匿名10/9 3:41
精密儀器及醫療器材相關業業務銷售26-30歲

不曉得自己的職涯發展,是否努力對方向

您好,我畢業於私立大學外文系,畢業後長達6年在做國小英文代理老師,因為非常不穩定,後來目標想當國外業務,所以先轉職從國外業助理做起,目前已作了助理三年,但是,我發現 不管我多努力,總會忘記一些細節及事情,因為國外業務助理的細節很多,我每天上班都很緊張,怕自己忘記了哪個細節,我也用筆記本MEMO紙記起來,但細節真的太多了就是會忘,我目前在思考,自已做了三年的國外業務助理,若還是這樣表現不好,我是否該放棄不要再往國外業務這個方向努力,我怕自己努力錯方向浪費了時間...我不知道我應該做甚麼工作...往哪裡發展作規劃...我今年已經30歲了 想請問您有甚麼意見想法 謝謝~

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吳振興 Jeff 10/9 4:53
中華紙漿股份有限公司 主任

您好,經了解過您的問題後,給予幾點建議如下。

① 我發現 不管我多努力,總會忘記一些細節及事情,因為國外業務助理的細節很多,我每天上班都很緊張,怕自己忘記了哪個細節,我也用筆記本MEMO紙記起來,但細節真的太多了就是會忘
✍🏻 看到您的描述,也想起自己以前的慘痛經歷,因為由工程師接任產線主管時,瞬間要去注意的項目突然暴增,造成很常因為工作漏掉細節或作業項目,每天被事情追者跑,更別說被長官責罵。當然那時候也有透過筆記本紀錄,但就算筆記本內記到滿滿的,卻發覺最後連筆記本在記什麼都看不懂,問題還是存在。

② 自已做了三年的國外業務助理,若還是這樣表現不好,我是否該放棄不要再往國外業務這個方向努力
✍🏻 因為我跟您是不同的職位,卻遇到類似的問題,所以您應該要解決的不是轉換到其他的方向,而是像我一樣,先想看看如何去改善,以下列出自己的做法如下。

1. 【當手邊事情越多時,越要冷靜下來,先整理出要做的項目有哪些】
✍🏻 大家都曾經學過,工作時首先要注意輕重緩急,但當我們開始緊張的時候,往往想到什麼就先做什麼,反而就犯了這個毛病,所以當您開始因為事情多而緊張時,反而先準備一張紙或筆記本,坐下來冷靜個1~2分鐘,然後把自己目前該做的項目一條一條的列出來,做成【工作待辦清單】,並且排列出執行優先順序,或是有哪些項目可以合併處理的,才能夠有效去解少處理時間。

2. 【因為細節多容易忘,那就更不能夠只用腦袋去記】
✍🏻 而如同您所提到的,工作項目細節很多,常常怕自己忘記了哪個細節,這時會建議您先準備出一些【特定工作的流程步驟細節】,然後搭配前一點提到的,在列出【工作待辦清單】後,開始比對MEMO資料,把一些容易漏掉的部分在【工作待辦清單】中進行補充,也能夠提醒自己避免漏掉。

✍🏻 但如果您在執行後發現,目前的【特定工作的流程步驟細節】寫得不夠詳細,那就一定要進行追加更新,才能避免犯同樣的問題

3. 【完成一個項目後,停下來回想是否有遺漏的部分】
✍🏻 當您完成一個【工作待辦清單】後,先不要急著去做下一個項目,花3~5分鐘停下來回想一下有沒有漏掉的細節,又或是做錯的可能,然後再開始下一個動作,避免到下一個項目時才想起有漏掉,這樣會把時間拉得更長。

4. 【當今天結束時,做今天一整天工作的確認,並且預排明天的工作】
✍🏻 好不容易撐到下班,這時候不要馬上就鬆懈了,因為就算是用上述的方式,還是可能會因為事情太多而有疏漏,所以要拿著今天的【工作待辦清單】,逐一檢查有沒有需要改善的,同時您也可以建立自己的【工作行事曆】,把要做的項目預先進行編列,雖然初期執行起來會很痛苦,但只要習慣做法後,就能夠快速改善【容易忘記】的問題,讓您工作起來更為順利。

③ 而關於如何晉身一留工作者,其實【104 職場力】已經有貼心的整理相關的重點資料,讓有相同問題的夥伴們,可以有更進一步的了解及改善,所以也會建議您參考以下的文章內容,可以讓您在有更明確的準備方向。
【104 職場力】:📌 https://blog.104.com.tw/to-do-list-formula-abstract/

👍🏻 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。

👍🏻 如果您在職涯診所中有得到想要的幫助,也希望您能把這份感激,轉為幫助身旁需要的朋友們,共同建立起職場【∞ 善的循環】。

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匿名原發問者10/10 2:29

謝謝~我會試試看的!

Felix Lee10/9 3:55
某外商 PM

1. 業助是後勤,可以當做成為業務的跳板,有了後端業助的經驗,以後做了前端的業務,會比較好跟後端做溝通,後端經驗不需要做到90分,70~75分有所掌握,就能跳前端了,廚師也是從廚助切菜做起,但也不一定所有的廚師,在備料上比廚助優異。
2. 妳該擔心的事,不是自己有沒有準備好,而是有沒有機會轉為業務,這間公司不給妳轉業務,外面看妳是助理,也不給妳機會,那就會一直困在業助的工作,人各有志,有人就想一輩子做業助,有人會希望在職涯上有所突破,都是自己的決定。
3. 業助三年經驗夠了啦(1年就夠了!),趕快問有沒有內轉機會,沒有就快點對外投履歷,記得不管是內轉還是外投,都要說出,為什麼妳覺得,業助的經驗可以勝任業務工作?面試要考前猜題,不然被問得一問三不知,就是浪費彼此的時間呢。

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匿名原發問者10/10 2:32

謝謝您~因為現在是國外業務助理的身分~我目前是想要找其他公司業務的工作....但一切是否要從頭學起(就算我有過國外業助的經驗) 而且因為我現在當業助基本上只做到40分......

Felix Lee10/10 3:47
某外商 PM

當業務就是從頭學起,會切菜的廚助,還是不會炒菜抓火侯,調配醬汁,妳不要再做業助了,對職涯無助益,不需要劃地自限呢。

Jeff Hung10/9 7:07
104 職涯診所 Giver

您好,
我建議您不要做其他的想法,因為英文代課老師不喜歡不穩定,那現在有經驗的就是業務這一塊,何況當了三年的業務助理,應該要提升自己成為真正的業務了(這又是一塊不同方向的專業),如果能內轉就要自告奮勇地往業務這一塊去發展,否則也要騎驢找馬繼續往業務之路邁進,重點要建立自己的專業跟經驗的累積,以後職涯發展才會順遂。

其他的都是細節的部分,怎麼樣把細節做得更好,做得更紥實,其實就是一回生二回熟,我們也都是這樣過來的。

至於有關職涯發展規劃,我有寫了兩篇案例供參考,連結如下:
1. 👉👉 https://giver.104.com.tw/question/db35442c-c286-49cb-9a13-8863d9ecdd93?active=copyshare

2. 👉👉 https://giver.104.com.tw/question/7c0848b8-3ad3-467b-89a1-a8c249e5dccd?active=copyshare

以上分享,加油💪!

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匿名原發問者10/10 2:35

好的~所以往國外業務方向發展 我現在做的努力是對的吧..

Jeff Hung10/10 3:48
104 職涯診所 Giver

是的~

葉森華10/9 13:14
美商 National Starch Chemicals 台灣總經理 大陸總經理

這位年輕朋友, 您想做國外業務, 所以從業務助理開始做起, 這種規劃很好。 現在業務助理也做了3年了, 再做下去就浪費光陰啦。 您可以勇敢地提出您想當業務的意願, 若這家公司沒有機會, 我建議您用這3年業務助理的經驗, 去申請別家公司業務人員的工作。 您現在這家公司的產業別是精密儀器與醫療器材,硬梆梆的, 比較適合男性。 不知您是男性還是女性, 若是女性, 我建議您找較適合女性賣的產品, 例如婦幼產品 (紙尿褲 衛生棉之類的)或化妝保養品等等, 您比較能得心應手。 當然如何成為一個傑出的銷售人員, 還有很多要學習。 如果您真的想學, 我可以教您, 或者, 您也可以邊做邊學。 只要有心, 您一定可以成功。 祝福您!

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匿名原發問者10/10 2:36

謝謝您~想請問若換產業的話,我是應該從國外業助做起,還是直接找國外業務的工作呢?

葉森華10/14 11:56
美商 National Starch Chemicals 台灣總經理 大陸總經理

建議您直接挑戰業務, 別再做助理了。 您已做了三年, 夠了。 要對自己有信心哦! 加油!

張精言10/9 14:00
104 職涯診所 Giver

1. 大學外文系,6年在做國小英文代理老師,後來目標想當國外業務,所以先轉職從國外業助理做起,目前已作了助理三年,不管我多努力,總會忘記一些細節及事情,因為國外業務助理的細節很多,我每天上班都很緊張。
2. 外文系,國外業助理三年,目標國外業務,方向是對的,只是方法、流程還不熟悉,侵蝕了自信心,讓作業在軌道上,信心就自然回覆。
3. 工作中建立To do List,明天要做的工作項目,今日下班前表列完成,明天完成一項打勾一項,每天完成,養成今日事今日畢。將List詳細表列,進入流程細部,久了,細節真的太多了就是會忘,細節就會完整的記錄在流程細部中。
4. 每月月底建立下個月To do List,每週五下班前建立下週To do List,每天下班前建立明天To do List,然後今日事今日畢,再一年,您對工作的自信心,自然展現。
5. 祝福您。

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匿名原發問者10/10 2:38

請問若方法跟流程若不太熟悉 可以用甚麼方式加強呢?

Jim Liu10/9 20:57
半導體企管公司 資深台勞 大學業界老師 產業顧問

您的問題是基本的日常管理。
您有記筆記,建議要把零零散散的片段訊息,整理成有系統脈絡的筆記,會讓自己調理更清楚。
舉例言,我以前當生產線主管,經常要寫SOP或是訓練教材,把瑣碎事情交辦,在梳理事情的過程,會更清楚過程,建議您試試看,假設您要帶個新人,寫個訓練教材給新人follow。

我們在工廠每天瑣碎的事很多,遺漏開會就被修理,工廠管理最常就是"當眾羞辱法",被罵幾次就不敢犯同樣錯誤一定會銘記在心。
自己會整理一個check list,每個班十二小時,每個小時要check哪些項目,熟練後會變你的習慣。您可以根據您的工作內容和特性整理出一個,maybe by weekly or monthly。

業務經驗是可逐漸累積的,代課老師合約沒有就沒有,又少子化嚴重。
年紀的確是一個關鍵,您有意識到了。

熟練與否也是很關鍵,但是做三年了,似乎應該要很熟練進入狀況。
除語言優勢,建議您要充實業務專業知識,比如常用專有名詞,現在網路非常方便。

是否還有其他事情讓您無法專心? 比如家人或小孩要照顧,都會讓人分心的。

可以多請教辦公室的前輩或主管,有貴人指點很重要,
畢竟我們是外人有些狀況不是這麼清楚。

萬一實在還是很挫折想轉職,我前面兩周內有寫兩篇給語言專業朋友的建議,可參考。
辛苦了,加油囉,會逐漸變好的。

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陳妍靜10/10 2:41
育林國小 英文老師

我目前是比較專注於在工作上,其他都放較少心>< 但是真的就是一職覺得非常挫折 在工作上毫無成就感 覺得當了3年的國外業務助理 也都一直把心思放於工作 現在卻才做到40 50分 會覺得是不是到底自己有甚麼問題?

Jim Liu10/10 14:23
半導體企管公司 資深台勞 大學業界老師 產業顧問

在有限的資訊上,我是有點懷疑是您有語言能力,但是業務的專業知識不足,所以會有點吃力。

想解決問題要先了解狀況,您是否願意列幾個您工作常碰到的問題,依照嚴重性排序下來,我們一起討論看如何能做改善?

陳妍靜10/16 4:28
育林國小 英文老師

謝謝您>< 其實以下是我目前遇到的狀況:
1. 回復英文信件時,很吃力,另外,對客人的回信常理解錯誤(這最嚴重)
2. 時常忘記每個訂單狀況的交期狀況
3. 對主管交辦事項有時也會理解錯誤
4. 交期DELAY忘記提醒客人
5. 對公司需要製作的表單很不熟(EXCEL不好)
6. 跟船務合作的很不好
7. 處理每件事情時常忘記細節(就算有MEMO起來)
8. 無法將每件事情連貫,很像機器人,業務說甚麼我就做甚麼
9.事情常花很多時間處理(回英文信一封可能要半小時多)
以上這些讓我覺得我是不是努力錯方向….

張精言10/10 3:23
104 職涯診所 Giver

請問若方法跟流程若不太熟悉 可以用甚麼方式加強呢。
Ans: 每項業務助理的工作,建立一頁的流程,例:美國A客戶B品項訂單作業流程,從客戶A接頭人員,提供產品B規格資訊,解答客戶A問題;送樣測試,測試結果問題,測試問題答覆;提供報價採購條件,客戶小量訂單,確認價格數量品質,安排小量出貨,處理系統出貨,安排報關運輸保險,對方報關運輸保險,小量產品到廠,數量品質檢驗,提問品質問題,協調品管廠內留樣品質再檢測,回覆客戶品質問題;客戶將品項B上線作業,客戶A提問製程產生問題,協調研發製程解答客戶製程問題;產品通過線上作頁,客戶A匯款結案,通知財務訂單編號完成。
只要觀念清處知道客戶A品項B案目前進度到哪,再專注那個進度的流程細項,久了胸有成竹,細節就不會遺忘。

Cipher10/19 11:24
華泰電子股份有限公司 人力資源資深管理師

Hi,
已經有很多前輩回答你了。我這邊就短短地提供一些觀點。
看起來你並不是不適合擔任助理,只是需要盤整自己的工作方式。不知道你有否嘗試過為自己任務,整理SOP呢?便條紙記得多不一定有幫助,要記得有結構,並且能夠供自己下一次運用,才有事半功倍之效。
所以還不用太快放棄這個職務的可能性,先從讓自己的工作便容易開始吧。

匿名原發問者14 小時前

好的謝謝你><

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