誰說「行政工作」不專業?我們總能在細節中,發現偉大!|職涯診所Podcast EP49

行政工作是許多「沒工作經驗」社會新鮮人的首選,但也時常有「缺乏發展性」的刻版印象。一般大眾對行政工作的既定印象多是:工作內容瑣碎、重複性高、專業性低、未來發展性和競爭力低……等等。

但這些刻板印象,是真的嗎?今天我們邀請到了「各界行政職工作前輩」,來和大家分享。內容精彩,絕對會大大打破你的原有認知!讓我們來聽聽,他們是如何將行政工作做到「受人尊敬」、做到「無可取代」的,一起在平凡的細節中,看見偉大吧!

文/職涯診所Podcast

【本集來賓】

  • Ruth 林沛恩
    巨輪興業董事長秘書
  • Cipher
    高雄的華泰電子人資
  • Sam
    數位產品專案經理,偕同主持夥伴
  • 帆鈺
    人力仲介產業行政人員

【Clubhouse分享嘉賓】

  • William 威廉哥
    目前任職法國最大的物流公司Bollore Logistics,擔任台灣區財務長,美國管理會計師協會台灣分會的財務長

本文可在線收聽完整版對話

【分段摘要】

  • 03:41 「行政類工作」有哪些?
  • 04:51「特助、幕僚」工作分享:當初為何走上這條路?
  • 06:57「行政工作者」如何提升「競爭力」?
  • 08:08 怎樣才能成為「特助」呢?(特助前輩分享:科系背景、能力&準備)
  • 11:21 「採購助理」工作分享:我是如何進入行政職工作的!
  • 15:33「行政工作」能為公司帶來哪些「核心價值」呢?
  • 16:44「行政職」也可以做到「不可取代」?
  • 19:26 行政職時常是「救火隊」?兩個超刺激工作故事分享!
  • 23:42 行政工作的「未來發展潛力」如何呢?
  • 30:49 「特助/幕僚」經驗談:站在 “老闆的高度” 來思考,是我們的功課!
  • 34:09 「特助/幕僚」很像老闆的分身?
  • 34:50 原來當「特助/幕僚/秘書」也可以任性「不加班」?!
  • 37:55「特助/幕僚」該如何拿捏好溝通的「橋樑角色」?

以下,精選本集的「部分精華節錄」。想知道更多,屬於行政工作的「甘苦秘辛」 和「輝煌時刻」嗎?一定要記得收聽完整版的第49集「104職涯診所」Podcast 哦!(點擊上方播放:立刻在線收聽!)

點擊上方播放:立刻在線收聽!

一、「行政類」的工作有哪些呢?

舉例來講,一般我們常聽到的「櫃檯接待」、「總務」、「總機」、「秘書」,都算是「行政職工作」。另外,其他像是「特助」和「幕僚」這類,包含到某些經營、管理面向的工作,其實也都是屬於「行政類的工作」哦!

「104職涯診所」Podcast 主持人 Lara

二、「特助、幕僚」工作分享:當初為何走上這條路?

我因為對人充滿熱情,又具備外語優勢,所以第一份工作便從事「國外業務」。某次參加業界研討會時,有幸認識了某家公司的「總經理特助」。在言談之間,被他豐富的學識、經驗和想法給深深吸引,於是便在當時立志,未來若有機會也要成為一位特助,變成和他一樣厲害的人!之後也很幸運的獲得機會,成為了老闆的「特助」並身兼「董事長秘書」。


很多大家想像中的「重複性例行工作」,都是無可避免的。但工作內容其實包山包海,其中也有許多有趣的地方。比如,我目前的工作內容就包括了「行政」、「管理」和「投資」,各項工作佔比大概「各三分之一」左右。作為幕僚,因為直接面對老闆,一方面可以非常貼近的向老闆學習,另一方面,工作的變化也非常多元。整體來講,真的是一份很棒,也十分具有挑戰性的工作!

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

三、怎樣才能成為「特助」呢?(特助前輩分享:科系背景、能力&準備)

「特助工作」並沒有強硬的「科系限制」。我大學就讀外文系,主修翻譯,另外也選修了很多像是「心理系」和「商學院」的外系相關課程。


特助的人選,通常都會來自:(1)「公司內部資深員工」和 (2)「老闆的家人」。能否累積「特定領域專業經驗」,為公司帶來「價值」並「在關鍵時刻幫到老闆和公司」,才是重點!


以我為例:我原本是公司的「國外業務主管」,後來因為公司正好要開始往國外發展,急需要具備「豐富經驗」且「能夠面對國外客戶的人」來協助老闆,於是我便順理成章的,成為了老闆的「特助」和「幕僚」。所以說,想成為「特助」的朋友們,務必要先讓自己有能力,能夠成為「老闆新的腦袋」。並且一直充滿好奇心,讓自己持續的學習、成長!

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

四、「行政工作者」如何提升「競爭力」?

「行政工作」看似「簡單、重複」,卻是一個很好的打底。只要在原本的「行政庶務基底」之上,再去加強、累積「其他專業能力」。就能讓自己非常具有競爭力!


其實每一位老闆,對特助的期待和能力要求都是不太一樣的。建議可以先了解老闆的需求之後,再去重點加強「公司所需要的」其他相關專業技能,會更有效率喔!比如:我的「國外業務」經驗和能力,就對後來的「董事長特助」工作,帶來了很多的幫助和加分。

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

五、「行政工作」能為公司帶來哪些「核心價值」呢?

「行政事務」一般都是有一個「固定流程」可循的。而這個流程「設計得好不好」,將直接影響以下2個面向:


(1)公司的運作效率
(2) 需要被協助的同事能否獲得必要的幫助


因此,當我們將自己提升到一個「流程執行者」的角色,來看待行政工作中的價值,就不會只看到「重複性高」這件事情。反而會去思考,整個流程裡,還有哪些能夠被「簡化」、「優化」、「自動化」的可能性。而這便是行政工作最大的亮點和核心價值!

法國最大的物流公司Bollore Logistics William 威廉哥

六、「行政職」也可以做到「不可取代」?

其實,「行政職」最令人驚艷的地方,就展現在其「應變力」、「解決問題的能力」,和「現場執行力」上!


如果你可以做到,任何事情要找誰、東西在哪裡、表單如何處理都能問你,有什麼突發狀況都能夠處理,全公司上上下下都需要你、指望你。那麼你就會成為大家眼裡的「萬事通」,成為老闆與同事們心目中,一個「難以被取代」的重要存在。

高雄的華泰電子人資 Cipher、Bollore Logistics William 威廉哥

像我們公司現在的行政人員,目前在職五年多。長期觀察下來你會發現,每一季由他經手的表單和文件,都在不斷的優化和進步。漸漸的,他也開始變得不可取代,大家都很需要他。且每天上班看見他那親切的笑容,都會覺得非常開心。同事們都無法想像,辦公室裡若沒有他,公司將會變得多麼混亂、可怕!

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

因為在工作中,不斷發現問題、解決問題,並優化產出的品質。讓我找到自信,發現了自己的強項,也獲得了大家的尊敬。現在在公司裡,還以「PPT & Excel 達人」的稱號而聞名呢!我曾經在一場100多人的會議上,用「即時的 “投影筆記”」,拯救了「板書潦草的講師」和「台下聽到一臉茫然的主管們」,也成功讓同事們都因此記住我。其實只要用心將每一項工作,都做出一點點令人意外的驚喜,就能讓你變得非常與眾不同。所以說,專業的行政工作者,也是有能力可以將工作品質,提升到一個不可取代的高度的。

高雄的華泰電子人資 Cipher

七、行政工作的「未來發展潛力」如何呢?

行政算是「入門型」的工作,內容並不困難,通常只要足夠細心、有耐心、肯努力,就能夠勝任。建議大家盡量「持續學習」,精進自己「多元的能力」。熟悉基本作業模式之後,未來不管是去到哪裡,到了哪個部門或公司從事「行政職工作」,應該都可以非常得心應手!感興趣的話,也可以朝著「秘書」、「特助」或「幕僚」相關的工作去發展。其實,對於「行政工作者」來說,「人格特質」和「對未來的目標」才是之後發展的關鍵。所以儘早設定好目標,非常重要!

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

每位「行政工作者」,都可以從工作中,發展出一套屬於自己的 Know-how!只要你能在自己的工作上成為「專家」,未來的「不可取代性」和「發展性」就會非常高。比如:如果你可以在行政工作中,細心的記下所有顧客詳細的需求、喜好和個性,成為「顧客經營維護的專家」,未來不論是在「行政職工作」、「業務相關工作」,或其他任何需要「客製化服務」與「顧客關係經營」的工作領域上發展,都會很有競爭力!

高雄的華泰電子人資 Cipher

「行政工作者」若想提升自己未來發展的潛力,「培養跨界工作經驗」並「持續學習」會是最大的關鍵!比如:作為「特助/幕僚」,負責傳達老闆的意志,就必須具備宏觀的視野和高度,公司裡的所有人通常也都會非常依賴特助的判斷。

法國最大的物流公司Bollore Logistics William 威廉哥

八、「特助/幕僚」經驗談:站在「老闆的高度」來思考,是我們的功課!

作為「特助/幕僚」,非常需要「擅長揣摩上意」,以協助老闆做溝通。所以每當進入到一份新的工作,都需要和老闆快速的建立起「信任感」,以達到雙方最好的默契和配合!


很多老闆發給員工的信件、公告,其實都是由幕僚來執筆的。因此,我們需要常常站在老闆的角度和高度,來思考事情。也必須要做好溝通的橋樑,讓下情能上達、上情能下達。老闆們其實都很孤單,很多的經營和決策都要自己來。這時候「特助/幕僚」就是老闆最重要的「決策夥伴」和「左右手」!所以,我們需要不斷的充實自己,才能為老闆提供好的建議和幫助。常常也會不知不覺的,和老闆越來越親近,最後甚至變成了類似「家人」的存在。

巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩


別走開,想了解更多「行政職」的「工作內涵」、「未來發展」、「達人心得」和「真實故事分享」,你一定不能錯過這一集。

更多精彩內容,都在第49集的「104職涯診所」Podcast,快去收聽這一集的「完整版」內容吧!

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