跨部門合作，該怎麼有效讓對方發表看法?

你好：

從文中看來，同事不是沒有看法，而是在會後已決議才發表看法。
建議發會議通知時更明確說明討論議題，直接載明哪些單位須預先準備哪些資料。另可一併口頭溝通向相關單位確認對資料準備與討論的議題是否不清楚，請他們先提出來。

倘若會議通知已經很明確，開會時還缺資料請直接向該單位說清楚(也是表達重視會議的一種方式，不能都無所謂、沒關係)。

跨部門會議難免遇到不是自己單位者，以為只是去旁聽插花，可能臨時被主管派來，覺得事不關己，對會議沒重視也沒事先準備者。

既然貴單位是召集主持會議者，你若是主要決策者，就要主動維持會議效率，若不是，請讓主管知道；若是專案leader也是要為推行專案留意會議品質與效率。

可透過會議記錄向主管彙報哪個單位來開會總是妨礙效率，你會透過甚麼方式解決，徵求主管同意也可跟對方說明會議效率的重要，請對方理解。

承上，
文中提到"但這位跨部門的同事也沒出面說明"，看是找對方談談，請對方說明，例如：可向表達會議前已口頭詢問、會議通知，並在會議上再三確認是否還有意見，關心為何事後才表達？並提醒這樣會影響會議成效.....等(從事情的層面說明)。

搞不好，會後他回部門呈報，主管希望調整，有些人跟單位主管不合拍，不會先進行詢問主管期待，只會推說：是我主管要改的。
但部門主管管理風格他最清楚，這時可建議他在開會前請他先詢問過主管意見(這也是會議前的準備之一)。

找對方談談前可先跟自己單位主管說明並取得共識；亦可詢問自己單位主管是否告知對方主管，提醒了解該同仁參加跨部門會議的狀況，讓窗口正視會議。畢竟事後希望調整或變化若還要多花時間投入，主管知道嗎？對方開會狀態對方主管知道嗎？

文中提到"變成大家來說我們部門一變再變"。一般不太會有人想當影響進度、成效的阻礙手，從開會效率、品質與推行專案進度、效率方面思考溝通。

希望以上資訊有幫助到你，祝福你。

您好，

"會議上都不表達個人意見，但會後就很多意見跟看法，希望我們可以挑整或是變化..."，這已經犯了開會的大忌了，代表會議無效、成員不尊重決議，等於是浪費時間。

要避免這種狀況，您可以嘗試：
1. 開會前就要發出會議通知，列出開會議案。目的是讓與會者提前思考。
2. 開會時主席要鼓勵大家勇於發言，就算意見不同也沒有關係。
3. 主席要針對不同的意見做出最佳決策。
4. 會議結束後，發出會議記錄，以及追蹤事項。決議不允許任意變更。

主席的角色扮演非常重要，也許是專案負責人，也許是團隊最高主管，必須被賦予相當的權力，當然他也必須為此案負責。

會議記錄者也是關鍵，要記錄最後的的決議，以及追蹤事項，名列各項工作的擔當人員。

這樣的方式，就能避免您遇到的困擾。

以上意見提供參考。