- 未填公司未填職務41-45歲
辦公室_作業流程疑惑
由於近期的工作遇到瓶頸，
想徵詢各位前輩的解決方案。
1）工作流程不符合邏輯
例如：客資卡最後才入系統，
導致電子發票寄出總是被退回。
》有提出建議，但同事總是覺的我到職後，
很多工作流程都被挑戰。我到職後，因為
要經歷重整，導致大家的工作量變多。
》被處處針對。
2）到貨通知發mail至各單位，
平行單位強勢要求要逐筆mail通知，
導致中午沒有時間午休，
忙碌時要發20封mail給各單位_通知到貨
》原因是要趕在當日下午出貨，
中午12:30前要進貨、通知完成。
》有被告知不要改變現行做法，
別的部門同事會無法接受。要乖乖聽話。
想了解，上述二點，一般建議的可行方案為何？
非常感謝各位撥冗解答！
工作流程一定都有可以調整的空間. 但會形成這樣的流程, 且被運行一段時間, 通常都是有其背後的原因. "每個離譜的規定, 背後都有個更離譜的故事" 你可以去搜尋這句話, 看看離譜的故事當作笑話放鬆一下.
若你的調整方式會讓大家的工作量變多, 那表示調整的方向不夠理想, 或溝通不夠.
到貨通知發mail至各單位, 若你也認同沒有更好的方法. 那麼除了同事要求的逐筆mail通知方式, 你會想要如何處理? 在一封MAIL中夾帶好幾個到貨通知? 一封信中若夾帶多筆訊息通常不易整理及歸檔, 讓封信件中的訊息單純化, 可以降低遺漏的風險. 你要的應該是讓收到 "到貨通知" 和 發MAIL 到各單位的行為變簡單快速, 例如透過 OUTLOOK 的規則設定自動轉寄, 或其他半自動化的方式處理
到一個新單位, 先熟悉和了解現況, 要改變現況應是以不會造成同事工作量變多為原則. 找到簡化工作/流程的方式, 可以先自己試行, 或先和比較熟的同事先小範圍試行, 確定有效再向主管提出看是否要推廣.
Hi您好
您的情況反映了辦公室工作流程與人際關係的挑戰，尤其是當您試圖改善流程時可能面臨的阻力。
幾個綜整想法提供您參考:
1. 以問題解決為導向
提出改進建議時，強調問題的核心是解決效率或品質問題，而非挑戰現有的工作方式。
避免直接指出同事的錯誤，改用「我們是否可以一起優化」的語氣，讓改進成為大家共同的目標。
2. 尋求主管支持
在嘗試改變流程前，先與主管溝通，獲得支持。
主管的介入可以減少來自同事的阻力，並賦予您更多推動改變的權限。
3. 建立信任與關係
嘗試在日常工作中建立與同事的良好關係，讓他們對您的建議更加信任。
例如，主動幫助同事分擔部分工作，讓他們看到改變不僅是為您自己，也能讓他們受益。
4. 保持情緒穩定
面對針對或反對時，不要情緒化地回應，保持專業與冷靜。
強調自己的建議是為了解決問題，而非增加其他人的壓力。
希望能幫到您，如有其他想法歡迎多跟Giver們聊聊:)
首先要鼓勵您，是會發現問題跟想解決問題的人，但是，職場上，各單位跟各部門其實都有一定程度的鈍重性，而安於現狀的人，在無法處理問題的情況下，幾乎都是處理提出問題的人，所以，您會被針對也就不意外了；以下幾點建議給您參考：
1.先找出貴單位在執行這些工作時的SOP，如果沒有，就自己先把目前做事的流程記錄下來。
2.就您感覺有疑慮、不合理的地方，標記出來，再將您的想法、建議、改善方案等做詳細說明。
3.跟其他部門的同事互動交流，看看他們的想法，尤其是有業務往來的部分。
4.私下跟直屬主管聊聊您在目前執行工作上卡點的困擾，聽聽主管是什麼態度？
如果是想改善現況的，再將您第二點想到的方案，跟主管討論。
如果是安於現狀的，那就先按兵不動，找機會跟再高一階的主管接觸，總會有機會遇到想優化流程的長官，如果都沒有，那您就只剩兩條路，跟著做或跳槽去囉！
以上，祝您順遂！
