匿名4 小時前
- 未填公司未填職務26-30歲
向主管報告其他部門的工作錯誤
目前在一家公司擔任客服助理，仍處於新人時期，非管理職，平時處理客服工作時，有時會遇到倉儲端同事出現工作錯誤，導致客服部門必須協助處理後續的情況。因為公司不同部門間是利用line群組互相傳遞業務訊息，故若發生上述情況，有時主管級(客服主管或主任)會進一步詢問發生工作錯誤的原因。
若主管級沒有在第一時間發現倉儲端回報的工作錯誤訊息，會在之後詢問我倉儲端為何會出現這種錯誤一類的問題。每當此時都不知如何回答，一方面是因為我並非公司管理職，自覺其他部門出現工作錯誤應不是我一個助理能夠問責的，不明白主管為何要詢問我，另一方面是因為我畢竟是新人，若真要詢問該部門同事為何出錯也不知該怎麼詢問才不至於得罪人。
請問主管是純粹好奇該部門為何會出錯嗎？是的話，為何身為主管職不直接詢問該部門主管？另外也想請問各位職場前輩遇到此種狀況要怎麼詢問才不會得罪同事，又能讓主管知道他想要的答案呢？ 謝謝
Q1.若主管級沒有在第一時間發現倉儲端回報的工作錯誤訊息，會在之後詢問我倉儲端為何會出現這種錯誤一類的問題。
A1: 主管的合理操作，因為客服主管必須要掌握該問題是否還是再發生。
Q2.每當此時都不知如何回答，一方面是因為我並非公司管理職，自覺其他部門出現工作錯誤應不是我一個助理能夠問責的，不明白主管為何要詢問我，
A2 : 你是面對客戶第一線，你可以問的，不是問責，是問原因+還會發生嗎?!
你可以問，但他可以不答，他不答，你也先接受，然後回主管她不答。
Q3.另一方面是因為我畢竟是新人，若真要詢問該部門同事為何出錯也不知該怎麼詢問才不至於得罪人。
A3."你好，某某客戶反映，我查系統確認是這樣......請問這個情況是怎發生的，按規定我必須要回復我主管，而且註記在我的客服處理表單/系統上，麻煩協助回復"。
這是不是得罪，這是協助他把工作做好，你問了才是她的貴人，你不問他才是害他沒機會好好成長。
主管詢問你倉儲端出錯的原因，可能是因為你是第一線接觸到這些問題的人，並且你可能有一些觀察和見解。這並不一定是要你負責，而是希望從你的角度了解問題的根源。
當主管詢問你倉儲端出錯的原因時，你可以簡單描述你所觀察到的情況，而不是給出結論。例如：「我注意到這次的錯誤是因為倉儲端在處理訂單時資料輸入錯誤。」 或你不清楚也可直說不知道。
當你需要詢問倉儲端同事為何出錯時，以禮貌和尊重的態度詢問，避免使用指責的語氣，而是以解決問題為導向。
