我們總會在職場上看到一種人,他總是看起來好像遊手好閒,可是一到驗收績效時卻能憑空拿出傲人成果。難道這些人的時間,天生比我們還多嗎?真正的高手不會浪費多餘的精力,而是懂得從滿檔的工作中「偷懶」,把最不擅長的事情託付給最可靠的人,把多出來的每一分時間都留給自己,運用在最派得上用場的地方。
文/理央周
我畢業後在一間汽車零件製造商工作,當時的我理所當然地熬夜加班,連週末也在工作,後來轉職到一家外資企業,這間公司只要做出成績,員工可以隨意應用時間,不需要加班。反之,就算認真努力,只要沒有成果,就得不到好評價。
於是我觀察周遭的前輩們,發現在那些認真參加會議、努力坐在辦公桌前工作的前輩之中,有好成績的人,反而經常在辦公室閒晃聊天。午餐時間一到,他就會消失,而且通常會消失2、3個小時之後才會回來。他不加班,但是經常參加跨界交流會、自我提升的課程,而且很了解現在受歡迎的地點。
我詢問這位前輩,為什麼會有這樣的差異,他告訴我:「我會在吃午餐或出去玩的時候觀察目標客群。」於是讓我了解到「不在辦公室的時間,其實也和工作有關」、「不符合常識的事情也能創造出成果」。這種乍看之下沒有在工作,但是對成果有所貢獻的自由時間,我稱之為「偷懶時間」。在這些「偷懶時間」中,可以淬鍊接下來的企劃發想,或是獲得現場的第一手資訊,然後應用在工作上。
這裡要注意的是,在管理時間之前,應該先了解「任務=應該做的事情」。我們只能通過停止做某事或把事情交給別人做來創造時間。 從這個角度思考,在使用時間之前,最好先決定優先等級較低「必須停止做的事情」。
X 低效人士:總是在辦公桌前工作
O 高效人士:看起來像是在偷懶,卻取得了成果
你是不是認為,工作就應該坐在辦公桌呢?事實上,工作成果的關鍵在於現場和實際情況。所謂的現場或實際狀況,以行銷領域來說就是指目標客層的所在位置或賣場,以製造商領域來說就是指生產線。 我在菲利普莫里斯國際這間外資企業工作的時候,某位行銷經理常常溜出公司。我很疑惑,他待在公司的時間很少,到底什麼時候在工作?儘管如此,他所製作的行銷計劃和廣告活動仍然非常細緻,成功地讓負責的品牌快速成長。
以我的角度來看,剛開始並不清楚那位前輩在公司外面做了什麼,所以覺得他都在偷懶。我直接問對方,才知道他會去零售店或流行的商店,了解時下的潮流動向。以這些光看數據無法得知得一手資訊,思考出一套可以取得成果的計劃。
從聽到這件事後,我也努力地在零售店裡確認市場動向,或者在贊助的賽車活動中觀察觀眾。我變得重視現場的第一手資訊,能夠以有趣的方式取得想要的成果。如果一間公司裡,有待在電腦前工作卻成果不顯著的人,也有不常在公司但確實能交出好成績的人,那後者當然會獲得更好的評價。
試著計算自己的「時薪」 你有計算過自己的「時薪」嗎?以一個年收入500萬日圓的人為例,時薪約為2000日圓。這個數字通常是單純以「薪資勞動時間」來計算。然而,這個數字並未反映實際情況。因為這些計算方法都沒有包含梳妝打扮等準備時間、往返公司和住家的通勤時間等,我認為這些時間也應該一併納入計算。而且,納入公司為員工支付的各種保險費用,也是一種計算方式。 還有,我們必須注意「時薪會根據工作性質而有所不同」,「價業」應該比「作業」擁有更高的時薪才對。具體而言,企劃、與客戶的洽談等,能夠帶來成果的「價業」,應該設定較高的時薪,而諸如費用核算和辦公郵件處理等動手就好的「作業」則應該設定較低的時薪。以參考值來說,價業的時薪應該設定為作業的三倍以上,這裡的關鍵是更清楚地意識到應該達到的成果並加以換算。 當你開始意識到時薪時,就會更加敏感地意識到「時間效益」,也就是工作時間與成果之間的比例。請務必親自動手計算自己的時薪。應該會大幅改變你對時間和成果的想法。 |
X 低效人士:先做「容易完成的工作」
O 高效人士:先做「需要花時間的工作」
安排工作時,首先需要考慮「需要產出什麼=成果」,然後從目標逆向推算該做些什麼。
在烹飪時,我們考慮的是「要透過哪些步驟才能在餐桌上擺出佳餚,讓大家都能品嘗美味料理」。如果要做湯、牛排和沙拉,就應該先從湯這種需要花時間燉煮入味的料理開始準備。在燉煮的同時,做甜煮胡蘿蔔、沙拉,準備好了之後,就可以開始煎牛排……按照這個順序準備。重點是「從整體架構回推」、「找出最花時間的工作」。
工作也是一樣的道理。如果是製作網站,就不應該從首頁、公司簡介、產品介紹等部分開始製作,而是應該從整體架構反推:「希望顧客如何使用網站?想要得到什麼樣的回應?」假如拍攝影片最花時間,那麼在準備期間,會需要把工作委託給相關人士、開會、修飾文章……了解全貌後思考具體計畫讓整個流程更快速進行。
雖然緊急的工作也很重要,但我們不應該盲目地處理眼前的工作,而是應該從整體架構來反推,尤其擬訂計畫的時候就要優先處理較花時間的工作。
X 低效人士:先著手做自己的工作
O 高效人士:先著手需要委託他人的工作
安排工作時,首先應該從「需要委託他人的工作」開始。無論自己的工作做得再快,只要拜託後續工作的時間點太慢,導致這項工作無法完成,就會趕不上交期。
先著手需要委託他人的工作,然後在做自己的工作,整體進度才會更快,而且也能應付意料之外的情況。有些人會說「因為A公司的鈴木先生沒有提供文件啊」之類的話,但就算如此也無可奈何。畢竟當初要是提早請對方做這件事,也許就不會發生這種問題了。
從這個角度思考,盡早對後續工作人員提出需求,讓他們有足夠的時間創造價值,可以說是一大重點。此時,請按照合理的時間表來發派工作吧。
如果對後續工作人員造成困擾或勉強對方,當下可能沒事,但無法建立長期的信賴。即使是付錢的業主,也不要忘記體貼周到。工作效率高的人,隨時都會思考後續工作人員的立場,以此為基準安排工作順序和行程。
X 低效人士:在沒有具體目標的情況下輸入
O 高效人士:以輸出為重心選擇輸入的內容
有些人喜歡不斷地蒐集資訊、知識和技巧,並且專注於學習。不過這些只是用來取得工作成果的「工具」。從想要實現的成果反推,然後做出取捨吧。
以講座來說,那些為了「學習」而參加的人,聽完講座之後會覺得「演講很不錯」就結束了。但是那些為了「尋找解決公司問題」的人,則會思考「如何在工作中應用所學」。舉例來說,根據研討會上獲得的提示制定措施時,會注意應該如何與相關部門的人溝通、如何實踐這些措施。這樣一來,就可以把訊息分成「有參考價值」、「不需要」等類別。
像這樣釐清輸出的目的,就能篩選並整理資訊,輸入的品質也會隨之提升。我平時就會注意哪些資訊可以對客戶公司的顧問或研習有幫助,所以那些偶然看到的商店看板、廣告、和朋友家人的對話都給我很多靈感。在輸入和輸出之間的過程中,也能磨練判斷資訊價值的能力。
X 低效人士:只用電腦工作
O 高效人士:即使是用手機或平板上也可以工作
因為新冠疫情,遠端工作開始普及,許多公司也會提供智慧手機、平板電腦等電子設備給員工。既然如此就沒有道理不應用可以隨時隨地工作的工具。只用電腦工作是一件浪費的事。
按我的情況來說,我會以「能否簡單應對」當作選擇使用哪種設備的基準。如果郵件或聊天訊息,只需簡單回覆、確認,那我就會用手機或平板立即完成。使用行動裝置立即完成工作,就能省去「回去後再度開啟郵件」的麻煩,也能省下回到公司或尋找咖啡廳等「確保工作地點」的時間。
同時,還要根據「是否使用鍵盤」來選擇設備。即使一樣是有附件的郵件,必須下載保存的時候,就要再次打開郵件,使用電腦操作。另外,外出或移動時,單用手機輸入可能無法表達自己的意圖,譬如讓人為難的請託或者是需要道歉等需要謹慎處理的情況,我會用電腦冷靜處理。
選擇對自己來說容易使用的設備和應用程式,就是提高生產力的訣竅。
X 低效人士:因為不擅長使用IT工具就直接放棄
O 高效人士:使用IT工具提升效率
人的能力大致相同,但是否能熟練使用IT工具,生產力會有很大的差異。雖然被工具牽著鼻子走就會本末倒置,但不使用這些工具就太可惜了。在工作中的溝通中,除了郵件之外,還有 Teams、Zoom、Slack、Chatwork、Messenger 等各種工具。在公司決定利用這些工具後,仍然經常聽到一些人抱怨說「我沒有在看那些東西」、「我沒有在用」。
「我有傳訊息給你了,你看一下」、「呃,我沒有用在用這個功能耶」這種對話沒完沒了。沒有看訊息的人會變成卡住的瓶頸,對工作的整體進展產生負面影響。如果團隊決定「使用」,就算不擅長也至少要能操作最低限度的功能,否則團隊將無法正常運作。
此時,請再度思考「為什麼要導入這項工具」。目的不是讓你熟練使用IT工具,而是縮短時間和提高生產率。 也許有人覺得「使用IT工具很困難……」但使用IT工具已經是不可逆的趨勢。為了在團隊中取得成果,試著去請教擅長IT工具的人吧。
X 低效人士:重視面對面會議
O 高效人士:不論是面對面還是線上會議都可以隨機應變
有一些人堅信著「只有面對面的討論和會議」才有效果,他們心中有著「一定要面對面」的想法。相反地,也有人認為「現在面對面開會早就過時了」,秉持著「遠端至上主義」。
面對面的好處在於可以看著對方的表明,根據情況來對話。你可以把話題拋向看起來有興趣的人,所以更容易掌握整體節奏。缺點是準備文件、會議室、移動都需要花時間。遠端工作的優點是,不需要花時間準備投影簡報的資料,也不需要移動,因此可以隨時隨地參加。缺點是,無法傳達細微的語感,而且如果雙方網路環境不佳,可能會無法順利運行。
我透過遠端和面對面的形式進行講演、企業培訓和大學課程的感受是,「面對面更容易產生集體智慧」。集體智慧指的是許多人對話之後所產生的領悟和智慧。當然,線上也可以透過各種巧思達到目的,但實際上面對面交談更容易說笑,也能看到表情,就能在「開朗的」氣氛中對話,進而獲得更好的集體智慧。腦力激盪法等討論方式,也比較適合面對面操作。我們應該學習根據不同目的,選擇面對面或線上溝通,並且能夠有效引導對話的技能。
不要成為「手法狂魔」 學生時代是不是有些同學對參考書如數家珍?很了解參考書,但最關鍵的成績卻不是那麼好……每個班上大概都會有一個這樣的人吧?這樣的人可以說是「手法狂魔」,在商務世界也有很多這種手法狂魔,譬如「經常讀商業書刊」、「熟悉各種框架」、「知道最新應用程式和設備」等。雖然知道各種方法乍看之下很了不起,但前提是「能帶來成果」。 當然,了解技巧知識很重要。然而,只是擁有知識不能帶來成果。獲得知識之後,就需要具體思考和行動,如何應用在自己的業務上。要將技巧轉化為成果,實踐是唯一的方法。透過不斷反省先前的結果並持續進行PDCA,你的技巧就會經過千錘百鍊。不要成為手法狂魔,而是要不斷實踐並取得成果。 |
節錄自:平安文化《為什麼他看起來那麼閒,進度卻能總是超前/理央周 著 》
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