當老闆的傳話筒還要幫老闆追蹤其他單位工作進度，尺度該怎麼拿捏

首先，可能要找機會向老闆釐清這個重要的崗位；
究竟是偏向行政職的秘書，還是管理職的特助呢？

在台灣的企業中，中小企業佔了絕大部分的比重；
很多企業把特助與秘書兩個崗位，有錯誤的認知。
很多人看到對方是特助，就認為是專門協助老闆；
這想法既對又不對，但整體社會氛圍認知就如此。

加上台灣中小企業比重很重，很多公司就 50 人；
但是主管抬頭和數量多到的比 5,000 人集團還多，
組織圖一字排開，官比兵多、很多人還沾沾自喜！
所以態度上，可能就會讓很多夾在中間的人辛苦。

不論向上或是向下，都只能先跟您說生您辛苦了！
透過能夠看到您有限的資訊，您年紀在 30 出頭；
所從事的行業目前也是很多主管或老闆都很年輕的
軟體及網路相關產業，這個處境肯定是更辛苦的。
因為很多年輕主管可能沒有特別優秀經驗或戰功，
但是藉由時勢造就了英雄；這個產業的老闆也是，
所以對於待人處事與行事邏輯、可能還不夠成熟！

如果有心協助這公司成為同產業中更優秀佼佼者，
那麼或許您可以在與老闆溝通後、把自己當特助；
藉由向上溝通調整職權與態度、讓自己順暢溝通，
也可以同時協助公司專案順遂進行。讓公司更好！

但前提是這間公司的成員與老闆值得您這樣調整。

如果您目前並沒有這樣的熱情，會有如上的想法；
打開您的 104 網頁，為自己的下一步持續更努力。
這也是一個對自己負責任的方式，祝福您更順心！

用自然比較法
1.先發一封mail 給所有人催交進度 回填表，昭告全公司上頭要。
2.個別電話或是當面去溝通負責窗口，總有人會跟你示好。
3.時限到了，再次催交，用mail 。
4.個別催
5.有交沒交的用mail 回覆給老闆，副本帶上所有相關。

其實作為老闆秘書類型的工作，的確是很容易變成您現在這個處境的，認為應該是還不需要開104拉

幾個建議如下
1.Email發布進度表追蹤，並定期給予期限回復進度
2.對於比較難處理的單位負責人，個別找時間跟他們溝通
3.期限前先找未回覆的負責人了解未回覆狀況，然後再發mail對所有人催繳
4.直接詢問老闆的這樣的跟進方式是否滿意，或著老闆有沒有甚麼建議方式?

所以在確認資訊給主管，還有是不是要push其他部門的工作
=>直接找到人開會得到你要的資訊, 或者寄email cc老闆, 讓老闆知道你有在追蹤
特別是其中有個重要項目的負責單位是老闆的心腹，更難做。
老闆又要進度，可是又不願意明著去要求該單位把進度跟上，
所以就又會回頭拿我當成指桑罵槐的目標，所以我又因此常常被念。
=>把人找出來,明確告知哪一位告知進度延遲,原因是什麼
你的工作是幫老闆追蹤進度
做一份表格, 讓老闆清楚
任務/任務窗口/目前進度(未進行,進行中,已結束)/Due date/Delay原因/修改後的Due Date

1 工作被調動後變成要幫老闆做秘書，但因為是第一次做所以很多尺度一直拿捏不好。要盯緊每個項目的進度，所以在確認資訊給主管，還有是不是要push其他部門的工作，這些事情上一直沒辦法有比較好的做法。 特別是其中有個重要項目的負責單位是老闆的心腹，更難做。
2 老闆做秘書，太好了，大權在握，尺度一直拿捏不好，怎麼會，第一件事，發mail通知各主管，您已就任老闆秘書，為讓老闆專心公司策略，各主管的專案進度回報，務必透過秘書匯整後，再提報給老闆。
3 第二件事，發mail通知各主管，您已就任老闆秘書，為讓老闆時間管理有效率，主管與老闆的面談，透過秘書安排，讓主管與老闆更有效運用時間。
4 第三件事，發mail通知各主管，您已就任老闆秘書，為讓老闆掌握公司各項進度，專案進度的現狀，透過秘書匯整，讓老闆掌握公司運作全貌。
5 謝謝每位主管的配合，沒有老闆的心腹，只有各單位主管。適時展現您安排主管與老闆面談的優先次序，主管就會明了。
6 祝福您。

您好，老闆的秘書有時等同於老闆的代理人，對上，報告各部門的工作狀況，並取得授權，對下，確實傳達老闆指派的任務，有問題即時回報，各部門有需要協調時，可以擔任協調者的角色，以利工作的執行，想盡辦法成為大家的神隊友。

這個一個很好的學習機會，千萬不要灰心，從中吸取經驗，累積能力，未來的選擇更加寬廣。

只能說 你辛苦了
通常老闆沒有能力drive 該部門 會透過第三方的力量來去督促該單位 但如果該單位沒有力量去drive的時候 就會成為羅生門

想請問你老闆是drive該單位的直屬主管嗎？還是不同部門的呢？

如果是情況一 有以下建議
將所有的事情文字化以及書面化 即使受到壓力也不能棄置書面化
將該單位的進度利用甘特圖以及mail的方式做通知以及追蹤 cc老闆 每天都至少有一封信當作追蹤進度的證據 該單位如果說有進度但是又不回信的話 那麼你就一直狂發信給該單位 cc老闆 讓老闆知道你有追蹤 但該單位不給進度
另外 開會的時候要做會議紀錄 將口頭上說的進度紀錄起來 做成會議紀錄發出去 作為追蹤進度的證據
如果該單位一直不願意回信 打電話或口頭跟他們確認 然後回座位發信 說 “如剛才所提 你們預計於XXX時間完成 之類的

情況二
先比照辦理上面的做法 但由於你老闆不是該單位主管 所以必須要透過第三方或是該單位老闆push會比較有力 但要請高層幫忙的前提是 你要有明確的進度已經追蹤證據 所以一樣要一直發信 但很有可能此處會遇到阻力 譬如說你老闆受到該單位的壓力要你不要再發信 或是該單位直接打電話過來罵人 這時候就要跟你老闆討論 是不是要帶上更高層的主管來push該單位 進度證據這些你已經準備好了
如果老闆同意 那麼由你老闆將你準備的證據來發信帶上更高層主管 追蹤進度

情況三
為什麼有情況三 就是上述這些做法都行不通的時候 譬如說你老闆就是搞不清楚狀況 聽不懂你在說什麼 搞不清楚公司的權力結構 不想得罪人又想得到成果 其實追蹤進度不是那麼重要就只是想找個人罵 或是其實你老闆在公司裡面很黑你不知道 等等
對應情況三 其實世界是很大的 有時候沒有必要拘泥於該部門或是該公司

希望以上的建議能對你有幫助
有的話記得幫我肯定一下喔

thanks for your asking!!

below are my suggestions:

1. using the email to "ask" the project progress but not "push" or "request", because you don't have the authority.
2. email to the Dept. Head, cc. to GM; using "on behalf of GM" to start the email; because it is GM asking you to do so.
3. using the polite manner to "ask"; such as: sorry to bother you, may I know...
4. calling before email to politely explain what the content you plan to email; especially the important one.

wishing the above could help you some.