匿名2021/3/7
專案管理

內向者如何扮演好職務角色

因為職涯發展的考量,最近轉職做PM的工作,作為一位PM經常需要當眾發言主持會議、於會議中解決問題等,但往往自己變成焦點時就會緊張反應變慢,特別是會議資訊量多的時侯,感覺自己無法快速思考跟記憶..

另外,工作情境是一群人在會議中討論問題時,當大家你一言我一語,相對我就變得比較安靜,但當下的腦袋就想不出自己該講什麼才是適當的發言(也可能我習慣思考後有把握才會把想法講出來吧),平常跟朋友聚會時也會有類似的感覺,但在職場中可能就會顯得沒有表現,身為一位團隊PM,總覺得自己該說些什麼

希望自己能跨越這個心中小劇場,請教有沒有相關經驗分享或建議呢? 謝謝!

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您好,經了解過您的問題後,提供幾點建議如下。

① PM經常需要當眾發言主持會議、於會議中解決問題等,但往往自己變成焦點時就會緊張反應變慢,特別是會議資訊量多的時侯,感覺自己無法快速思考跟記憶..
✍🏻 個人很認同 李 副理 對於會議前準備的概念,尤其是大型或重要會議,可以先將一些討論主題內容發給相關的成員,然後會議前一天快速的收集他們的想法與建議,並記錄於筆記本上,這樣就可以針對一些較複雜的問題,先思考其作業方向,有助於降低會議中的緊張感。

② 工作情境是一群人在會議中討論問題時,當大家你一言我一語,相對我就變得比較安靜,但當下的腦袋就想不出自己該講什麼才是適當的發言(也可能我習慣思考後有把握才會把想法講出來吧)
✍🏻 當會議進行時,您可以將預先準備的筆記本拿出,一方面可以回顧自己收集的問題及改善的想法,另一方面在聽取大家的意見時,透過紀錄的動作,同步將重要的意見與手邊問題進行整合,這個動作可以大量減輕單純靠腦中記憶思考的負荷,加速讓您理出需要的頭緒與建議。

✍🏻 你一言我一語的討論方式,有時會讓一些重點被模糊掉,所以當同仁討論逐漸緩和後,您可以先整理一下大家的想法,再次覆誦給所有人,同時確認沒有誤解其中一些人的想法,並提出接下來進一步要討論的問題點。透過這種階段性逐步的整合確認+接續引導討論,可以避免會議方向太過發散,反而失去了會議的效益。

✍🏻 而在會議的最後,您還需要利用您的筆記本,將今天會議的討論重點,後續要進行的工作內容,以及同仁需要追蹤的項目再次告知會議成員,除了確認成員都清楚該做的項目。同時也希望能回饋預計完成日期,這樣在整理會議記錄時,可以更有效率的掌握完成度,避免成員有裝傻拖延的問題發生。

③ 內向者的臨場反應和如何扮演好PM角色
✍🏻 因為本身也是算內向不太喜歡講話的個性,但身為現場管理者的角色,其大大小小的主持會議至少有3000場以上,雖然外向的人可以更好的掌握會議氣氛,但個人認為主持會議的重點,還是會放在以下這些幾個重點,基本上都能夠讓會議進行流暢,後續只要再透過經驗的累積,相信您就能越來越掌握住開會的模式。
1. 開會前:讓成員清楚本次會議的主題及討論內容
2. 會議中:分階段性的整合大家的想法,引導大家回到本次會議的主題
3. 會議中:清楚記錄會議中要執行的項目、執行人、預計完成日期。
4. 會議結束前:再次確認成員了解其負責內容,並依照進度完成作業,
5. 會議後:使用會議記錄提醒所有成員,若有預訂下次開會時間、開會主題也可以同步列上,方便自己掌握進度。

👍 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。

....作為一位PM經常需要當眾發言主持會議.....
既然你主導會議,就該好好準備,各方立場應該都不難預測,一般去與會的,都是現場發揮,所以反應都很好猜,跟內向無關,準備足不足而已。

真的遇到癥結問題的,那現場大家應該也是無解,就是帶回去研究。

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