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工作總是花大把時間在不必要的溝通正常嗎？
工作總是花大把時間在不必要的溝通正常嗎？我在公司擔任專案經理，但我發現自己的時間常常花在一堆多餘的來回溝通，有一次，在新專案開始之前，部門花了大量時間開會和討論，但每次依照大主管的主題討論完後，又會因為大主管的心情變換主題，全部想法要跟著大改，有時是主管的溝通有落差，訊息並沒有同步，這也超耗費大家的心神和時間...
但朋友說這就是工作的本質，本質上就需要處理很多人的問題，尤其是主管的想法，有些主管的想法還要用猜的，我這樣算很幸運了？但如果避免無效溝通，其實是可以節省很多時間的，這些時間可以拿來做更多工作，這樣不是更有效率嗎？還是大家工作也都會花時間在不必要的溝通上？
Hi 你好，
收到你的提問，我覺得你面對的是很實際的問題，我從你的描述中，看到的問題其實分成三個層次，「主管的方向與指令經常調整」、「依據主管回饋如何佈達給協作相關夥伴」、「部門開會在訊息同步上如何更有效率」，以下我分頭提供回饋，
1. 主管的方向與指令若經常調整：建議可以在方向與指令調整時，詢問原因，有可能是主管看到外部市場變動，或是主管有其他考量。理解原因，可以更幫助未來在決策方向上可以有效對齊。也建議若是改變是朝向創造更好的結果，對於改變可以保持更多的開放性。
2. 主管回饋調整如何佈達給合作夥伴：建議佈達專注在要創造的結果，以及調整的原因來做說明。例如我們原先決定在 8 月底釋出ＯＯＯ，因應掌握到外部競品也將在同期釋出，我們希望調整節奏，在八月中就釋出 OOO。可以幫助協作夥伴更好地理解決策方向與原因。
3. 部門開會在訊息同步的效率化：決定清楚的會議議程，並且在會議失焦時，可以重新拉回會議議程討論。有時候多人會議的價值，就是在於可以提供多元的視角，取得多面的資訊，協助做出更有品質的最終決策。這也是 DEI 價值的核心，與你分享。
我有留意到一個痛點，可能是提問者跟主管之間的訊息落差，這一點，也會建議更積極地找主管核對自己的理解是否正確。在職場工作，溝通在所難免，有效溝通，其實也是讓事情事半功倍的方法哦。分享給你。
您好
當你遇到一個天馬行空的主管時就是這樣 ,老闆也是一樣 ,每次想到什麼就是要什麼 ,毫無邏輯可言 ,有時還會突然說一句 ,那就改ㄚ ,有什麼難的(或是有什麼問題嗎?) ,一句話 ,下面的就做到要死要活的 ,有時面對天馬行空的問題 ,還要準備一堆東西並且想辦法解釋和說明讓老闆知道 ,這就是職場 ,也是現實 ,我曾看過原來只是工程師 ,每次都會私底下抱怨(開會時間太長 ,事情都做不完 ,又或是開會都沒有決議 ,底下的不知道要怎麼做...) ,結果當他升上主管後 ,他主持會議的時間更長 ,每次會議氣氛也不好 ,還會跟底下的說 ,你們怎麼做事都不替公司替部門想想(換了位置換了腦袋? 忘記了當初他自己也是抱怨者之一) ,建議你自己要去調適 ,多去連絡和報告進度 ,隨時討論 ,也許可以減少訊息不同步 ,同時你的主管隨時有什麼想法 ,你也要隨時跟他討論 ,這樣出來的東西會比較是主管期待的 ,不是到會議中才檢討和決議 ,或是你可以跟主管說 ,如果主管有什麼想法或建議(意見) ,就先告訴你 ,這樣你對案子可以有更好的掌控 ,要盡量去磨合雙方可接受的模式 ,而不是一直有落差 ,如果磨合的好 ,這樣你事情會做的更順利 ,因為有隨時溝通 ,也可以減少你被打槍的機率 ,希望有回答到你的問題 ,祝福你.
1 工作中是否常常花大量時間在不必要的溝通？作為專案經理，您發現在公司的工作中，遇到許多多餘的來回溝通，特別是因為主管的心情變換而導致討論方向反覆更改，這種情況讓您感到耗費心神和時間。
2 您所描述的在工作中遇到的溝通困境，並不算是完全正常的現象。確實，工作中會有不可避免的溝通需求，特別是作為專案經理，您需要處理許多人的問題，包括主管的想法。然而，過度無效的溝通和主管溝通落差是值得關注的問題。
3 您是專案經理，提升溝通效率是至關重要的能力。建議您嘗試改進溝通的流程和方法，確保信息的同步和明確性。例如，可以嘗試使用書面彙報或是電子郵件整理討論內容，減少信息傳遞中的誤解。
4 對於主管的心情變化導致討論方向改變的情況，您可以嘗試在開會前明確定義會議議程和目標，並且在會議中及時回饋進度，以確保溝通的方向始終保持在正軌。
5 不要害怕主動提出建議，讓團隊成員有機會在開會前預先準備自己的觀點，這樣可以讓會議更有建設性，減少在會議中因為意見不一致而頻繁更改方向。
6 在面對主管意見需要猜測的情況下，勇於與主管溝通，詢問更多細節和意圖，確保您正確理解並能夠更好地協助他們達成目標。
7 最後，無效的溝通確實會影響工作效率，但透過改進溝通方式和積極參與，您可以提高工作效率並減少不必要的時間浪費。祝福您在工作中能夠克服這些挑戰，取得更好的成果！
提問者您好：
1.『溝通』就是『對話』，如何利用對話產生有效率的溝通而達到共識成事，這是職場生存中最大的課題，也是必要的自我訓練。
2.職場環境不離人事，溝通是必要的，您提及的花時間在不必要的溝通上讓您耗費心神與時間的問題，我建議您或可如此轉念：
a.大主管為何心情而變換專案主題？是因為業主方改變或是市場應變機制呢?如此，調整主題是否是必然之舉，您如何應變會是您展現工作能力之時。
b.專案主題是大主管透過部門會議共同討論決議的方向而行，在其中您必須要掌握主執行細節與進度，類此變動主題是個案或者是常態，是您需要思考的重點，如屬常態性的工作模式，您勢必需要發展出一套應變的能力，然後還能如期完成，這會是您養成職場工作能力的訓練，也是一種成就。
c.如若屬於溝通不良導致耗費過多時間與心神的問題，您是否可以進一步思考為何溝通認知上有誤差呢？每一次的專案執行計畫與會議決議事項是否每一位參與的成員都同時獲得相同或更新之後的訊息呢？這當然包括大主管在內，因此，所謂有效率的溝通在於利用對的時間進行問題的討論與整合意見之後成為執行業務的依據，透過會議討論與決議是最佳的溝通渠道，而執行細節或許需要個別單一討論的情形是工作中無可避免的日常，也是經營人際關係的一環。
3. 專案經理是很有可為的職務，專案成果與績效是最現實的結果，而過程中的種種問題需要克服或者需要協助之處，都是身為專案經理人無可迴避的責任，如何改善與提升工作效率，會議效率，溝通效率，有時是需要更多時間的淬煉才能獲得經驗漸進而成就的。
以上分享，謝謝！
開會 討論 溝通是為了集合大家的智慧解決問題，只要針對議題準備充足，有信心去完成目標，會議及溝通在最短的時間就可以結束，主管及老闆也是希望執行的人有充份的準備及信心，並且有效率的完成任務，才會希望透過開會討論來確認執行者是否有把握把事情做好。不要想著自己單打獨鬥就可以解決或執行任務，當你換位思考時，也會做出同樣的事情的！
您好， 提問者
針對這個問題，幾個論述供你參考，分為兩部分。
會議的議題沒有按效益矩陣分析，不急迫沒效益的議題也再討論
會議的主導者沒有進行有效的論述，讓會議形式化，會而不以議；議而不決；決而不行。
沒有好的會議模型工具，讓會議焦點發散
以上請收集思考的模型工具，這會有收斂的效果
以下是針對專案經理業務的內容，提出觀點
本職:專案經理這份工作，基本就是按照專案流程，確保專案能在計劃時間內以一定的品質完成。所以稽核以及排除執行流程時的障礙，而每一個流程的背後都是人，所以大量的溝通是無法避免。
如何避免專案成員的無效的溝通。首先每個專業成員需要對自身的"任務流程要清楚，且執行專案前，專案經理也要對每個專案成員的任務流程非常清晰，且 要偕同將執行流程所需的資源、資訊都齊備再展開任務。專案執行最大的溝通成本就是缺資源走走停停，缺訊息東等西問。
如何避免跟領導的無效溝通。這首先要看公司的組織規模，規模30人以下，這樣的組織，是中央集權，公司的決策基本由老闆本人決定，變化是日常，策略大改是正常的，因為市場變化快，小企業要靈活才能生存，在這樣的情況，要有效溝通，就要貼合老闆的思維，主動備好備案，協助老闆做出更合理的專案，再則我們換個角度思考，組織扁平訊息通透，這樣的環境可以鍛鍊應變能力，對未來的職涯能力也是很有幫助。
中大型或是巨型公司，組織是一定決策流程，感到大方向一直變化，這有可能是我們對專案任務的目的理解要再加透徹，因為不了解核心，所以會覺得方向一直改變。因為大方向的決策應該會有很嚴謹的過程。
大方向不變，但是專業執行層面一直改變，可能這表示稽核出的結果跟預期有落差，所以需要調整執行流程。當以你的專業判斷流程是沒問題，那就要與主管再定義稽核條件，用合理的條件把效果呈顯，主管要的是結果符合要求。合理的呈現結果，這溝通的需求自然降低。事情很順沒人喜歡囉嗦。
結論:
溝通的目的，是推進專案，專案是依循流程前進，所以只要把流程定義清楚，推行順利，溝通就少多了，這裡有個小技巧就是設定流程要有共識，要成員共同制定，如果由上而下制定，光是流程定義的共識凝聚，就很耗溝通成本。
正常，無論是不是要改方向，你都必須先提供個方向，主管才能朝那方向方向去思考他是不是要這樣做或者重改，當然結局往往很多都會直接被否定或者完全不一樣，但你就是吃人家頭路的你不是老闆，你做事多有效率只是你的事，事情還越多，因為大家都會信任你交給你，你就會越來越忙，但升遷不一定會有你，要看你是會作事不會作人，還是會作人不作事，每間公司都一樣，會作人的多混都會升。
這是正常的，溝通協調本就是專業經理工作相當重要的一環。
一個專案團隊裡有那麼多人一起參與，不論是上面的主管、老闆，還是執行專案的團隊成員，本來就無法期望大家的認知和專業知識都自動在同一個水平上，而PM就是那個確保大家的認知、目標都達成共識的關鍵人物，所有的溝通都只是為了讓專案順利執行到完成這一個目的而已。
如果覺得溝通的效率不彰，或許可以使用一些溝通技巧，例如提供主管選擇題而不是申論題等等。
這種事情每一家公司都要面對. 考驗你的能力在很多不必要的溝通仍能把工作正確的做完. 一般大主管有他多年經驗的思維, 事情還是要多方面看. 有效無效若是你說了算, 那去老闆那建議主管你來做. 主管需要透過這些溝通才能了解案子的細節及員工的想法.
您好
以下建議提供您參考
1.首先，恭喜您，擔任專案經理是非常棒的職務歷練哦，對您的職涯發展相當有正面助益的，好好珍惜!
2.針對您提出有關大主管的議題，如果大主管是您們部門決策指揮與考核之主要權責主管，那我是建議您換個角度(轉念)思考，也就是遵守向上管理之原則，遵循該主管之決策權責，也就是正向思考與面對，換個角度看，如果您是高度支持該主管的那個人，那您肯定會是該主管心中值得栽培與提拔的人!
3.在向上管理之議題上，您也可以在主管決策前或變更前，提供相關資料供主管參考，以降低該主管決策品質或變更決策等!
4.至於溝通的效益與品質，建議您反思一下主管跟您交辦任務時，是否有認知誤差事宜發生，如果有的話，建議您未來在主管交辦任務時，可以進行雙向確認，也就是把您理解的內容，說出來讓主管確認哦!
以上，供您參考，請記得這是很好的歷練機會，要讓自己好上加好，增加職場競爭力!祝福您!
這個問題可以拆分成很多個層面
(短期)專業：
專案管理(ProjectManager)
實務工作有很大的比例是在處理人的問題，不爽做的執行者用什麼專案管理知識(硬技能)都沒用
專案管理知識只適用在能共同價值觀的組織身上
積極的專案經理會察覺出誰是KeyMan然後用盡手段(軟硬兼施)讓事情順利進行，但這取決於你對專業的熱誠度，而這個練起來會是你的利器
(中期)組織運作：
不管公司大小，不要預設上層都知道組織該怎麼運作，99%的高層不知道該怎麼運作，這時候正是體現專業價值的時候
積極一點，發揮影響力改變組織運作
消極一點，配合組織慣性，利用專業知識保護自己
(長期)生涯規劃：
如果專案管理對你來說是你擅長的也是你喜歡的(透過溝通技巧、影響力讓人、組織往更有效率的方向發展能帶來成就感)，那麼可以把目前職場當作練功場，儲備自己的價值跟例證，為下一份工作儲備能量，當你發現不能為你的職涯帶來幫助時就是該跳槽的時候
我觀察到一些成功的人，通常在看問題時，能夠用各種不同的角度（自己的角度，主管的角度以及其他利害關係人的角度）各想過一遍，從不同角度思考問題，能夠幫助我們看到問題的盲點。專案目標不斷更改，或是最後被取消，在各行各業都會發生，因為市場是不斷變動的。我建議您多瞭解跟您產業相關的新聞以及終端應用，能夠幫助您理解主管的想法。以及，有時主管並非只關注您的專案，通常主管看的事情比較廣，所以會議開始時，您可以先向主管報告目前的進度，幫助主管訊息與你們同步，這部份您會需要先花時間在會議前整理思考過。以上是我的建議，希望對您有幫助。
我的想法很簡單，就是只要有人的地方，就有不同想法不同做法。有的時候和不同想法的人溝通起來心很累，但是專案一定是由一群不同性質或想法的人所組成。
專案管理的職務，很大一塊就是要將不同想法整合起來，很像是黏著劑，有了你，整塊拼圖才會有機會完整。恭喜你! 如果因為不必要的溝通可以建立彼此的默契，對未來其他專案合作上，有時候會有意想不到的幫助唷! (平時累積的credit，看似不必要，但在特殊狀況發生時，卻是一把利器)。
如果仍然覺得是不必要的溝通，可以和同事或組管 (或前輩) 交流一下，有沒有好的方式可以讓溝通更有效唷!
小小分享，感謝信任。
1. 工作總是花大把時間在不必要的溝通正常嗎？
不正常，如果你發現這個問題就表示專案已經卡關了
2. 我發現自己的時間常常花在一堆多餘的來回溝通....
這表示沒有共識，這裡的沒有共勢簡單說就是有一個(或多個)利害關係人對這個案子還抱有其他的想法，所以沒有結論、沒有方向、沒有進度，看起來一切都按造計畫，但其實並沒有計畫。
3. 朋友說這就是工作的本質
我覺得這應該改為這就是工作的日常，為了做而做不是處理事情的本質，只是不能不做的日常，所以你才無奈、困惑，不是嗎
4. 有些主管的想法還要用猜的，我這樣算很幸運了？
我想說的是有一天你當主管你就會明白，你在猜他也再猜，你在猜你的上司，
你上司再揣度你們的老闆，為什麼一改再改，因為大老闆還沒點頭或者還沒找到最佳的執行方案，所以真不是猜的問題，有時是時機的問題
5. 但如果避免無效溝通，其實是可以節省很多時間的...
某種程度這是惡性循環所導致，根本原因出在第二點，但一個專案不能沒有進度，所以才需要開會討論，但能討論的其實就那些，最後案子要往前還是要有分量的人點頭才行，否則開會什麼的雖有幫助但沒有進度，然後就只能惡性循環、一改再改了
最後，避免無效溝通確實可以節省時間，但有效溝通全在你對這件事的掌握資訊有多少，你看的只是這個專案，但讓你執行這個專案的主管看得不僅是這個專案，解決事只是專案的第一步，如何找對"人"，看清"勢"才是專案順行與否的精要
在做溝通的前題是要真正了解，公司要什麽，上層主管要什麽，有時表面看到的，理解的可能不是公司所要的，主管所需的答案！
抓出了問題的癥結，先跟主管再次確認了他所需的再走下一步，若您的主管是情緒化的，是重複反複的變化，您可以觀察再這中間一定有他所需要的東西，您再細分給部門討論，您做最後的整合
以上原則是多聽多觀察，一定會有其中奧妙之處，不要把自己的想法方案一股腦地說給主管聽，所有的主管都喜愛的說，不愛聽，但是說到他心坎上的那個方案，他耳朵就打開了
這個些溝通都是必備的。我有個日系汽車品牌的日本高管，曾經對我說：他們在日本或中國合資公司開的會更多，值到50-75%的與會者都同意了✅，才會去進行項目。所以，身段柔軟及持續溝通，是做項目管理的重中之重。
個人工作經驗裡，人際溝通常是首要。
可從“對標”思維著手，面對不同溝通對象，三步驟處理：
1、先聽：主動了解需求背景。
2、邊想：心中形成問題輪廓。
3、後說：制式語言換句話說。
綜上三步驟，逐漸累積各種視角及語言轉化功力，溝通當可事半功倍，提供給您參考。
先給草案給主管過過，再來做完整方案，而不是每次一拿到主題就急著給出完整方案。主管只想看0～1，你却準備了0～5，自然會覺得浪費很多溝通時間。
越上層管理者的目標大多越大越發散，需要先給個快速的回饋才能幫助聚焦。
