匿名2021/8/30
專案管理21-25歲

請問新手PM該如何同時處理4個專案?

目前入職1個月,需要負責4個全新的專案。可是因為0經驗,在執行的時候感覺壓力非常大,會有想吐、頭暈的狀況發生。而且太多新資訊跟需要執行的事情蜂擁而來,會有不知道該做什麼、該怎麼做的無力感。

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吳振興 Jeff

任職於科技業外商及製造業15年資深主管 職涯解題師2021/8/30

您好,經了解過您的問題後,給予幾點建議如下。

① 而且太多新資訊跟需要執行的事情蜂擁而來,會有不知道該做什麼、該怎麼做的無力感。
✍🏻 個人也有過與您相同的經驗,因為在剛從工程師升到課長職時,瞬間從負責專案變成要管理產線所有的大小事務,不僅要學習很多新的資訊與事情,還要隨時應付突發而來的各種問題,當下確實有種力不從心,感到茫然的無力感,這是很正常的。

✍🏻 而經過了3年多的跌跌撞撞,後來我才找到好的改善方法,並提供其思考流程給您做為參考,
【筆記紀錄】-->【EXCEL登錄】-->【相關工作展開】-->【配合行事曆確認工作】-->【召開會議及待辦追蹤】。

1. 【筆記紀錄】
✍🏻 因為在工作中很難電腦不離身,所以您應該要準備一個筆記本,將記錄到的新訊息、待辦工作進行簡單的紀錄,避免因為突然來的事情太多,變成記憶被覆蓋過去,就很容易會忘掉部分該做的事。

2. 【EXCEL登錄】
✍🏻 而因為筆記的資料整理應用性很低,所以個人只當作是紀錄,之後還是要把工作項目更新到EXCEL內,而其優點在於相關資料可以被快速的查詢,而且也可以透過剪貼進行複製更新【同時還可以插入圖片、超聯結、檔案、註解等輔助的內容,方便快速掌握重點】,這些都是筆記本無法做到的。

3. 【相關工作展開】
✍🏻 而您在EXCEL登錄時,同時也是在做記憶複習,提醒自己該工作有那些細項,也要記錄到專案待辦事項內,又或者是有那些注意事項要與之前的項目合併,才能有一個越來越完整的專案資訊。

4. 【配合行事曆確認工作】
✍🏻 而當您同時有4份專案時,當然也會遇到同一天內,會有很多不同專案的待辦事情,這時您同樣可以在EXCEL內建立行事曆,並且把各個專案在同一天內要做的,更新在當天的項目內,這樣您就不會因為同時間太多事情而有所慌亂,甚至可以提前去確認幾天後要做的事情,是否還有移漏的地方,會是比較完善的方式。

5. 【召開會議及待辦追蹤】
✍🏻 而專案更重要的就是開會討論及待辦追蹤,如何確保各負責人都有照規定時間進行回報,也同樣可以配合登錄在行事曆中進行確認,甚至提前提醒各負責人要確認完成進度,這些都是很重要的。

② 請問新手PM該如何同時處理4個專案?
✍🏻 而面對開會討論部分,身為PM很常會需要主持會議,但個人認為主持會議的重點,還是會放在以下這些幾個重點,基本上都能夠讓會議進行流暢,後續只要再透過經驗的累積,相信您就能越來越掌握住開會的模式。
1. 開會前:讓成員清楚本次會議的主題及討論內容
2. 會議中:分階段性的整合大家的想法,引導大家回到本次會議的主題
3. 會議中:清楚記錄會議中要執行的項目、執行人、預計完成日期。
4. 會議結束前:再次確認成員了解其負責內容,並依照進度完成作業,
5. 會議後:使用會議記錄提醒所有成員,若有預訂下次開會時間、開會主題也可以同步列上,方便自己掌握進度。

③ 感覺壓力非常大,會有想吐、頭暈的狀況發生。
✍🏻 而雖然上述的方式,可以有一定程度可以幫助您改善工作效率及追蹤專案進度,但難保還是會有壓力過大的情況發生,在必要的時候還是要適時地喊停,透過做一些其他事情【抽個菸、喝個飲料或是閉目養神】,休息個5~10分鐘,暫時把自己從工作中抽離出來,才能讓自己整理好情緒及精神繼續面對工作,尤其對於長時間工作來說,短暫的休息是非常重要的。

👍🏻 以上是自己的經驗分享,雖然內容中無法講到太細,但基本上有一個大方向可以參考,而這些方法也幫助自己在面對眾多工作項目時,還是可以保有一點喘息及思考時間,這樣才能夠在面對工作時,有效避免事情做錯或是漏掉,希望也能對您帶來一些幫助。

👍🏻 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。

Well

某集團公司 專案負責人2021/8/30

把4 個專案視為1個專案。

黃先生

軟體資訊業 Internet程式設計2021/8/30

公司會放心給你這麼多專案的話,你也就不用擔心了。

請問您是剛畢業就任PM?

查看1則回覆

Jeff Hung

104 職涯診所 Giver 2021/8/30

您好,
因為您是零經驗,所以還有蜜月期,就請教資深,或直屬老闆,該怎麼解決,您也可以從中學習到一些技巧,千萬不要自己悶著頭做,說不定還會出錯,以上分享,加油💪!

黃SIR

菲律宾菲亚商业顾问公司 销售及市场推广经理2021/9/1

新人就敢把專案給你負責,還一次4個, 只能說你太有潛力, 或是說其實根本不重要, 建議你就放寬心,有頭有尾的解決就可以,負責任才是首要任務, 有沒有成功是次要.

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