公司因廠商作業流程合約違約問題

我目前在a公司是總公司的分公司，任職剛滿三個月，我們公司主要是承包公家單位案子，目前有個項目是需要佈置場地，是需要外包裝修廠商，這份案子是由我接手承辦，但因為公司剛上市櫃，一些合約都有變更，今年交付廠商訂金就要多加兩條要廠商提供公司事項卡跟保證票，總公司也沒有一個完整sop說明這項改動，這家合作廠商雖然是前輩合作多年，但問題滿多，本來已經提前半個月跟他們業務確定交期，結果還是拖了一兩天才給設計圖，因此我只能先交一份沒有設計圖企劃書先跑流程，但這份案子企劃書公司有在合約跟機關答應僅能修改兩次，第二次廠商又因為設計圖上燈飾原材料卡海關又在做修正，修改企劃書已經達兩次，依合約不能在做修改不然就是違約，但上周廠商又告知他們無法提供公司登記事項卡，依合約我們公司無法交付訂金給他，這樣施工就無法進行，有詢問總公司財務長，給了兩個方案不過都是要廠商那邊同意，廠商現在怕拿不到訂金遲遲不給答覆，第一場佈置就在過年前夕已經剩不到一個月不知道該如何處理，也怕如果因此開天窗公司違約，會跟我要違約金，想詢問有沒有前輩有類似經驗，感謝！