匿名1/3 20:47

未填公司未填職務21-25歲

如何跟直屬主管有效溝通?

各位前輩好
我是去年畢業的文組畢業生,本科是日文。

目前在日商工作一個半月左右,公司的氛圍很好,同事主管們都友善,也願意拉拔對於這塊領域知識為0的我,我也在努力將所有的工作內容都學起來。

但除了學習新領域以外,還有很重要的問題是,我跟直屬主管溝通上經常出現問題...

由於直屬主管以及大主管是日本人,平常待在日本而非台灣(目前實際也只有見過大主管本人,直屬主管還沒實際見過面),得經常用郵件或是LINE來連絡,同時又是新鮮人,所以被要求每日工作進度或是學習吸收狀況都得回報。
但可能是因為沒有用日文工作過,又或是對於專業領域太菜還沒上手,也犯過高估自己的能力而列出不符合自己實力的工作排程,除了容易誤解直屬主管的意思而做出跟他想要我回報的內容不同以外,自己的回報方式以及內容也對於直屬主管來說不夠仔細或是清楚,常常需要再一來一往的詢問以及解釋,因此浪費不少時間。

這幾天剛好手上的工作和教學內容都告一段落,也沒有特別的任務要做,趁著這段空檔,把分散在筆記本或是PPT學到的工作內容全都用電腦的筆記軟體統整起來,並且回報給直屬主管。(但回報內容又讓他不滿意了😢)

直屬主管除了繼續追問我昨天他要求的回報內容,以及後來我做出了什麼行動以外,他還問了一個問題:如果把工作筆記整理好後到目前為止教給你的工作可以100%完全做到嗎?

但我認為,即使筆記再做得好,但那些都是前輩教給我的經驗,目前還沒正式上工沒有實際經驗,我真的不能完全保證一點事都沒有😢搞不好做了之後會有很多問題,畢竟現實常常跟想像中差距太大了

於是我誠實回覆說「由於沒有實際經驗,所以對能不能把工作做到100%這件事沒有自信」

後來直屬主管回覆我說「為了能把工作做到100%,麻煩你把筆記架構那些都整理好,但如果整理筆記只是浪費你的時間的話,那請你再去做其他事情」
唉心好累啊,但如果不做筆記真正工作時絕對會東漏西漏反而更糟糕吧

最近也從前輩那邊聽到直屬主管的個性,說好聽點是細心,說難聽點就是龜毛。我沒見過直屬主管本人,沒辦法直接清楚感受到對方的個性,而且我們資歷差距大,還找不到如何跟他相處的方式。我常常努力跟他溝通,明白解釋當時發生的狀況或是我的想法的結果經常是無效溝通心很累。

奇怪的是跟大主管溝通上沒有太大的問題。大主管人很好,曾經跟我分析現在的工作困境,包含對於工作內容還不夠上手正在學習中,語言障礙問題(很多人應該也有明明都是用中文溝通卻溝通不良的問題發生,更別說是外語了),以及得做好工作優先重要程度的問題,以及使用5W2H的方式來溝通,只是知道這些狀況後如何實際克服真的好難啊!

這份工作產業以及內容是我不排斥也覺得能用到在學專業並在其他領域上有所學習,薪水也還可以,最重要的是主管和同事前輩人都很好,所以想要撐過試用期,但以後還是得經常跟直屬主管聯絡或是報告工作相關事情,如何有效跟他溝通是除了工作以外最重要的事😵
想問問各位前輩,該怎麼做才能改善這狀況呢?又或是可以分享自己如何找到跟上司的溝通方式的經驗嗎?

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回答 5

日文系的應該知道,日本人溝通很多是在「言外之意」。

單看上面的中文的話,這種沒有問題。
「①為了能把工作做到100%,麻煩你把筆記架構那些都整理好,
②但如果整理筆記只是浪費你的時間的話,那請你【再】去做其他事情」

主管沒有說要你不要整理筆記了。
只是整理筆記這東西,這邊也看不到你整理的狀況,整理功力也不太容易急速改進。
主管也可能不會花時間真的去看你的筆記。
主管不是老師,不負責改學生筆記一一批注。(就算是學校老師也沒管到這個)

要說良好的筆記的話,你可以把它當 Step-by-Step 操作手冊,
可以交接該崗位的工作給後輩的教材的觀點來寫。
然後就算整理的再好,也不會在你整理好筆記後,工作就自動完成。
你還是要去完成該作的工作。

--
【去年 2023 剛畢業,進公司後一個半月】
● 這種還好,總之就認真作好好作。

雖然都是日商,不同產業、公司、部門、主管,都會有不少差異。
工作這件事通常也不是輕鬆不費力。

在學校:你是客戶,你付錢給學校,學校拿了錢要負責教你。
會有準備好的教材。

在公司:你是員工,公司付錢給你,你拿了錢要負責作出成果。
不會什麼都有準備好的教材。

--
正確的話要看:原日文、以及業種與業務內容。

例如行政操作類通常是會有固定統一的作法,可以靠完整記好並更新筆記來作。
但例如業務賣東西,必需走的內部作業表單等會有固定程序,
但是怎麼賣出去就沒有靠筆記就保證賣出的這種事。

然後,你也要有 Input 有內容才可以寫進筆記、整理筆記。
你這 Input 怎麼找的,怎麼確認的也是程序的一環。
先有內容,才會有筆記。

--
日文書與中文書的自我進修、自我啟發的書都很多,網路找也可以,多看看。
溝通與事情的作法上,有前輩或是既有案例可看的話,就看一下。

也可以考慮去訂一下日本 Amazon Kindle Unlimted (KU) 看看。
KU 範圍內的書單不限量閱讀,一般月額 980 JPY(虛擬線上租書店)。
新年這幾天新戶 Plan 三個月 99 JPY;或僅限首月免費價。
日本商業大眾書訂價一般約每本 2,000 ~ 4,000 JPY。

然後你沒 in person 見過主管,所以你對怎麼掌握他不放心;
也就是他也沒 in person 見過你,所以他也會對你不放心。
狀況歸狀況,作你狀況下能作的。
.
--
書寫上絕對不要使用表情符號及注音文。
.

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您好,

樓上C.C前輩說得很好,溝通很辛苦 的關鍵點是 還沒有建立互信基礎。

您跟直屬主管會比較痛苦,而大主管比較輕鬆,不是因為大主管人比較好,而是 您的工作如果倒台,大主管會叫 直屬主管來收尾,雙方對你的責任義務不一樣!

從您的敘述,在改進溝通、建立互信基礎之前,我覺得更重要的是 建立自信。
自己都不相信自己,怎麼要求別人相信你?!

Q:如果把工作筆記整理好後到目前為止教給你的工作可以100%完全做到嗎?
-->
這句的標準答案真的很簡單:一生懸命頑張ります。必死に頑張る。
工作成果 100%做到是基本款,如果做不到,邏輯上你不能領100%的薪水,有自信肯定的回答自己會拼死加油,代表您對自己的學習成果有自信,照著工作筆記完成70分,接下來可以想辦法找到答案、積極解決問題,完成100分不拖累團隊。
主管當然不會相信您在畫虎爛,但最起碼安心一點,了解您有決心要往100%的方向督促自己前進。
您回答自己 沒有自信,就是不小心把實話說出來了,這些留給朋友家人就可以了,我們在公司請展現自信肯定積極的一面。

Q:自己的回報方式以及內容也對於直屬主管來說不夠仔細或是清楚,常常需要再一來一往的詢問以及解釋,因此浪費不少時間。
-->
這是個必經的磨合過程,每逢新老闆、換新工作 就是這麼痛苦,資歷再深、語言能力再好都一樣。
新人跟主管鬼打牆,最常發生的是 你顯得對自己做的事情很心虛、不夠肯定,主管不相信你,就問更多問題,讓您顯得更心虛,你解釋得越冗長細節,對方可以反來覆去糾結的東西越多。

小技巧:先覆述主管的問題,然後讓答案保持簡短肯定。
(舉例)
我理解您的問題,您想要確保ABC,ABC我已經跟DEF各單位確認過沒有問題。
我理解您的問題,您想要確保ABC,感謝提醒,這部分我還沒執行,明天早上給您回覆。

如果已經到了非常糾結的地步,很明顯雙方耐心都要用盡,那就讓對方主導問題,你就用肯定語氣回答 是、不是、沒問題、讓我去確認。

Q:分享自己如何找到跟上司的溝通方式的經驗嗎?
-->
我在台灣的時候,很少遇到問題。
搬到美國 身為亞裔+女性+英文卡卡的,面對白人、印度人主管就很痛苦。
畢竟聽不懂+說不出口,看起來就是很傻,亞洲人看起來又年輕,很明顯地感覺到對方把我當大學畢業生,當信任基礎很低的時候,對方就聽不進我的說詞,他只想證明自己比較厲害,要聽他的。

我會選戰場打仗。
如果說只是做事方法不一樣,但都可以達成目標,我就不會爭論、解釋,就照主管指示做的又快又好,藉此建立信任合作的關係。
如果說我很清楚知道主管指示不正確,我就會爭到底,先自己解釋一輪,然後找關鍵團隊的朋友幫你背書,因為很明顯 我們彼此的信任基礎薄弱,你需要找主管信任的對象來解釋才有效率。
最後,就是時間,互信 是一點一滴的累積,要一次兩次三次的成功達標,對方才會相信你,溝通才會越來越快速順暢。

以上,祝您好運
日本人是比較糾結沒錯,加油~

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理解你的情況,與直屬主管的有效溝通確實是一個挑戰。以下是一些建議,或許可以幫助你改善這種情況:

在遇到問題或不確定之處時,主動向直屬主管請教,表現出你願意學習和進步的態度。這有助於建立信任和溝通的機會。

定期確認直屬主管對於你工作的期望,這有助於避免誤解。問明工作重點、優先順序以及對於回報的期待。

在回報工作進度或問題時,使用具體的例子和數據,這有助於讓直屬主管更清楚了解你的處境和需求。

如果之前的回報方式不夠清晰,嘗試調整你的回報方式。可以試著使用更結構化的格式,確保每個項目都有清晰的說明。

如果可能,提議定期面談的機會,以便更深入地討論工作進展、困難和未來的計劃。面談可以提供更豐富的溝通平台。

主動尋求直屬主管對你工作的反饋,這有助於你更了解他的期望,同時也展現你對於不斷改進的誠意。

透過積極的態度、準確的工作和保持承諾,逐漸建立起直屬主管對你的信任。信任是有效溝通的基石。
語言學習:

如果可能,積極學習基本的日文業務用語,這可以讓你更流利地溝通,同時也顯示出你的努力。
尋求協助:

如果真的難以改善溝通,考慮尋求人事或其他同事的協助,他們可能能提供一些建議或中介。
最重要的是保持開放的心態,願意適應和學習。改善溝通是一個漸進的過程,持之以恆的努力最終會帶來積極的結果。

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1 溝通困境概要:
在與直屬主管的溝通上遇到困境,主管要求每日回報工作進度,但回報方式和內容經常引起誤解,感到疲累,希望能改善溝通效果。
2 提升回報內容清晰度:
檢視回報內容,確保清晰明瞭,避免誤解。可將回報內容按照5W2H的方式結構化,以提高主管對工作狀況的理解。
3 學習有效溝通方式:
學習如何有效溝通,可以參考書籍或線上資源,掌握溝通技巧,了解如何以清晰的方式傳達自己的意思,避免誤會。
4 改善筆記架構:
儘管直屬主管提到整理筆記可能浪費時間,但仍建議改善筆記架構,以方便主管理解。保持筆記的實用性,並確保整理是為了提高工作效能。
5 主動溝通期望與不確定性:
在回報工作進度時,主動表達自己對於工作的期望和不確定性,以建立共鳴。傳達對於尚未上手的領域的誠實看法,減少誤解。
6 學習對付挑戰:
學習對付挑戰,特別是與直屬主管相處的挑戰。試著了解主管的期望,嘗試找到共同的語言,以減少溝通的阻礙。
7 祝福您:
祝福提問者能夠克服溝通困境,與直屬主管建立更有效的合作關係。在學習和工作中取得進步,順利渡過試用期,並繼續在這份有潛力的工作中成長。加油!

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您好:
我是Alice~
相信新鮮人在日商上班,又遇到溝通問題,想必壓力一定很大吧!請放心,職場初心者大家都是做中學,慢慢調整修正,就能越做越上手的!

給您以下幾點建議,歡迎參考喔~
1.報連相:本科系的你,相信對報告、聯絡、相談應該不陌生,主管要知道發生了什麼事情、你有沒有跟他說、是否有跟他討論。您可以思考看看從到職到現在,有沒有確實做到『報連相』。
2.確認:如果第一次用日文工作,很常發生因為不懂日本人的弦外之音,變成雞同鴨講的局面,如果真的不太懂意思,可以詢問前輩,或是問主管是否是OOO的意思。(但不要每一次每一封信都問,不然主管會瘋掉(笑))
例如:確認させていただきたいですが、OOOについてOOOOOOOOという理解でよろしいでしょうか?
3.抓重點:日本人很喜歡講了一連串,但重點只有一個,所以要慢慢學會聽到日本人的「重點」。
4. 詢問前輩:詢問前輩是怎麼跟這位主管相處的,探聽他的「雷」在哪邊,要避雷啊...
5.敬語:稱呼時名前+役職名是基本(例如:●●部長)。不會很難的敬語沒關係,但至少要是ます型。
道歉的時候一定要用敬語〇申し訳ありません/Xすみません
〇承知しました、かしこまりました/X了解しました
6. Line對話建議少用貼圖:在還沒有跟上司很熟的情況下,即使只要單純回覆「ok」,也建議不要用ok的貼圖,文字的承知しました會好很多。
7. 展現出積極態度:即使目標很遙遠,真的很難做到,但日本人會希望聽到的是你會努力達到目標,而不是跟他說我做不到。如果真的講不出一生懸命頑張ります的話,可以參考下面這句:
出来る限り頑張りますので、ご指導の程よろしくお願いいたします。

另外您提到把學到的內容統整起來回報主管,但他追問您他要求的回報內容,以及您做出了什麼行動,還問「如果把工作筆記整理好後到目前為止教給你的工作可以100%完全做到嗎?」
(對應建議第1及第3點)雖然沒有看到日文全文,但我對此封信的解讀重點在於「事情進度如何?」「你採取什麼行動了嗎?」

建議可以看一些有日本職場的日劇,了解日本職場文化、以及擅用yahoo japan,可以搜尋「上司へのメール例文」、「上司とのコミュニケーション」之類的關鍵字~
慢慢修正、慢慢成長,相信您一定可以做得到的~加油喔!

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