匿名2020/10/23
大眾傳播相關業產品企劃36-40歲

如何因應常常突然插入的高層主管緊急插案變動需求?

前輩們好,我是個PM,負責公司的新專案,幾位高層主管對這個專案非常有興趣,常常在專案或工作執行到一半時,三不五時積極給予很多不同的意見和想法,並且希望我們立刻開始執行,但是手上有些工作正在執行到一半或是這樣的新功能需要跨多單位一起配合協作調整才有機會做到。
我們也很想滿足主管們的各自不同需求和期待,但是實際執行起來真的不容易,我和同事們壓力都很大,請問各位前輩建議如何可以改善這樣的狀況?

回答 7觀看 379
回答 7
Jomei2020/10/26
網際網路公司 營銷資深經理

通常主管們很關心的專案也表示對這個專案的重視,自然會有很多的期許和建議,推薦這篇文章給您參考
https://blog.104.com.tw/how-to-face-the-urgent-needs-of-the-boss/

Andy Yang2020/10/23
華茂保稅系統 專案經理

我不是前輩,但我是軟體系統公司擔任跟你一樣性質的PM,我面對的是客戶的需求人員及高層主管,只不過大多數的狀況下,除了記錄在需求文件,也都會盡可能的現場回應客戶們的需求及提出對應的複數解決方案。

我喜歡在提案現場回應的目的有...
1. 讓需求者知道他們的希望是否有解決或達成的可能性。若在場有其他單位的協力人員在場,甚至有直接否決,不必進行的機會。(例如系統或實作人員無法配合...等)
2. 因為當場回覆的內容是概括且無法確認細節的,所以間接讓需求者理解到必須彙集相關人員的意見,也就是要再召開會議。
3. 當場回覆有時也能順便評估重要性及時間,間接表達出想要就要等,人人都想要卻又說不上很重要時怎麼辦?那就請各位主管們去協調自己的達成優先序。不用PM來當黑臉。

雖然有時礙於需求者的層級不能明說會影響到專案,但在進行專案會議時將其列於新需求中,並同時說明提案人是誰,以及可能會影響專案到什麼程度。只不過這點就必須看你的心臟有沒有這麼大顆,或是遇到突發提問時能不能良好對應。

張精言2020/10/24
104 職涯診所 Giver

1. 我是個PM,負責公司的新專案,幾位高層主管對這個專案非常有興趣,常常在專案或工作執行到一半時,三不五時積極給予很多不同的意見和想法,並且希望我們立刻開始執行如何可以改善這樣的狀況。
2. 您這屬於優先次序、資源整合、時間管理合併的問題。現有專案已如火如荼依序開展,高層主管三不五時積極給予很多不同的意見和想法,集思廣意是優點但三不五時是干擾,在定期專案會議開場將不同的意見和想法融入專案管制表,就會呈現時間資源變形的管制流程,然後工作報告依現有計畫執行。
3. 報告結束回到變形的管制流程,若主管要討論就會進入優先次序、資源整合、時間管理合併的問題。不同想法的優先次序甚或取捨,專案人員的增加,結案時間的延長,討論一次三不五時積極的現象就會減緩。
4. 想滿足主管們的各自不同需求和期待,但是實際執行起來真的不容易,產業專案當然有彈性處理不同的需求,重點在時間與資源要同步調整。
5. 祝福您。

Jeff Hung2020/10/26
104 職涯診所 Giver

您好,我是您職涯診所同伴Jeff洪。
首先要分享的是,在這變動迅速的時代,「變」是唯一「不變」的事,先確定這個心態,才不會因為變動帶來巨大的壓力,也才能有方法去因應變化。
專案也一樣,很少專案會一層不變,這時候PM最重要的能力之一「溝通協調」就更顯重要了。高層的額外要求在所難免,很多公司都一樣,這時候溝通協調的專業能力就必須顯示出來,要溝通協調整個團隊(stack holders)一齊來面對,然後從Scope(範籌),resources (資源人員),schedule (時程),budget (預算)做整體評估,再回報給高層,讓高層知道專案的改變會影響的層面,不是一句話就算的,如果高層買單,就按照變化執行,大家壓力就不會那麼大,如果這些變更不可被接受,至少也「向上管理」,讓高層知道該如何指導屬下,一方面也展現出您專案管理應變的的專業能力。
另外提醒的是有的高層希望即做變化又無法提供相對的資源時間,這時侯就是考驗團隊智慧的時候(如何做的更好更有效率),總歸一句話,PM就是要能把大家連結在一起,共同勉勵,全力以赴,就是成功的PM了。以上提供參考,希望能幫到忙,加油💪!

Alvin2020/10/27
104職涯診所 資深前輩

你好,

不知道你是大PM還是小PM ?這種高層直接下令的事件,是容易發生的。
首先,先顧好你的職責確保無誤的狀態下 :
(1)要有即時對問題執行的可行性評估掌握及反應列舉在執行上,會發生的資源問題及schedule問題,及主管們如何協助方案的推動,以利效率的推動。 這樣的思維,一方面快速思考問題解決方案,一方面也同時把球丟給主管們在執行上需要他們協助的地方,這樣確保主管們是對此事件推展上有其積極上的意義,也讓其知道你的思維快速靈敏反應下,不是只是口頭上的建議,而是好的方案,需要大家一起執行,才能達到他們所要的結果。
(2)如果還未掌握及訓練成如上大PM思維時,可告知其方案很好,但因爲很多細節要討論,可行性評估(掌握如1 的重點)在會後呈送。會後,跟團隊及直屬主管討論其可行性。

Jim Liu2/12 11:32
半導體企管公司 資深台勞 大學業界老師 產業顧問

這種狀況在很多行業都很正常,就是要配合上級的交代作調整。
你可以和上級反映的是,如果優先插進來的事情,會影響排擠到那些案件,讓上級做判斷輕重緩急。

蔡凱量6/22 10:31
完備管理顧問有限公司 負責人

假設你已熟悉專案管理基本常識(TOC關鍵鏈)或者已大概知道專案管理是用來處理哪些組織內部與外部的矛盾。

我的建議是:先確認這個專案的真正目標。它究竟要解決什麼問題、要為客戶帶來什麼整合性成果、如何確保這個成果是可控的( 比如可大幅降低相關不可控性要素)?

當你可以確認專案目標,就能從中找到可實現目標的必要條件。

假若你尚未找到要件,就容易產生「相關者(高層或老闆)想要進一步完善此專案,避免原訂目標無法實現」的事件持續發生。

當專案的目標、要件都尚未明確 ⋯ 就容易產生「各種」僅憑經驗提出的意見。

可以先收集所有的建議,然後進一步釐清這些建議(通常是行動:比如增加什麼功能等),是否可以協助你 ⋯ 思考:能夠把實現專案目標的要件揭露出來嗎?而這些建議行動要滿足的背後需求,又是什麼呢?

然後檢查這些需求,是否有助於要件的滿足。

身在公司很容易「直接按上司的建議」而行動,然而若此行動不但無益於專案且耗費你更多時間在讓他們了解現況,那麼你就需要先進行上述的思考,看見現況全貌後,再做完整的回應。

執行專案需要聚焦,身旁有經驗的任何人可以做的大多只是提醒( 比如,是否忽略什麼重要的關鍵、或現有計畫會產生什麼副作用等),因此只要進一步釐清、確認對方的真正用意。帶著假設去詢問:您是為了YY需求,所以提出XX建議嗎?

如果與推論一致,就可以像這樣回答:
想跟您報告,感謝您的提醒,讓我發現YY需求是實現此專案某要件的重要因素。

而要實現專案目標,需要按要件的順序逐步滿足。因此在既有的規劃中,會在什麼時候啟動。一旦開始實施,我將會讓您掌握最新的情況,好嗎?

當然,如果可以附上一張簡單易懂的邏輯圖:

滿足A 要件⇨滿足B要件⇨滿足C要件便可實現專案目標

滿足A需要三項、滿足B需要兩項(高層提到的部分)、滿足C需要五項等。

與他人要取得共識,可從「對方看見了什麼,所以建議某個行動」來推論出他的需求。

然後讓對方知道,自己所要實現的目標與該需求有關,邏輯為何 ⋯ 最後才是根據對方提到的,已調整成「目前如何行動」

如此一來就可以逐步取得共識以及共贏的結果。

問題沒被解決嗎?指定GIVER來回答!
你可能感興趣的問題
21-25歲

不知道是不是我剛出社會還太菜了,不懂得這個社會的生存法則。但 ...

  • 回答
  • 觀看1255
21-25歲

大家好~ 我是剛進職場不久的社會新鮮人,最近遇到一件有點委屈 ...

  • 回答
  • 觀看2116
26-30歲

救命~~~~~進了一家過往規格、作業流程什麼都沒有的公司,問 ...

  • 回答
  • 觀看109
26-30歲

因為喜歡漂亮的東西,一直很嚮往進入時尚、服飾產業工作。最近因 ...

  • 回答
    +4
  • 觀看3334
26-30歲

我在一家算是小有規模的本土企業工作,擔任人資,資歷大概4年左 ...

  • 回答
    +5
  • 觀看3062
21-25歲

大家好,小妹在一家小公司做行銷企劃。公司真的很小,所有成員加 ...

  • 回答
  • 觀看1036
26-30歲

1.您好 我目前是國外業務助理 想請問 常常與主管雞同鴨 ...

  • 回答
    +9
  • 觀看996
26-30歲

1、大學畢業,在職場已7年,目前這份工作算是畢業後的第二份正 ...

  • 回答
  • 觀看321
31-35歲

我在一間家族公司工作,公司不大不小,員工總共4、50個人,北 ...

  • 回答
    +3
  • 觀看607
26-30歲

如題,大家的公司請「實習生」會不會支薪呢? 我是覺得應該要 ...

  • 回答
  • 觀看582