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匿名2020/7/30
旅館業旅遊休閒26-30歲

想成為高階主管秘書的方法

我想從事高階主管秘書,類似總經理or董事長特助職缺,請問履歷該如何撰寫?以及需要必備什麼能力呢?

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簡睿志2020/7/30
沃特科技 總經理特助暨業務經理

您好
我擔任多年老闆特助與秘書,分享一些資訊作為參考。

一、職場爬出泥沼戰的最佳晉階途徑:特助與秘書
但秘書或特助是有分等級與類型的,大概分為以下:

特助一般分成:決策型、執行型
秘書通常分成:效率型、業務型、應酬型

至於秘書跟特助在名稱上有什麼差異? 其實沒有,單純看老闆喜歡怎麼稱呼,像我曾擔任過「執行秘書」也當過「機要特助」,完全看老闆喜歡如何稱你,給你什麼抬頭,名片就會印什麼。

總歸一句,就是幫老闆處理交辦的事項!

二、特別助理的特別就是在於「工作完全沒有固定的業務範圍」
職稱看起來光鮮亮麗,但其實..這樣的職務充滿挑戰與機動性,講更直接,就我認識知道包括自己,擔任過老闆特助秘書的,都幾乎是責任制了...想安穩上下班的,這職務其實不太符合...

三、格局
特助秘書這個職務,擔任的等級越高,負責的事務越困難,甚至擔任到幕僚長,就會是一個既年輕,又有這個年紀絕沒有的某一種「程度」者。
這程度,讓老闆覺得,你可以聽懂老闆
甚至指引老闆、老闆的公司、老闆的事業。
換句話說,老闆正在尋找的「那個人」,是一個聽得懂他的人。
這程度,叫做「格局」

四、職務特色,通才中的專才
特助秘書,等級通常以能力以及功能大概分成最基礎第一線,像是有的僅能處理文書資料,接聽電話,會議紀錄...等,較瑣碎的,或是處理上一級特助秘書交辦的作業。

隨著資歷能力成果等...慢慢往上爬

舉個我的例子,某任老闆養了一個幕僚團,都是特助秘書,但是負責的工作不一樣。

像我擔任幕僚長,負責管理這一群特助秘書,裡面有司機,負責公關發言的,負責老闆行程的(沒錯,單純管行程)...等分類

然後我主要負責整個公司營運作業,幫老闆追各單位的狀況,然後隨時抽查或是到該單位去做改善調整,然後接老闆的球,例如公司要推ISO,擔任ISO代表去推動驗證,或是新事業的投資評估.....

那什麼是通才中的專才呢,簡單說,擔任越高等的特助秘書,越是跟在老闆身邊做事,老闆問什麼,老闆不知道什麼,轉頭幾乎問的第一個人就是擔任特助的你

很多事都必須知道,要去了解,掌握市場趨勢,要懂財務量化管理帶人...等非常多技能,都是需要花很多時間去培養學習。那專才就是在某一個領域特別的了解。

舉我的例子來說,通才方面是靠自己大量吸收資訊知識,內化,何時會用到不知道,但有時候老闆轉頭一問,或是會議上突然有一個問題,你自然會從腦中挖到該相關資訊,立即現場就可以活用

專才部份,我在營運管理改善(挑毛病,優化),組織制度建立、人資等為較為深入研究。所以當老闆要挑選面試高階主管時,HR第一關處理後,二次面試都須經過我這一關,最後老闆面試時,我就在旁提點老闆...

五、三近三遠
擔任過幾位老闆的特助,多年的經驗,就是三近三遠
【1】近思想,遠圈子
【2】近目標,遠身邊
【3】近能力,遠是非

六、結論
當特助的四大條件:忠誠度高、身段柔軟、高效益、通才
當特助的四大態度:守口如瓶、情緒管理、察言觀色、保持彈性

至於履歷表該如何寫,基本上就是突顯自己的特色,因為不同產業、不同老闆、不同公司文化的特助,在挑選上都有他的特殊點

最重要的是,除以上基本能力條件之外,你跟老闆合不合這是最重要的,有時候不是你不好,你很優秀,只是老闆看你怎麼看都覺得不合胃口,因為你站出去要代表他,你站他旁邊或身後,你要像他,如果不像,那再優秀,他也不會挑你。

因為回到最前面,老闆要找一位最懂他,聽得懂他的話的人!

以上提供參考,希望有幫助,有任何問題都可以交流討論,祝福你可以有機會踏上特助之路,充滿刺激挑戰的生活,加油!

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匿名原發問者2020/8/1

滿多朋友說我算是通才,但不是通才中的專才,這部分我有在努力,看到您的訊息後發現我應該選擇的是"特助"性質的工作,同時我也有細心的一面打理老闆的需要與喜好,我想這應該也是特助的工作內容之一。

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李文裕Hiro2020/7/30
104人力銀行 日商獵才顧問

您好,您想要的秘書職缺很殘酷,顏值是門檻,會其他的能力都是加分。言盡於此,以上供您參考,謝謝🙏

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楊基寬2020/8/1
104資訊科技 董事長

這位朋友您好,祕書和特助的工作內容差異很大,前面簡先生的回答很專業,因為您有指名我來回答,如果還需要我補充與祕書或特助的親身共事經驗,我可以先請教您,1、您是想從事祕書或特助? 2.您對祕書或特助的職務說明是什麼?3.您為什麼想從事祕書或特助?

在您回答後,我再來分享一位老闆心目中稱職的祕書或特助的様子,及履歷表可以怎樣寫好嗎?

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匿名原發問者2020/8/1

您好,我想從事"特助"的職位,對於特助的了解如下:
1.協助老闆指點給予一些建議,讓老闆可以多方考慮。
2.執行老闆的想法與指示。
3.綜理各部門的協調與執行。
4.協助各部門行政工作。

我今年27歲,希望能在老闆身邊做事情,同時也學會做人,我都會了解老闆的個性與喜好,細心完成每一個項目,我有細心仔細的一面,想讓自己生命更加豐富。

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楊基寬2020/10/17
104資訊科技 董事長

「有實戰領導力的人幹什麼角色都可以」

讓我以自己當例子,我只有兩種情形會運用「特助」:
1.在不確定一位新聘的高階主管能否證明自己的領導力前,我會先用「特助」來安排任務,而不是直接安排到預定單位去上任,以便為人選爭取一段時間,讓他能先用執行專案的方式, 讓曰後要帶領的單位從旁看見人選的實力。

我這樣做的考量是想避免預定單位的同仁質疑:他憑什麼空降來當我們的主管!而是讓人選在證明自己的實力後,由大家主動爭取他來當他們的主管。

2.第二種情形是當公司要發展新事業,而公司內剛好沒有具俻該專業的開路先鋒時,我也會先用「特助」來聘用合適的人選,若人選能將新事業驗證成功,我們就會正式成一個新事業單位,並讓人選名正言順當主管, 若驗證失敗,就會中止計劃,人選也可能中止。

這樣做的原因是,由董事長室發動的專案可以確保相關單位對該人選所進行的專案給予應有的支援。

因此,我開出的「特助」求才條件會有一個要求:人選必須具有領導過特定人數的實際成功經驗。

所以假設我剛好是你應徵「特助」的那家公司的老闆,我希望能在你的履歷上看到你怎麼描述過去那段成功的領導經驗,以及你看到我們公司有什麼地方是你能改變的。

最後,我會建議你在成為「特助」前,能讓自己先具備成功的實戰領導經驗,因為有實戰領導力的人幹什麼角色都可以,沒有實戰領導力的「特助」恐怕沒有員工會理你。祝你順利。

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匿名原發問者2020/8/1

哇這樣我沒經驗呢..只能選擇秘書了...

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