匿名2021/10/9
業務銷售26-30歲

不曉得自己的職涯發展,是否努力對方向

您好,我畢業於私立大學外文系,畢業後長達6年在做國小英文代理老師,因為非常不穩定,後來目標想當國外業務,所以先轉職從國外業助理做起,目前已作了助理三年,但是,我發現 不管我多努力,總會忘記一些細節及事情,因為國外業務助理的細節很多,我每天上班都很緊張,怕自己忘記了哪個細節,我也用筆記本MEMO紙記起來,但細節真的太多了就是會忘,我目前在思考,自已做了三年的國外業務助理,若還是這樣表現不好,我是否該放棄不要再往國外業務這個方向努力,我怕自己努力錯方向浪費了時間...我不知道我應該做甚麼工作...往哪裡發展作規劃...我今年已經30歲了 想請問您有甚麼意見想法 謝謝~

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吳振興 Jeff

任職於科技業外商及製造業15年資深主管 職涯解題師2021/10/9

您好,經了解過您的問題後,給予幾點建議如下。

① 我發現 不管我多努力,總會忘記一些細節及事情,因為國外業務助理的細節很多,我每天上班都很緊張,怕自己忘記了哪個細節,我也用筆記本MEMO紙記起來,但細節真的太多了就是會忘
✍🏻 看到您的描述,也想起自己以前的慘痛經歷,因為由工程師接任產線主管時,瞬間要去注意的項目突然暴增,造成很常因為工作漏掉細節或作業項目,每天被事情追者跑,更別說被長官責罵。當然那時候也有透過筆記本紀錄,但就算筆記本內記到滿滿的,卻發覺最後連筆記本在記什麼都看不懂,問題還是存在。

② 自已做了三年的國外業務助理,若還是這樣表現不好,我是否該放棄不要再往國外業務這個方向努力
✍🏻 因為我跟您是不同的職位,卻遇到類似的問題,所以您應該要解決的不是轉換到其他的方向,而是像我一樣,先想看看如何去改善,以下列出自己的做法如下。

1. 【當手邊事情越多時,越要冷靜下來,先整理出要做的項目有哪些】
✍🏻 大家都曾經學過,工作時首先要注意輕重緩急,但當我們開始緊張的時候,往往想到什麼就先做什麼,反而就犯了這個毛病,所以當您開始因為事情多而緊張時,反而先準備一張紙或筆記本,坐下來冷靜個1~2分鐘,然後把自己目前該做的項目一條一條的列出來,做成【工作待辦清單】,並且排列出執行優先順序,或是有哪些項目可以合併處理的,才能夠有效去解少處理時間。

2. 【因為細節多容易忘,那就更不能夠只用腦袋去記】
✍🏻 而如同您所提到的,工作項目細節很多,常常怕自己忘記了哪個細節,這時會建議您先準備出一些【特定工作的流程步驟細節】,然後搭配前一點提到的,在列出【工作待辦清單】後,開始比對MEMO資料,把一些容易漏掉的部分在【工作待辦清單】中進行補充,也能夠提醒自己避免漏掉。

✍🏻 但如果您在執行後發現,目前的【特定工作的流程步驟細節】寫得不夠詳細,那就一定要進行追加更新,才能避免犯同樣的問題

3. 【完成一個項目後,停下來回想是否有遺漏的部分】
✍🏻 當您完成一個【工作待辦清單】後,先不要急著去做下一個項目,花3~5分鐘停下來回想一下有沒有漏掉的細節,又或是做錯的可能,然後再開始下一個動作,避免到下一個項目時才想起有漏掉,這樣會把時間拉得更長。

4. 【當今天結束時,做今天一整天工作的確認,並且預排明天的工作】
✍🏻 好不容易撐到下班,這時候不要馬上就鬆懈了,因為就算是用上述的方式,還是可能會因為事情太多而有疏漏,所以要拿著今天的【工作待辦清單】,逐一檢查有沒有需要改善的,同時您也可以建立自己的【工作行事曆】,把要做的項目預先進行編列,雖然初期執行起來會很痛苦,但只要習慣做法後,就能夠快速改善【容易忘記】的問題,讓您工作起來更為順利。

③ 而關於如何晉身一留工作者,其實【104 職場力】已經有貼心的整理相關的重點資料,讓有相同問題的夥伴們,可以有更進一步的了解及改善,所以也會建議您參考以下的文章內容,可以讓您在有更明確的準備方向。
【104 職場力】:📌 https://blog.104.com.tw/to-do-list-formula-abstract/

👍🏻 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。

👍🏻 如果您在職涯診所中有得到想要的幫助,也希望您能把這份感激,轉為幫助身旁需要的朋友們,共同建立起職場【∞ 善的循環】。

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Jeff Hung

104 職涯診所 Giver 2021/10/9

您好,
我建議您不要做其他的想法,因為英文代課老師不喜歡不穩定,那現在有經驗的就是業務這一塊,何況當了三年的業務助理,應該要提升自己成為真正的業務了(這又是一塊不同方向的專業),如果能內轉就要自告奮勇地往業務這一塊去發展,否則也要騎驢找馬繼續往業務之路邁進,重點要建立自己的專業跟經驗的累積,以後職涯發展才會順遂。

其他的都是細節的部分,怎麼樣把細節做得更好,做得更紥實,其實就是一回生二回熟,我們也都是這樣過來的。

至於有關職涯發展規劃,我有寫了兩篇案例供參考,連結如下:
1. 👉👉 https://giver.104.com.tw/question/db35442c-c286-49cb-9a13-8863d9ecdd93?active=copyshare

2. 👉👉 https://giver.104.com.tw/question/7c0848b8-3ad3-467b-89a1-a8c249e5dccd?active=copyshare

以上分享,加油💪!

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葉森華

美商 National Starch Chemicals 台灣總經理 大陸總經理2021/10/9

這位年輕朋友, 您想做國外業務, 所以從業務助理開始做起, 這種規劃很好。 現在業務助理也做了3年了, 再做下去就浪費光陰啦。 您可以勇敢地提出您想當業務的意願, 若這家公司沒有機會, 我建議您用這3年業務助理的經驗, 去申請別家公司業務人員的工作。 您現在這家公司的產業別是精密儀器與醫療器材,硬梆梆的, 比較適合男性。 不知您是男性還是女性, 若是女性, 我建議您找較適合女性賣的產品, 例如婦幼產品 (紙尿褲 衛生棉之類的)或化妝保養品等等, 您比較能得心應手。 當然如何成為一個傑出的銷售人員, 還有很多要學習。 如果您真的想學, 我可以教您, 或者, 您也可以邊做邊學。 只要有心, 您一定可以成功。 祝福您!

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張精言

104 職涯診所 Giver2021/10/9

1. 大學外文系,6年在做國小英文代理老師,後來目標想當國外業務,所以先轉職從國外業助理做起,目前已作了助理三年,不管我多努力,總會忘記一些細節及事情,因為國外業務助理的細節很多,我每天上班都很緊張。
2. 外文系,國外業助理三年,目標國外業務,方向是對的,只是方法、流程還不熟悉,侵蝕了自信心,讓作業在軌道上,信心就自然回覆。
3. 工作中建立To do List,明天要做的工作項目,今日下班前表列完成,明天完成一項打勾一項,每天完成,養成今日事今日畢。將List詳細表列,進入流程細部,久了,細節真的太多了就是會忘,細節就會完整的記錄在流程細部中。
4. 每月月底建立下個月To do List,每週五下班前建立下週To do List,每天下班前建立明天To do List,然後今日事今日畢,再一年,您對工作的自信心,自然展現。
5. 祝福您。

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Jim Liu

吉姆半導體企管公司 資深台勞 大學業界老師 產業顧問 2021/10/10

您的問題是基本的日常管理。
您有記筆記,建議要把零零散散的片段訊息,整理成有系統脈絡的筆記,會讓自己調理更清楚。
舉例言,我以前當生產線主管,經常要寫SOP或是訓練教材,把瑣碎事情交辦,在梳理事情的過程,會更清楚過程,建議您試試看,假設您要帶個新人,寫個訓練教材給新人follow。

我們在工廠每天瑣碎的事很多,遺漏開會就被修理,工廠管理最常就是"當眾羞辱法",被罵幾次就不敢犯同樣錯誤一定會銘記在心。
自己會整理一個check list,每個班十二小時,每個小時要check哪些項目,熟練後會變你的習慣。您可以根據您的工作內容和特性整理出一個,maybe by weekly or monthly。

業務經驗是可逐漸累積的,代課老師合約沒有就沒有,又少子化嚴重。
年紀的確是一個關鍵,您有意識到了。

熟練與否也是很關鍵,但是做三年了,似乎應該要很熟練進入狀況。
除語言優勢,建議您要充實業務專業知識,比如常用專有名詞,現在網路非常方便。

是否還有其他事情讓您無法專心? 比如家人或小孩要照顧,都會讓人分心的。

可以多請教辦公室的前輩或主管,有貴人指點很重要,
畢竟我們是外人有些狀況不是這麼清楚。

萬一實在還是很挫折想轉職,我前面兩周內有寫兩篇給語言專業朋友的建議,可參考。
辛苦了,加油囉,會逐漸變好的。

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張精言

104 職涯診所 Giver2021/10/10

請問若方法跟流程若不太熟悉 可以用甚麼方式加強呢。
Ans: 每項業務助理的工作,建立一頁的流程,例:美國A客戶B品項訂單作業流程,從客戶A接頭人員,提供產品B規格資訊,解答客戶A問題;送樣測試,測試結果問題,測試問題答覆;提供報價採購條件,客戶小量訂單,確認價格數量品質,安排小量出貨,處理系統出貨,安排報關運輸保險,對方報關運輸保險,小量產品到廠,數量品質檢驗,提問品質問題,協調品管廠內留樣品質再檢測,回覆客戶品質問題;客戶將品項B上線作業,客戶A提問製程產生問題,協調研發製程解答客戶製程問題;產品通過線上作頁,客戶A匯款結案,通知財務訂單編號完成。
只要觀念清處知道客戶A品項B案目前進度到哪,再專注那個進度的流程細項,久了胸有成竹,細節就不會遺忘。

Cipher

華泰電子股份有限公司 人力資源資深管理師2021/10/19

Hi,
已經有很多前輩回答你了。我這邊就短短地提供一些觀點。
看起來你並不是不適合擔任助理,只是需要盤整自己的工作方式。不知道你有否嘗試過為自己任務,整理SOP呢?便條紙記得多不一定有幫助,要記得有結構,並且能夠供自己下一次運用,才有事半功倍之效。
所以還不用太快放棄這個職務的可能性,先從讓自己的工作便容易開始吧。

好的謝謝你><

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