請教各位前輩，對於無孔不入的IM訊息，回復頻率怎麼調整~

您好，

1.我似乎是有看到紅點我就想回，怎樣可以先讓自己不要這樣？

?想到要立即回回去，晚上要加班到很晚，所以就忍下來了，一定要設定幾個時段才回，這也是戒掉隨時滑手機壞習慣的方法。

2.所以我也都很想趕快回他們訊息，這樣對工作是加分還是扣分？

?能夠所有的訊息都馬上回，對工作當然是加分，但是每件事都要有「輕重緩急」，把最急的最重要的先做，比如直屬老闆的IM，跟獎金和考績有關，比如客戶的IM, 和薪水有關，要立馬回，其他的再說。

3.如果我真的設定某個時間就是不回，有前輩可以分享怎樣比較不失禮嗎?

?一定要設定幾個時段回就可以了，比如上午一次，下午一次等等的，其他的就看輕重緩急了，加油！

您好~想跟您說聲辛苦了
我也跟您一樣，有「紅點消除症」XD
回到問題的本身，PM有很多的事情要作，所以有效的時間管理對你來說是非常重要的事，回覆你的要件如下
1、看到紅點就想回:這個部份需要透過練習，但短期難以達成跟改進，建議非必要的群組或是團購或已年久未已用的群組可先退出，減少紅點製造。另外，你也上文參考一下蕃茄鐘，把時間先聚焦在20-30分，在這段時間內，專注完成PM上的事，不使用社群，長久下來就會減少專注在紅點上。
2、趕快回，對工作是加分還是扣分?這個端看從那個面象去看，如果是急性子的客戶或主管，當然希望你秒回，但若慢性子的人看來，你秒回是否是業務量過輕或是?當然也可以解釋，是因為重視，所以希望快點處理。但身為一個PM，應該著重在專案上，而不是回覆訊息的快慢加分與否，建立自已的行事風格，對你來說才是加分的重點。
3、這個部份其實跟組織文化還有組織風格有很大的關聯，如上述2說的，不管是急或慢，都會有人有意見，所以你想要設定一個時間不回，對你來說如果不會產生立即性的影響，你應該重新思考，如工作跟生活的界線，沒有那一個工作就是真的是24小時on call在線的。
如上述，從提問就能感受到，你真的是一個很盡責也很想即時解決問題的PM，但，設好停損點(如會議時間、下班時間、或專注工作的時間)在回覆訊息，文化風氣一旦養成，這對你來說就不會是個大困擾啦。
最後，祝福你，每天紅點都消除，專業順利，加油^^

你好，關於提問回覆如下：

先肯定你積極回覆訊息，這的確會讓對方感到你關心他們提出的訊息。
除回覆訊息外，還有任務要執行，的確需要想想怎麼善用時間。
建議可運用管理學著名理論-時間四象限：重要又緊急、重要但不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要。可拿出一張紙畫出一直線跟一橫線分出這四象限來幫助思考釐清，並參酌以下建議：

1.確認負責的專案排程表：整個專案結束時間跟你負責部分的交付時間等。
若有行事曆都標註起來。

2.確認工作關係人：專案關係人外，誰的工作跟你有關，例如你提到的客服跟業務會需要你提供資訊。窗口列出來，並想想他們的留言都跟哪些相關。

3.承上，關係人中有哪些人扮演非常重要的角色，務必多留意：
3.1.跟職務有關：例如自己單位主管、其他單位主管，專案的leader(不一定是主管)。可能需要回報專案進度或排除專案障礙。
或是被主管或前輩提醒哪些人的留言要特別留意回覆時效。

3.2.非專案但跟工作相關：例如跟目前負責的專案需緊密連結(討論)或負責的產品線，例如業務跟客服可能因廠商或顧客面，會向你確認。但要留意是否都重覆問題？造成很瑣碎回覆。可把常重覆的問題彙整後跟相關人員開會，用說明的；或擬個"問答集"資料文件讓他們瞭解怎麼回覆對象。甚至定期跟客服或業務開會，瞭解顧客面跟廠商面常遇到的問題(跟你有關的)，很明確定下哪些問題可以怎麼回覆，或是目前尚無法解決的問題，可以怎麼回覆，以避免重覆性來問。(有些問題只有內部清楚仍待解決中，但有些單位因面對外部需要一個說法。)

客服若是要回覆顧客，尤其客訴一定首要並列入緊急處理，其他也會儘快回覆；但仍可瞭解客服作業時間，是否有個時間緩衝。

4.以上三點後想過後，就可約略分出四象限。但回覆內容是另外一回事喔，可以是一次就重點回完。或是：目前正在忙碌，稍晚回覆....(明天中午前/幾點前回覆給你)。

5.從中要訓練敏感度，會更瞭解處理順序與回覆內容。切記回覆內容不要太瑣碎，以免浪費時間。若覺察文字回覆，對方也難以理解一直問；或是回覆需要大量文字，不如換用口說(電話、當面)說清楚。這部分不用太介意自己的職階，禮貌性先問一句：請問方便用講的嗎？用說的比較清楚......。

Q：至於是否是PM該承擔？
A：應該是跟你工作有沒有關係，是否是你該解決的。若不是可請對方找其他單位或窗口，如果是，就是解決。

希望以上資訊有幫助到你，祝福你。