匿名9/21 23:11
電腦軟體服務業21-25歲

如何提升會議紀錄效率及減少文件被退件?

目前擔任助理職約8個月,以下兩件事情困擾我許久。

1.如何提升製做會議記錄效率?
在開會過程中我會手寫摘要重點,後續整理成檔案提供,但是整理需要將近一倍的時間,才能寫完會議紀錄導致每次都額外加班處理會議紀錄。

集團的大老闆喜歡接近逐字稿格式的會議紀錄,令我感到困擾,想了解大家如何提升這方面的效率

2.文件簽核一直被退件
時常要送件主管的文件給上級簽核,雖然先前會盡量準備好要附上的文件,不過還是常常會被問倒或是被退件。

例如:產學合作案件,雖然已經有跟專案負責人詢問未來公司可獲取的利潤等等,但還是會被問自己沒有想到的問題,上級都不會詢問負責人員,都找助理,有點抓不太到上級要的方向,而且在這個過程中花費不少時間(約1-2小時)

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Peggy Hsieh9/22 3:19
外商科技業 專案管理

您好

1. 針對 會議記錄的效率 給您一點建議。

如果公司喜歡逐字稿, 所有討論都要逐一記錄, 除了練打字技術還真的沒有什麼太好的方法, 如果說 目標還是 清楚的紀錄 代辦事項跟結論, 那有些技巧可以試看看

a) 事先準備開會討論項目
把要討論事項跟相關的文件都整理好, 甚至提前半天或一天就寄出去, 這樣你的會議紀錄就完成4-5成了, 而且會議比較容易定調, 不會亂飛

b) 把討論事項的問題跟進展放在一起, 把紀錄按 [日期] [名字] [進度更新] 排上去, 只要這一點討論事項還沒結束, 就不要刪掉上一次的進度
<舉例>
--某某專案企劃的實行企劃
[9/17更新]
[peggy] 完成ABC, 需要EDF部門協助, 澄清XYZ, 目標在9/25完成
[eric] 完成abc, 卡在def, 待確認xyz, 中秋節過後10/1會有下一步進度
[9/10更新]
[peggy] 目標9/17要完成ABC項目, 提出ABC項目有1/2/3不同方向, 詳情請參閱附件, 會議決議執行方案3

這種做法會讓會議記錄看起來很有份(冗)量(長), 所有過往的劇情轉折都保留著, 你不需要每次在寫會議紀錄的時候重提過去的資訊, 而且誰跳票了也一目了然, 可以省下很多時間。

c) 請相關人員提供你細節
假設您每次的時間都在寫逐字稿, 然後要花很多時間搞清楚別人在講什麼東西, 最簡單就是請他寫給你, 他花5分鐘打3行字, 可以省下你15分鐘, 精準度也提高, 在會議中就直接講說, 可以請你把剛剛講的寄出來嗎? 會議記錄就寫 某某會在會後寄出相關資料。

2. 文件被退件的問題
如果上級跟主管/專案負責人沒有其它很好的溝通管道, 就只有送件的時候才在詢問, 應該是專案負責人/主管要自己送件, 感覺他們只是想逃避被上級質問, 找你出來擋箭, 要談1-2小時 你再回去轉述完全是浪費時間。
邏輯上, 應該要請他們自行送件, 機車一點, 就在老闆面前打電話給專案負責人, 請他自己跟老闆解釋, 或是問上級是不是直接安排會議討論。
實務上, 您可以帶一大堆便利貼, 把上級的問題跟要求改進項目逐條列下在文件旁邊, 請上級確認後把 文件+紙條 遞回去給送件人, 這樣你的角色就變成紀錄員, 你不需要"理解再轉述", 速度會快很多。

Jeff Hung9/22 8:54
104 職涯診所 Giver

您好,
有關於會議記錄的效率,除了用筆記快速記下會議的結果,然後再加以整理外,有時候我會用錄音的方式,尤其像英文,上海話的會議記錄,更需要先錄音,然後事後再比對會議記錄。
至於有關核核退件,最好的方法就是要全盤快速了解送件人對於整個事件的來龍去脈及吸收消化,這樣就不會容易被問倒,另外就是要整理成對特定案件的S O P,這樣就會有方法的一回生二回熟,以上分享,加油💪!

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匿名原發問者10/5 22:16

謝謝老師的回覆,每一場會議我都有用錄音的方式記錄,但是事後比對整理上耗時不少時間。

案件上的SOP部分謝謝老師給的方向,近期有嘗試著整理,並給自己memo提醒送件前要注意的事情!

Well9/22 10:25
某集團公司 專案負責人

1.現在應該有一些app,有把錄音轉文字的功能,可以多試試。
2.上級和負責人可能溝通不良,或不想溝通,所以才會出現這情形。有時上級會是想向您把關,有時就是故意要退件 ,這種的話可能要看案子,有些案子如果是有利於公司,那可以安排負責人和上級開會,如果是不利於公司,那只好配合上級演戲。

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匿名原發問者10/5 22:10

謝謝老師的回覆

1.有嘗試過google文件與雅婷逐字稿這兩個app但是使用起來效果不佳。

2.上級跟負責人雙方做事的想法上有差異,目前就是會配合兩邊做變動。

張精言9/22 13:26
104 職涯診所 Giver

1. 擔任助理職約8個月,以下兩件事情困擾我許久。開會過程中我會手寫摘要重點,後續整理成檔案提供,但是整理需要將近一倍的時間。時常要送件主管的文件給上級簽核,雖然先前會盡量準備好要附上的文件,不過還是常常會被問倒或是被退件。
2. 提升製做會議記錄效率,您目前的重點不在效率,而在精確精準的用文字複製會議精神。先求抓得住會議核心,至於效率,只要手寫摘要重點的程序,改為電腦快速打字記錄,後續整理速度自然加快。
3. 產學合作案件,您屬案件外圍人員,要送件主管的文件給上級簽核,常常會被問倒或是被退件,因為不熟,加強對案件的了解,等同執行計畫的一員,對案件有全盤了解,就不容易被問倒了。
4. 助理職約8個月,每天吸收一段知識,投入計畫執行流程,等產學合作案完成,您就有一個完整的案件觀念,再往更高難度的工作前進。
5. 祝福您。

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匿名原發問者10/5 22:13

謝謝老師的回覆。
1.有嘗試過電腦打字紀錄,但是在與會中有時我也要報告或是會被點到要回答問題,因此發現自己在會議中要用電腦打字紀錄的話有點難度。

2.後續在送件時會先思考主管可能會問那些問題,也有朝向先跟案子主辦人先了解內容再送件。

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