職場上怎麼做到快速接收資訊以及良好的時間管理？

想請教兩個問題：
1.我自認是一個學習速度不夠的人快 因此在職場上一直以來都很仰賴整理筆記並建立自己的sop以減少錯誤
然而在工作節奏較為快速的行業
沒有辦法慢慢整理筆記 或是把所有資訊都詳細記下來
以致資訊有時會有所遺漏 
 應該怎麼調整比較好呢？
只記重點?但如何分辨什麼才是重點?
2.各位在職場上是怎麼判斷 每一項工作應該安排多少時間完成呢？
以我先前待的獵頭為例
當時有非常多新的東西要學
比如研究工作內容(jd)
或是打電話給人選蒐集資料

我發現自己不太能掌握時間分配的理想比例
究竟分別要花多少時間比較有效率？
各位在自己新人期的時候 都是怎麼判斷如何分配時間的呢？

謝謝！