- 未填公司未填職務31-35歲
當老闆的傳話筒還要幫老闆追蹤其他單位工作進度,尺度該怎麼拿捏
近期工作被調動後變成要幫老闆做秘書,但因為是第一次做所以很多尺度一直拿捏不好。因為我不是作為主管,但是又要盯緊每個項目的進度,所以在確認資訊給主管,還有是不是要push其他部門的工作,這些事情上一直沒辦法有比較好的做法。
特別是其中有個重要項目的負責單位是老闆的心腹,更難做。老闆又要進度,可是又不願意明著去要求該單位把進度跟上,所以就又會回頭拿我當成指桑罵槐的目標,所以我又因此常常被念。
一直被當夾心餅乾,真的是很難做。
不知道這樣的情況有沒有什麼方式可以跟老闆溝通?
或者是從其他方式解套呢?
又或者覺得這類型老闆,算了吧,該開104了呢XD
首先,可能要找機會向老闆釐清這個重要的崗位;
究竟是偏向行政職的秘書,還是管理職的特助呢?
在台灣的企業中,中小企業佔了絕大部分的比重;
很多企業把特助與秘書兩個崗位,有錯誤的認知。
很多人看到對方是特助,就認為是專門協助老闆;
這想法既對又不對,但整體社會氛圍認知就如此。
加上台灣中小企業比重很重,很多公司就 50 人;
但是主管抬頭和數量多到的比 5,000 人集團還多,
組織圖一字排開,官比兵多、很多人還沾沾自喜!
所以態度上,可能就會讓很多夾在中間的人辛苦。
不論向上或是向下,都只能先跟您說生您辛苦了!
透過能夠看到您有限的資訊,您年紀在 30 出頭;
所從事的行業目前也是很多主管或老闆都很年輕的
軟體及網路相關產業,這個處境肯定是更辛苦的。
因為很多年輕主管可能沒有特別優秀經驗或戰功,
但是藉由時勢造就了英雄;這個產業的老闆也是,
所以對於待人處事與行事邏輯、可能還不夠成熟!
如果有心協助這公司成為同產業中更優秀佼佼者,
那麼或許您可以在與老闆溝通後、把自己當特助;
藉由向上溝通調整職權與態度、讓自己順暢溝通,
也可以同時協助公司專案順遂進行。讓公司更好!
但前提是這間公司的成員與老闆值得您這樣調整。
如果您目前並沒有這樣的熱情,會有如上的想法;
打開您的 104 網頁,為自己的下一步持續更努力。
這也是一個對自己負責任的方式,祝福您更順心!
用自然比較法
1.先發一封mail 給所有人催交進度 回填表,昭告全公司上頭要。
2.個別電話或是當面去溝通負責窗口,總有人會跟你示好。
3.時限到了,再次催交,用mail 。
4.個別催
5.有交沒交的用mail 回覆給老闆,副本帶上所有相關。
其實作為老闆秘書類型的工作,的確是很容易變成您現在這個處境的,認為應該是還不需要開104拉
幾個建議如下
1.Email發布進度表追蹤,並定期給予期限回復進度
2.對於比較難處理的單位負責人,個別找時間跟他們溝通
3.期限前先找未回覆的負責人了解未回覆狀況,然後再發mail對所有人催繳
4.直接詢問老闆的這樣的跟進方式是否滿意,或著老闆有沒有甚麼建議方式?