「專案管理」會碰壁,原來是沒用這5招?跨界轉職當PM該如何增加求職競爭力!|104職涯診所Podcast EP70

「專案經理 (PM)」是許多求職者的夢想工作。能夠組織各方、掌控大局,成為整個專案團隊所信賴的人的確很風光,但也處處充滿挑戰。

專案管理工作雖有趣,卻也非常不簡單。面對最令PM抓狂的「五大工作難題」,資深前輩們有哪些秘密工作心法呢?想成為「專案經理」,必須具備什麼軟實力?應徵PM工作,該如何增加自己的求職競爭力?想轉職做PM,若沒有相關經歷,該怎麼做呢?想知道問題的答案,就一起繼續收聽本集節目的精彩下半場吧!

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文/職涯診所Podcast

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【本集來賓】

  • 104人力銀行產品暨價值經營副總 Joe
  • 曾任全球一千大企業資深專案經理,桃園市青年諮詢委員 Gwen
  • 科技顧問業 PM新鮮人 Oscar

【分段摘要】

  • 00:00 PM五大工作術:一次破解專案管理常見難題!
  • 00:10 面對內部需求排序抉擇,好掙扎?
  • 01:10 客戶總是說不清自己要什麼,怎麼辦?
  • 10:12 專案團隊彼此不對盤,該如何調解?
  • 17:32 已經拼盡全力了,專案還是未能達標?
  • 19:32 跨領域溝通雞同鴨講,好痛苦?
  • 24:54 成為PM必備的「6大軟實力」!
  • 27:17 想應徵PM,要如何增加自己的求職競爭力?
  • 32:19 「業務」轉「專案經理(PM)」可能嗎?非相關專業怎麼辦?
  • 44:18 你是真的想當「專案經理」嗎?
  • 48:10 PM的「時間管理術」大公開!
  • 52:39 成為「專案管理主管」的必備特質

以下,精選本集「部分精華節錄」。想知道更多,快去收聽完整版的 EP70「104職涯診所」Podcast 吧!

一、PM五大工作術:一次破解專案管理常見難題!

來自 104人力銀行產品暨價值經營副總 — Joe 的建議:

1. 面對內部需求排序抉擇,好掙扎?

每個部門所提出的需求都很急,究竟該怎麼排序呢?其實最聰明的辦法,就是去問「各單位的共同老闆」!因為只有他能決定哪件事,對整個企業來說是最重要、緊急的,所以有時「問對人」也很重要。

2. 客戶總是說不清自己要什麼,怎麼辦?

可善用引導式問題,將虛無飄渺的顧客需求「具體化」,並轉化成一個個「可執行的事項」。有時「問」比「說」更重要!先釐清需求再動工,比埋頭苦幹卻跑錯方向,要來得有效率多了。

推薦作法:

  1. 將顧客的需求,用自己的話再「重複講一次」,以避免理解出入。
  2. 請顧客針對想要的樣子,做「具體的舉例」。
  3. 直接和顧客「一起看他所舉出的例子」,再深入細問來釐清需求。
  4. 找出與顧客舉例「相關的其他案例」,再次向顧客確認需求。

3. 專案團隊彼此不對盤,該如何調解?

專案進行的過程中,人的問題往往都是最難的。專案經理必須試著在中間,做團隊的潤滑劑。

比如說,一般的情況下,很多事情都是在會議以外的地方就喬掉了,但遇到不對盤的兩個人,反而要將原本私底下可以處理的工作問題,盡量拉到會議中去討論。如此一來,雙方才能對事不對人的好好溝通,節省掉許多私下互相猜測、拉鋸的時間。有時也可以在討論時,把團隊問題說成是自己的問題,像是:「這件事情可能是我講得不夠清楚,讓大家誤會了……」。這樣一來,就能讓雙方停止互相怪罪,進而能夠專心的攜手解決問題。

4. 已經拼盡全力了,專案還是未能達標?

執行專案難免都會遇到各種未知的挫敗,明明整個團隊的人都已經非常努力了,專案結果卻還是不如預期,或者沒有達成原本的目標。這時候肯定會覺得非常痛苦!所以每一位PM都要學習如何調適心情、轉換想法,讓自己從失敗中去學習。化悲憤為力量,用這樣的痛,來提醒自己、吸取經驗,確保未來再也不要,再犯相同的錯誤。

5. 跨領域溝通雞同鴨講,好痛苦?

身為專案管理者,和不同專業背景的合作夥伴溝通,是每一位PM都必須具備的能力。非相關專業背景的我們,不可能比工程師懂工程、比設計師懂設計。但我們可以透過「勇敢提問」,去了解不清楚的地方,去學習並發現專案中的問題與矛盾點。在提問時,可以盡量「多問一些人」,獲得的答案會更準確哦!

另外,遇到跨領域的問題時,積極求助「領域專家」也是一個很好的辦法。而所謂的「領域專家」,指的通常就是「該領域的主管」或「資深同仁」。

最後,培養自己找答案的能力,也很重要。遇到不懂的地方,就多上網Google搜尋,自己去了解、學習吧!


二、成為PM必備的「6大軟實力」!

1. 邏輯能力:能組織專案團隊、分析各種問題。
2. 溝通能力:跨部門、跨領域溝通是每天的功課。
3. 感性度:組織、領導團隊需要一定程度的感性和同理。
4. 敏感度:要有敏銳的觀察、探究能力,才能確實抓住老闆與顧客的需求。
5. 人際整合力:整合團隊,確保每位成員都能在對的位置和方向上正常運作。
6. 良好的態度:保持積極、謙遜的態度,願意持續學習,並傾聽、理解他人的聲音。

資深專案經理 — Gwen


三、想應徵PM,要如何增加自己的求職競爭力?

「投履歷」本身就像是一個專案,你必須要對「所應徵之公司」有充分的了解,並依了解去「客製化」自己的履歷,才能增加自己被錄取的機會!有時甚至需要擬定求職計劃表,來控管找工作的時程,決定何時之前要投出幾封履歷、應徵幾家公司。盡量去了解失敗與成功的機率,事先做好功課、做足風險管理,並主動學習補足相關技能,一切就沒有問題啦!

資深專案經理 — Gwen


四、「業務」轉「專案經理(PM)」可能嗎?非相關專業怎麼辦?

其實,就算過去沒有「專案管理」相關的經驗和背景,也是有機會可以轉職成為PM的。


建議一開始時,先嘗試「內部轉職」是上策。因為在原公司所累積的戰績和口碑,對轉換職務都是一種加分。等內轉不成,在考慮外轉也不遲。


準備轉職之前,可盡量試著去提高自身工作和「專案經理工作」的相關性。多用專案管理的思維和方法,來處理原本工作上的問題。並將這樣的關聯和經歷,放進求職時的履歷、面試裡。也別忘了要多用「實績」,來為自己的「PM相關能力」列舉、佐證哦!

104人力銀行產品暨價值經營副總 — Joe


別走開,更多精彩內容,都在完整版的 EP70「104職涯診所」Podcast!

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