為一個PM，應該著重在專案上，而不是回覆訊息的快慢加分與否，建立自已的行事風格，對你來說才是加分的重點。
3、這個部份其實跟組織文化還有組織風格有很大的關聯，如上述2說的，不管是急或慢，都會有人有意見，所以你想要設定一個時間不回，對你來說如果不會產生立即性的影響，你應該重新思考，如工作跟生活的界線，沒有那一個工作就是真的是24小時on call在線的。
如上述，從提問就能感受到，你真的是一個很盡責也很想即時解決問題的PM，但，設好停損點(如會議時間、下班時間、或專注工作的時間)在回覆訊息，文化風氣一旦養成，這對你來說就不會是個大困擾啦。
最後，祝福你，每天紅點都消除，專業順利，加油^^
你好，關於提問回覆如下：
先肯定你積極回覆訊息，這的確會讓對方感到你關心他們提出的訊息。
除回覆訊息外，還有任務要執行，的確需要想想怎麼善用時間。
建議可運用管理學著名理論-時間四象限：重要又緊急、重要但不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要。可拿出一張紙畫出一直線跟一橫線分出這四象限來幫助思考釐清，並參酌以下建議：
1.確認負責的專案排程表：整個專案結束時間跟你負責部分的交付時間等。
若有行事曆都標註起來。
2.確認工作關係人：專案關係人外，誰的工作跟你有關，例如你提到的客服跟業務會需要你提供資訊。窗口列出來，並想想他們的留言都跟哪些相關。
3.承上，關係人中有哪些人扮演非常重要的角色，務必多留意：
3.1.跟職務有關：例如自己單位主管、其他單位主管，專案的leader(不一定是主管)。可能需要回報專案進度或排除專案障礙。
或是被主管或前輩提醒哪些人的留言要特別留意回覆時效。
3.2.非專案但跟工作相關：例如跟目前負責的專案需緊密連結(討論)或負責的產品線，例如業務跟客服可能因廠商或顧客面，會向你確認。但要留意是否都重覆問題？造成很瑣碎回覆。可把常重覆的問題彙整後跟相關人員開會，用說明的；或擬個"問答集"資料文件讓他們瞭解怎麼回覆對象。甚至定期跟客服或業務開會，瞭解顧客面跟廠商面常遇到的問題(跟你有關的)，很明確定下哪些問題可以怎麼回覆，或是目前尚無法解決的問題，可以怎麼回覆，以避免重覆性來問。(有些問題只有內部清楚仍待解決中，但有些單位因面對外部需要一個說法。)
客服若是要回覆顧客，尤其客訴一定首要並列入緊急處理，其他也會儘快回覆；但仍可瞭解客服作業時間，是否有個時間緩衝。
4.以上三點後想過後，就可約略分出四象限。但回覆內容是另外一回事喔，可以是一次就重點回完。或是：目前正在忙碌，稍晚回覆....(明天中午前/幾點前回覆給你)。
5.從中要訓練敏感度，會更瞭解處理順序與回覆內容。切記回覆內容不要太瑣碎，以免浪費時間。若覺察文字回覆，對方也難以理解一直問；或是回覆需要大量文字，不如換用口說(電話、當面)說清楚。這部分不用太介意自己的職階，禮貌性先問一句：請問方便用講的嗎？用說的比較清楚......。
Q：至於是否是PM該承擔？
A：應該是跟你工作有沒有關係，是否是你該解決的。若不是可請對方找其他單位或窗口，如果是，就是解決。
希望以上資訊有幫助到你，祝福你。
