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匿名2023/7/25

未填公司未填職務21-25歲

主管喜歡在期限前才協助我解決問題

您好!
目前在一間中小企業擔任業務助理,雖說是助理職位,但經理說是要培養我當業務,故目前業務的事、助理的事都在處理。

雖然已經一年了,但還是會忙的不可開交,每當有客戶要求提交資料時,除了忙比較急迫的事情外(如趕出貨⋯),有些事情無法即時做到。

如有一項大企業的客戶,要求我們將資料於月底提交,而我於期限前一週傳送整理好的檔案給經理,經理因出差、忙碌、請假為由,皆未回覆我的資料。

後來我在期限前每一天提醒她一次,她下班前還是不回我的郵件,直到期限當天,她認為檔案有很多需修改之處,開始唸我沒有做好、沒有提早完成、不知道我在拖延什麼等。

因為事情多到必須有所取捨,故我也是盡力提早在一週完成資料,但經理對於這種事已經不是一兩次,我時常懷疑自己工作能力以及效率的問題,甚至開始否定自己,在關鍵時刻都壓力很大,睡不好、吃不下、回家繼續工作。

想請問各位職場前輩,這樣的環境下,我應該如何調適?每天提醒上級,上級是否會感到不愉快呢?謝謝。

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回答 5

1 目前在一間中小企業擔任業務助理,雖然是助理職位,但負責業務和助理的工作,遇到主管喜歡在期限前才協助解決問題的情況,導致工作壓力大,甚至影響到自己的情緒和工作效率。
2 首先,您需要了解自己的工作範疇和責任,確保在期限前盡量完成自己負責的任務,同時保持事務的優先順序,儘量避免過度的壓力。
3 與主管保持良好的溝通尤為重要。可以在開始進行重要任務時,向主管確認時間表和期望,避免在截止日期前發生無法及時解決的情況。
4 經常提醒主管可能會讓他感到不愉快,但提前溝通並非錯誤之舉。適度地向主管報告進度和遇到的困難是正常的職場行為,幫助主管了解工作進展。
5 試著和主管開放性地溝通,分享您的工作壓力和感受,看是否可以找到解決問題的方法。了解主管的處境和需求,建立雙向的理解和支持。
6 與同事建立良好的合作關係也很重要,這樣在工作上有需要互相幫忙時,可以得到更多支持和協助。
7 不要將工作上的困難帶回家,要保持身心平衡,多關注自己的健康和休息,幫助您更好地調適職場壓力。建立 Do List,今日事今日畢。
8 祝您能夠在職場中找到平衡和成就感,做出適合自己的決策。加油!

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建議將目前遇到的問題逐一列表,想好解決方案也列上,找一個時間跟這位經理談一談,也要將助理的職責先劃分清楚,那些是助理該做的,那些是公司要歷練所額外承擔的部分,這些工作個佔據多少時間。

權責劃分清楚後,再詢問那些是助理可以作主處理,那些是要請經理指示的,
還要訂定例如出貨確認時間、郵件回復時間等明確的指標,以免有所延誤。

先努力溝通、改善,尋找解決方法,很多的忙碌,都是時間管理不佳造成的。

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可以把目前需要主管批示的工作項目列出來,並且思考哪些可以簡化或甚至不用主管批准,先減少流程往返的時間,另外對於固定需要核定的事項,可以跟主管約定每兩週或每月訂好半小時討論。

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