如何跟直屬主管有效溝通?

日文系的應該知道，日本人溝通很多是在「言外之意」。

單看上面的中文的話，這種沒有問題。
「①為了能把工作做到100%，麻煩你把筆記架構那些都整理好，
②但如果整理筆記只是浪費你的時間的話，那請你【再】去做其他事情」

主管沒有說要你不要整理筆記了。
只是整理筆記這東西，這邊也看不到你整理的狀況，整理功力也不太容易急速改進。
主管也可能不會花時間真的去看你的筆記。
主管不是老師，不負責改學生筆記一一批注。（就算是學校老師也沒管到這個）

要說良好的筆記的話，你可以把它當 Step-by-Step 操作手冊，
可以交接該崗位的工作給後輩的教材的觀點來寫。
然後就算整理的再好，也不會在你整理好筆記後，工作就自動完成。
你還是要去完成該作的工作。

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【去年 2023 剛畢業，進公司後一個半月】
● 這種還好，總之就認真作好好作。

雖然都是日商，不同產業、公司、部門、主管，都會有不少差異。
工作這件事通常也不是輕鬆不費力。

在學校：你是客戶，你付錢給學校，學校拿了錢要負責教你。
會有準備好的教材。

在公司：你是員工，公司付錢給你，你拿了錢要負責作出成果。
不會什麼都有準備好的教材。

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正確的話要看：原日文、以及業種與業務內容。

例如行政操作類通常是會有固定統一的作法，可以靠完整記好並更新筆記來作。
但例如業務賣東西，必需走的內部作業表單等會有固定程序，
但是怎麼賣出去就沒有靠筆記就保證賣出的這種事。

然後，你也要有 Input 有內容才可以寫進筆記、整理筆記。
你這 Input 怎麼找的，怎麼確認的也是程序的一環。
先有內容，才會有筆記。

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日文書與中文書的自我進修、自我啟發的書都很多，網路找也可以，多看看。
溝通與事情的作法上，有前輩或是既有案例可看的話，就看一下。

也可以考慮去訂一下日本 Amazon Kindle Unlimted (KU) 看看。
KU 範圍內的書單不限量閱讀，一般月額 980 JPY（虛擬線上租書店）。
新年這幾天新戶 Plan 三個月 99 JPY；或僅限首月免費價。
日本商業大眾書訂價一般約每本 2,000 ~ 4,000 JPY。

然後你沒 in person 見過主管，所以你對怎麼掌握他不放心；
也就是他也沒 in person 見過你，所以他也會對你不放心。
狀況歸狀況，作你狀況下能作的。
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書寫上絕對不要使用表情符號及注音文。
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您好，

樓上C.C前輩說得很好，溝通很辛苦 的關鍵點是 還沒有建立互信基礎。

您跟直屬主管會比較痛苦，而大主管比較輕鬆，不是因為大主管人比較好，而是 您的工作如果倒台，大主管會叫 直屬主管來收尾，雙方對你的責任義務不一樣！

從您的敘述，在改進溝通、建立互信基礎之前，我覺得更重要的是 建立自信。
自己都不相信自己，怎麼要求別人相信你？！

Ｑ：如果把工作筆記整理好後到目前為止教給你的工作可以100%完全做到嗎？
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這句的標準答案真的很簡單：一生懸命頑張ります。必死に頑張る。
工作成果 100%做到是基本款，如果做不到，邏輯上你不能領100%的薪水，有自信肯定的回答自己會拼死加油，代表您對自己的學習成果有自信，照著工作筆記完成70分，接下來可以想辦法找到答案、積極解決問題，完成100分不拖累團隊。
主管當然不會相信您在畫虎爛，但最起碼安心一點，了解您有決心要往100%的方向督促自己前進。
您回答自己 沒有自信，就是不小心把實話說出來了，這些留給朋友家人就可以了，我們在公司請展現自信肯定積極的一面。

Ｑ：自己的回報方式以及內容也對於直屬主管來說不夠仔細或是清楚，常常需要再一來一往的詢問以及解釋，因此浪費不少時間。
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這是個必經的磨合過程，每逢新老闆、換新工作 就是這麼痛苦，資歷再深、語言能力再好都一樣。
新人跟主管鬼打牆，最常發生的是 你顯得對自己做的事情很心虛、不夠肯定，主管不相信你，就問更多問題，讓您顯得更心虛，你解釋得越冗長細節，對方可以反來覆去糾結的東西越多。

小技巧：先覆述主管的問題，然後讓答案保持簡短肯定。
（舉例）
我理解您的問題，您想要確保ＡＢＣ，ＡＢＣ我已經跟ＤＥＦ各單位確認過沒有問題。
我理解您的問題，您想要確保ＡＢＣ，感謝提醒，這部分我還沒執行，明天早上給您回覆。

如果已經到了非常糾結的地步，很明顯雙方耐心都要用盡，那就讓對方主導問題，你就用肯定語氣回答 是、不是、沒問題、讓我去確認。

Ｑ：分享自己如何找到跟上司的溝通方式的經驗嗎？
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我在台灣的時候，很少遇到問題。
搬到美國 身為亞裔＋女性＋英文卡卡的，面對白人、印度人主管就很痛苦。
畢竟聽不懂＋說不出口，看起來就是很傻，亞洲人看起來又年輕，很明顯地感覺到對方把我當大學畢業生，當信任基礎很低的時候，對方就聽不進我的說詞，他只想證明自己比較厲害，要聽他的。

我會選戰場打仗。
如果說只是做事方法不一樣，但都可以達成目標，我就不會爭論、解釋，就照主管指示做的又快又好，藉此建立信任合作的關係。
如果說我很清楚知道主管指示不正確，我就會爭到底，先自己解釋一輪，然後找關鍵團隊的朋友幫你背書，因為很明顯 我們彼此的信任基礎薄弱，你需要找主管信任的對象來解釋才有效率。
最後，就是時間，互信 是一點一滴的累積，要一次兩次三次的成功達標，對方才會相信你，溝通才會越來越快速順暢。

以上，祝您好運
日本人是比較糾結沒錯，加油～

理解你的情況，與直屬主管的有效溝通確實是一個挑戰。以下是一些建議，或許可以幫助你改善這種情況：

在遇到問題或不確定之處時，主動向直屬主管請教，表現出你願意學習和進步的態度。這有助於建立信任和溝通的機會。

定期確認直屬主管對於你工作的期望，這有助於避免誤解。問明工作重點、優先順序以及對於回報的期待。

在回報工作進度或問題時，使用具體的例子和數據，這有助於讓直屬主管更清楚了解你的處境和需求。

如果之前的回報方式不夠清晰，嘗試調整你的回報方式。可以試著使用更結構化的格式，確保每個項目都有清晰的說明。

如果可能，提議定期面談的機會，以便更深入地討論工作進展、困難和未來的計劃。面談可以提供更豐富的溝通平台。

主動尋求直屬主管對你工作的反饋，這有助於你更了解他的期望，同時也展現你對於不斷改進的誠意。

透過積極的態度、準確的工作和保持承諾，逐漸建立起直屬主管對你的信任。信任是有效溝通的基石。
語言學習：

如果可能，積極學習基本的日文業務用語，這可以讓你更流利地溝通，同時也顯示出你的努力。
尋求協助：

如果真的難以改善溝通，考慮尋求人事或其他同事的協助，他們可能能提供一些建議或中介。
最重要的是保持開放的心態，願意適應和學習。改善溝通是一個漸進的過程，持之以恆的努力最終會帶來積極的結果。

1 溝通困境概要：
在與直屬主管的溝通上遇到困境，主管要求每日回報工作進度，但回報方式和內容經常引起誤解，感到疲累，希望能改善溝通效果。
2 提升回報內容清晰度：
檢視回報內容，確保清晰明瞭，避免誤解。可將回報內容按照5W2H的方式結構化，以提高主管對工作狀況的理解。
3 學習有效溝通方式：
學習如何有效溝通，可以參考書籍或線上資源，掌握溝通技巧，了解如何以清晰的方式傳達自己的意思，避免誤會。
4 改善筆記架構：
儘管直屬主管提到整理筆記可能浪費時間，但仍建議改善筆記架構，以方便主管理解。保持筆記的實用性，並確保整理是為了提高工作效能。
5 主動溝通期望與不確定性：
在回報工作進度時，主動表達自己對於工作的期望和不確定性，以建立共鳴。傳達對於尚未上手的領域的誠實看法，減少誤解。
6 學習對付挑戰：
學習對付挑戰，特別是與直屬主管相處的挑戰。試著了解主管的期望，嘗試找到共同的語言，以減少溝通的阻礙。
7 祝福您：
祝福提問者能夠克服溝通困境，與直屬主管建立更有效的合作關係。在學習和工作中取得進步，順利渡過試用期，並繼續在這份有潛力的工作中成長。加油！

您好：
我是Alice~
相信新鮮人在日商上班，又遇到溝通問題，想必壓力一定很大吧!請放心，職場初心者大家都是做中學，慢慢調整修正，就能越做越上手的！

給您以下幾點建議，歡迎參考喔～
1.報連相：本科系的你，相信對報告、聯絡、相談應該不陌生，主管要知道發生了什麼事情、你有沒有跟他說、是否有跟他討論。您可以思考看看從到職到現在，有沒有確實做到『報連相』。
2.確認：如果第一次用日文工作，很常發生因為不懂日本人的弦外之音，變成雞同鴨講的局面，如果真的不太懂意思，可以詢問前輩，或是問主管是否是ＯＯＯ的意思。(但不要每一次每一封信都問，不然主管會瘋掉(笑))
例如：確認させていただきたいですが、OOOについてOOOOOOOOという理解でよろしいでしょうか？
3.抓重點：日本人很喜歡講了一連串，但重點只有一個，所以要慢慢學會聽到日本人的「重點」。
4. 詢問前輩：詢問前輩是怎麼跟這位主管相處的，探聽他的「雷」在哪邊，要避雷啊．．．
5.敬語：稱呼時名前＋役職名是基本(例如：●●部長)。不會很難的敬語沒關係，但至少要是ます型。
道歉的時候一定要用敬語〇申し訳ありません／Xすみません
〇承知しました、かしこまりました／X了解しました
6. Line對話建議少用貼圖：在還沒有跟上司很熟的情況下，即使只要單純回覆「ok」，也建議不要用ok的貼圖，文字的承知しました會好很多。
7. 展現出積極態度：即使目標很遙遠，真的很難做到，但日本人會希望聽到的是你會努力達到目標，而不是跟他說我做不到。如果真的講不出一生懸命頑張ります的話，可以參考下面這句：
出来る限り頑張りますので、ご指導の程よろしくお願いいたします。

另外您提到把學到的內容統整起來回報主管，但他追問您他要求的回報內容，以及您做出了什麼行動，還問「如果把工作筆記整理好後到目前為止教給你的工作可以100%完全做到嗎？」
(對應建議第1及第3點)雖然沒有看到日文全文，但我對此封信的解讀重點在於「事情進度如何？」「你採取什麼行動了嗎？」

建議可以看一些有日本職場的日劇，了解日本職場文化、以及擅用yahoo japan，可以搜尋「上司へのメール例文」、「上司とのコミュニケーション」之類的關鍵字～
慢慢修正、慢慢成長，相信您一定可以做得到的～加油喔！