- 未填公司未填職務31-35歲
讓助理直接接國際貿易的訂單這項工作是合理的嗎?
去年四月份一位方案經理到職，我的直屬主管便成了他，但之後我的直屬主管又換成另外一位。
但由於我現在的直屬主管的工作地點在台北，而這位方案經理的工作地點跟我在同一個辦公地點-高雄，只是他經常不在辦公室。
他之前說我們集團有在賣醫療耗材的部分，希望我由我這邊來接洽。直到近期真的有一家客戶公司在詢問，也下訂單了。
但後續發現到集團和我們之間的溝通出現了問題，例如當時我們依照客戶的需求轉告給集團負責醫療耗材的部分，當時集團那邊的大陸同事提供給我們報價單時。都沒提到空運運費的問題，甚至在他們跟我們以及跟客戶開線上會議，以及提供樣品給客戶時，也都沒有提到空運運費的事情。
直到方案經理寫了報價單，包含5000元的運輸費是參考當時大陸同事送樣品給我們時，報關的費用而定的。他請我把這報價單給客戶，而客戶下訂單後，我們跟他們說，大陸同事才跟我們說有空運運費的事情，並強調他們提供的報價單是不包含空運費。這件事情，我被台灣分公司的大老闆說"我怎麼一直都那麼粗心?...但因為你沒這經驗，還可以原諒你..."說了一些。我感到無語，這是內部沒有事先說明好的部分，結果感覺變成了我一個人的問題。這也是第一個我覺得有問題的地方，但也因為這樣，我已知道集團的報價單是不包含空運費了。
第二個問題，台灣分公司既然知道集團有醫療耗材商品，但當初營業登記的時候並沒有申請相關的許可證。客戶下訂單後，跟我們公司配合的提貨公司跟我說我們要向衛福部申請販賣醫療器材商許可證、醫療器材許可證、輸入醫療器材許可證這三張許可執照才能取貨，但這申請時間耗時很長，至少要半年的時間。但客戶下訂單的時間是希望今年七月份就要拿到貨。
方案經理和我都不知道公司竟然沒有這三張許可證，但就這樣直接讓一個助理來接洽，甚至叫助理接訂單，結果要提貨時，卻發現到公司沒有許可證，也遇到了一些問題，這要叫助理如何是好?方案經理因一位同事的建議還有點想叫我用可能違法的行為去取貨，還跟我說要舉一反三，也說他在教我什麼的...。我百分之兩百的不願意，最後這位方案經理打消了那個念頭...。
雖然感謝公司願意給我這樣的機會，但這兩個問題真的感覺很不妙，然後讓台灣分公司的大老闆覺得交給我的工作都做不好，感覺我一直粗心...。
我看了跟方案助理較類似的職稱是業務助理，這工作職責是"協助業務人員完成銷售業務之行政後勤工作、進出貨事宜及客戶端之溝通事宜。"
若是這樣，我會改進。只是公司沒有這三這許可證，導致這訂單無法如期給客戶，也會算在助理頭上嗎?
我的想法是，有許可證才敢叫員工接這樣的案子才對...
現在有問題了，可能會需要報備給集團那邊知道，因為處理台灣財務的同事是大陸同事，而他們的處理方式是要寫信給集團的副總裁，結果...
恭喜你真正加入職場生活囉！
職場求生秘訣跟你分享
1.「不求有功，但求無過」：上司吩咐什麼，就照單執行，執行任務後要「回報」跟「請示」，記得要有簽呈或是書信往返，才有紀錄。
2.「做事有計劃」：每件任務開始，就把執行步驟文件化告知「主管」，新任務就副本給「高一階主管」，他們都核可的步驟才開始執行。
3.「細心謹慎」：不是你做的多詳細，而是你報告說明越多，主管就會認為你的細心謹慎，反覆要點1。
4.「溝通高手」：呈報每件事情，都要列出可能發生的問題點，善用「提問技巧」，提出問題越多讓主管裁示，按指示辦理。
5.「處事獨立」：釐清你能處理的權限，清楚表達你的看法，踰越職權範圍交由上級指導，請示是否增加你的權限。
6.「位卑吞責」就本案而言，如果你的對話紀錄很明確，很快就能知道誰該負責任，若是沒有明確證據，上級沒有人會認錯的，就默默吞下責任歸屬，是理所當然的，也許有人會感謝你。
7.「上一次當學一次乖」相信你經歷過一次，下次就知道怎麼做了，不要累積怨念，每天都是新的開始，因為所有損失都是公司要承擔的，你只是領薪水的，不要掛念太多囉。
預祝職場生活順利
如果你想成為未來的業務，這些經驗就是你的養分
從你的描述中，可以看出你遇到了多方面的問題，這些問題主要源於內部溝通不暢、職責不清以及缺乏必要的許可證。以下是一些觀點和建議，供你參考：
1. 職責分工與合理性
助理的主要職責通常是協助業務人員完成行政後勤工作、
2. 內部溝通問題
集團和台灣分公司之間的溝通不清晰，導致你在處理訂單時遇到了許多意外問題。這些問題應該由管理層來解決，而不是將責任推給助理。
3. 許可證問題
在沒有相關許可證的情況下接醫療耗材的訂單，確實是一個重大問題。這類問題應該在接單之前就確認好，並確保所有必要的許可證都已經到位。這並不是助理能夠解決的問題，而是公司管理層需要負責的範疇。
4. 責任分配
這些問題的出現並不能完全歸咎於你。作為助理，你的責任是協助處理行政和後勤事務，而不是負責整個訂單流程和合規問題。公司管理層應該承擔更多的責任，並提供必要的培訓和支持。
5. 報備與反饋
你應該將這些問題報告給上級，並建議進行內部審查，以確保未來不會再發生類似的問題。這也包括向集團報備，讓他們了解目前的情況和問題所在。
建議
明確職責範圍：與上級溝通，明確你的職責範圍，確保未來的工作不會超出你的能力範圍。
加強內部溝通：建議公司加強內部溝通，特別是在跨部門和跨國界的合作中。
培訓和支持：要求公司提供相關的培訓和支持，以提升你的專業技能和處理複雜問題的能力。
合規檢查：建議公司在接單前進行合規檢查，確保所有必要的許可證和文件都已經到位。
希望這些建議能夠幫助你更好地處理這些問題，並在未來的工作中避免類似的情況發生。
助理是否該負責正式的訂單, 這真的要看各企業的規劃, 一般來說助理就是協助主管處理相關事務, 並使其學習未來是否可升任主管職, 按您的描述公司並沒有很好的人事管理制度, 才會導致問題叢生!
醫療器材的販售一直以來都是要有主管機關的許可證, 但很多公司不願去申請, 因為耗時費日, 這其實是台灣很多企業的現況, 都是等客戶追問才去處理; 真正有遠見的企業才會在取得證明後才開始販賣, 但如您所說曾要助理去違法取貨的規劃, 那表示公司內控有問題, 以我個人的經驗會提早開始尋找下一份工作, 我在 2010也碰過類似的問題, 當時還未滿三個月但我藉故轉職, 後來公司因為假造許可證等多種問題惡性倒閉還積欠薪資, 供您參考!!!
