跨部門合作，該怎麼有效讓對方發表看法?

你好：

從文中看來，同事不是沒有看法，而是在會後已決議才發表看法。
建議發會議通知時更明確說明討論議題，直接載明哪些單位須預先準備哪些資料。另可一併口頭溝通向相關單位確認對資料準備與討論的議題是否不清楚，請他們先提出來。

倘若會議通知已經很明確，開會時還缺資料請直接向該單位說清楚(也是表達重視會議的一種方式，不能都無所謂、沒關係)。

跨部門會議難免遇到不是自己單位者，以為只是去旁聽插花，可能臨時被主管派來，覺得事不關己，對會議沒重視也沒事先準備者。

既然貴單位是召集主持會議者，你若是主要決策者，就要主動維持會議效率，若不是，請讓主管知道；若是專案leader也是要為推行專案留意會議品質與效率。

可透過會議記錄向主管彙報哪個單位來開會總是妨礙效率，你會透過甚麼方式解決，徵求主管同意也可跟對方說明會議效率的重要，請對方理解。

承上，
文中提到"但這位跨部門的同事也沒出面說明"，看是找對方談談，請對方說明，例如：可向表達會議前已口頭詢問、會議通知，並在會議上再三確認是否還有意見，關心為何事後才表達？並提醒這樣會影響會議成效.....等(從事情的層面說明)。

搞不好，會後他回部門呈報，主管希望調整，有些人跟單位主管不合拍，不會先進行詢問主管期待，只會推說：是我主管要改的。
但部門主管管理風格他最清楚，這時可建議他在開會前請他先詢問過主管意見(這也是會議前的準備之一)。

找對方談談前可先跟自己單位主管說明並取得共識；亦可詢問自己單位主管是否告知對方主管，提醒了解該同仁參加跨部門會議的狀況，讓窗口正視會議。畢竟事後希望調整或變化若還要多花時間投入，主管知道嗎？對方開會狀態對方主管知道嗎？

文中提到"變成大家來說我們部門一變再變"。一般不太會有人想當影響進度、成效的阻礙手，從開會效率、品質與推行專案進度、效率方面思考溝通。

希望以上資訊有幫助到你，祝福你。

您好，

"會議上都不表達個人意見，但會後就很多意見跟看法，希望我們可以挑整或是變化..."，這已經犯了開會的大忌了，代表會議無效、成員不尊重決議，等於是浪費時間。

要避免這種狀況，您可以嘗試：
1. 開會前就要發出會議通知，列出開會議案。目的是讓與會者提前思考。
2. 開會時主席要鼓勵大家勇於發言，就算意見不同也沒有關係。
3. 主席要針對不同的意見做出最佳決策。
4. 會議結束後，發出會議記錄，以及追蹤事項。決議不允許任意變更。

主席的角色扮演非常重要，也許是專案負責人，也許是團隊最高主管，必須被賦予相當的權力，當然他也必須為此案負責。

會議記錄者也是關鍵，要記錄最後的的決議，以及追蹤事項，名列各項工作的擔當人員。

這樣的方式，就能避免您遇到的困擾。

以上意見提供參考。

提問者您好：
1.跨部門會議的確是專案進行很重要的溝通管道，而如何有效的掌握進度與解決問題是部門會議最大的目標。

2.如何掌握會議的有效性，我的建議是：
a.各部門的專案窗口都有一份專案分工與進度表。
b.依專案時效性建議訂定召開跨部門會議日期時間與議程。
c.要求各部門專案窗口務必參加每次會議。
d.製作會議記錄作為下次會議記錄的追蹤事項。
e.會議進行以確認各部門專案進度與上次會議追蹤事項為優先議程。
f.各部門提出的問題經與會人員共同討論改善方案取得共識並責成會記錄備忘。

3.以上建議作為可以為您在每次的會議切實掌握專案進行順利與否，而大環節掌握之餘如若仍有些細節項目透過單獨討論亦可依循會議決議的方向進行，如此多次歷練之後您會更有脈絡的理解各部門的運作亦能為您建立友善的職場人際關係，

以上分享，謝謝！

跨部門團隊合作要順暢，會議上的有效溝通極為重要。這邊提供一些行動方案，協助你在跨部門會議上，引導同事直接表達他們的訴求和看法：

1. 會議前-收集議題和觀點：
在會議前，事先與主要成員溝通，了解他們可能想要表達的觀點或訴求，並了解背後的動機，儘可能在會議前1-2天收集好議題及大家的意見，然後發一份email給大家，以確保資訊同步。

2. 會議中-聚焦在"找共識"：
請記得會議的目的是尋找共識，而非僅僅陳述個人意見。鼓勵各部門代表針對共同目標和利益展開討論，以找到大家都能接受的解決方案。簡單的聚焦方式，是直接針對會前email所列的議題，引導參與者各自表達觀點和建議。

3. 會議中-沒共識就拆解議題：
當某些議題難以達成共識時，就將議題切割成小單元，並儘可能先就某些單元達成初步共識，其他部分可以再說。這樣做的好處是讓大家覺得，好像也沒那麼難產生共識，且感覺生成了某種默契，後面就會比較好講話。

4. 會議結束時的宣讀：
在會議結束前，宣讀確定的結論和共識。重點強調大家所達成的共識以及下一步的行動項目。這樣可以確保每個人對於討論結果有一致的理解，並減少各自解讀所產生的資訊落差。

5. 會議後-議題跟進表：
製作一份可共享的議題跟進表，記錄每個議題的狀態、負責人和進展情況。這樣可以確保各部門之間的溝通和協作持續進行，並讓大家能夠清楚地追蹤進度和貢獻，並減少不必要的誤解或資訊不對稱。

重要的是，要在溝通過程中展現同理心，理解並尊重每位參與者的觀點和需求。確保他們感受到你的關切和願意聆聽，並提供支持。

祝你成功改善跨部門合作的溝通！

1 在公司的跨部門合作中遇到了一個問題，有些部門在會議上不表達個人意見，但會後卻提出了許多意見和看法。提問者希望能夠有效地讓對方在會議上直接表達清楚他們的訴求。
2 跨部門溝通的重要性: 在跨部門合作中，良好的溝通是成功的關鍵。您可以強調跨部門的合作是為了整個公司的利益，每個部門都需要表達自己的看法和訴求，以確保合作的順利進行。
3 創造開放的氛圍: 在會議上，創造一個開放且安全的環境，鼓勵每位參與者表達意見。您可以提前通知與會人員，鼓勵他們在會議上主動發表自己的看法和建議，並保證不會因為表達不同意見而受到貶低或批評。
4 主持者的角色: 考慮指定一位能夠有效主持會議的人擔任主持者角色。主持者應該具備良好的溝通能力和公正性，並確保每個參與者都有平等的發言機會。主持者可以積極引導討論，提出開放性問題，並鼓勵參與者表達意見。
5 主動引導對話: 在會議中，您可以主動引導對話，直接向跨部門的同事詢問他們的意見和訴求。以開放性的問題開啟對話，例如「您對這個計劃有什麼看法？」「您認為我們可以做些什麼改變來提升合作效果？」，這樣可以促使他們直接表達觀點。
6 關注後續討論: 當會議結束後，請關注並跟進參與者在會議後提出的意見和看法。您可以與相關部門的同事進一步深入討論，確保他們的訴求得到妥善處理，並尋找改進的機會。跨部門會議的會議記錄是執行的依據。
7 祝福你。

大家的意見都很完整了，我補充一點點經驗：
1.會前會才是討論的時候，若跨的單位多，可能還需要1對1對1分開來開，再開一起的會前會，然後做出結論
2.大會議就是大拜拜，溫良恭儉讓是主流，通常這個會議之前應該結論就會出來只是走個形式
3.需注意各單位主管的風向球和關係，如：誰和誰在鬥爭，哪個部門和哪個部門不合。
邏輯：先解決簡單好溝通的，再解決棘手的；揣摩抗性高的人或單位，他們的阻礙和困難是什麼，先想好對策再對付人，幫他們解決問題，他們就會順著走

跨部門整合很多潛規則，心思細膩、同理心、耐心溝通，才能成事！

先說一個老油條的經驗：
凡是開會，
一開始就先簽到的，點完名就可以翹頭、打瞌睡。玩手遊。。。這種，叫會而不議
最後結束時才在會議記錄上簽名的，那就要敬慎戒懼、認真專注，謹言慎行。。這種會，就算你低調到躲在桌子底下，子彈還是會莫名其妙打到你

再來，說一個30年前，我在學校就學過的一個規矩：
1.每次會議第一個議題，就是之前歷次決議未完成的，追蹤結果，專案列管的，提報進度
2.會議中有結論就列入追蹤事項，沒結論就指定負責單位、負責人，限期完成溝通、協調、研究，並專案列管到有結論為止
3.會議結束前最後流程就是審閱會議記錄，都沒問題了當場打印，然後出席人員簽字畫押
－重點就在會議記錄！－
開完會，再有問題的部門，柔性的就自己去到處求爺爺告奶奶協調修正，剛性的就附上懲罰令再申請重議
30年來，走過幾個產業十幾家企業，無論是公司內部會議，還是跟客戶、供應商會談協商，甚至跟地方政府開協調會，都是這樣，
連集團跨多國據點的視訊會議也不例外。
當場簽字畫押的會議記錄是有效憑證，事後反悔是要承擔非常大責任的

所謂{議而不決}、{決而不行}大概就是你現在的困境
但！公司的內耗，是你的責任嗎？
看來不是啊，所以--
如果經營管理者不堅持會議管理，那會議就是浪費時間，其他人再怎麼努力都是枉然。
如果背黑鍋的就是你一個人，那麼
有能力，又有理想，就推動改善會議文化，
沒能力，或沒心承擔，就換個環境吧，
畢竟年輕的時候，不需要把大好的青春浪費在陰暗鬥爭權謀傾軋之中