
匿名2023/9/2
- 未填公司未填職務26-30歲
客戶忘了自己開會說的事情,幫他回憶卻被說是我們記錯了
各位先輩大家好,
我目前是從事活動專案與執行的工作,
所謂的活動執行不只是指現場執行,
先前與客戶的溝通也是非常重要的。
但在工作的一年下來,發現客戶經常忘記自己在會議中說的事情,
為避免爭議,後來我都習慣做會議紀錄,並且傳給所有關係人,
但客戶們總是「已讀不回」,而且在下一次開會時會說他們沒說過這些事情,
甚至還說是我們開會不認真,錯誤理解他們的意思,這樣的舉止卻是有點講我們塑造成很不專業。
開會當下除了做筆記,也有錄音,好讓在做會議紀錄時不會漏掉會議重點,
每次發生這樣的事情,我真的很想拿出錄音檔出來,但感覺很不給客戶面子,
不知道各位先輩是否有這樣的經驗,以及如何確保在溝通上與客戶不會出現落差?
感謝各位的分享。

首先回答問題:這個事情非常經常發生,所以才需要會議錄音、記錄,你的工作模式是正確的,請繼續保持,但真的有些客戶就是無理取鬧,所以你下次可以發給對方的時候順道發給他的老闆、你的老闆,避免他錯誤的回復你,同時可以在郵件裡面加註重點比如“我們本次會議的確認的事情、下次會議要確認並完成的事情、對應的負責人或單位,如果有任何問題請在3天內回復郵件修改”同時會議錄音或者影片應該在郵件裡面抄送相關方
另外提醒你,很多人會用自己的理解跟想法去改動已經確認的事情,但是乙方只能全力去配合,因為很多人就是仗著自己是甲方開始胡鬧,所以你們的合同、合作方案、每個關鍵點都需要畫押在做,免得未來踢球
祝你有一個美好的週末
1 理解客戶忘記事情的挑戰:
您提到了在工作中,客戶經常忘記在會議中說的事情,並且對於會議紀錄提出異議,您希望能夠改善這種情況。
2 主動與客戶確認:
在會議中,主動與客戶確認重要事項,以確保双方對溝通內容有一致的理解。
3 使用視覺輔助:
考慮使用圖表、圖像或幻燈片等視覺輔助工具,這有助於提高客戶對重要信息的記憶和理解。
4 適當的會議記錄:
確保會議紀錄清晰、簡明,並將其發送給參與者,以確保大家對會議內容有共識。
5 建立信任:
與客戶建立信任關係,以便在出現溝通問題時可以坦誠地討論並找到解決方案。
6 應對忘記情況:
如果客戶忘記了會議內容,以溫和的方式提醒他們,並討論如何進一步協作,避免誤解。
7 祝福您:
祝福您能夠有效處理與客戶的溝通挑戰,並在工作中繼續成長和成功。
容易失憶的客戶我也遇過不少,這邊提供一些個人經驗法則給你參考。
1. 會議尾聲的複盤
會議結束前,將今天的【結論】及【待辦事項】投影出來,一條一條當場確認,如果有問題就馬上溝通;若客戶沒問題,會議後就將投影內容,直接做成會議紀錄並發出email。
其實最好的做法,就是乾脆把會議紀錄寫在email裡面,這樣會議一結束直接發出去就行了。
2. 會議記錄當天寄出
即使加班開會,也要當天發出會議紀錄給大家,這是避免大家忘記結論的重要方式之一。
如果可以,請訓練自己在「複盤結束」就當場寄出會議紀錄。對,我的意思就是 當 著 客 戶 的 面 發 email,這樣再能失憶,那就擺明是故意的,而且完全不給你們面子。
3. Email使用"讀信回條"
善用這個功能,如果客戶不懂其用途,這能成為你手中的談判籌碼,畢竟客戶就真的讀了信,再要裝傻就不好看了。然而如果客戶知道它的用途,而故意不傳送回條給你,那你只好認真練習第2點的後半段,當著客戶的面發email。
最後,拿錄音出來,會引發客戶的強烈不滿,最糟糕是會撕破臉的。當然這也是自保的最後手段,但請把它當底牌,不到重大危機絕不輕易動用。
另外,如果客戶與會者不只一人,你可以試著私下聯絡最好講話的那個,打聽一下為什麼會一直鬼打牆,是不是他們高層根本不認同這個合作專案?或是有其他不可公開說明的因素?有時off-line閒聊,可以知道更多有用的訊息。
辛苦了,你也可以問問公司其他前輩,看他們怎麼處理這種事,也許會有意想不到的收穫喔!