商務Email怎麼寫？麥肯錫專家3步驟，讓對方「一看就懂」
職場郵件如何寫得易懂又有邏輯、讓對方能清楚明白「主題」與「期待的回應」？原任職於麥肯錫日本分公司的作者，最常為內部的管理顧問及外部的企業客戶，提供邏輯架構方面的訓練服務。她發現，表達其實有所謂「基本形式」。然而，光知道理論，遠遠不夠；她發現，透過每天必須接觸的商務電子郵件，最能練習表達的基本形式。
文／照屋華子
確認過信件的「主題」，以及「期待的回應」後，準備工作就大功告成，「那就開始寫吧！」可是，到底該依什麼樣的順序來寫？正當我們左思右想之際，時間就這樣匆匆流逝……
在陷入這樣的煩惱之前，讓我們試著運用一套基本流程，好讓訊息變得簡單易懂又有邏輯，更能正確、迅速且一步到位的表達──答案其實就是將訊息分為以下三個段落來組織架構，並依這個順序來鋪陳內容，這是一套很簡單的工具。
引言→②正文→③總結
即使信件的「主題」或「期待的回應」很複雜，又或者是報告、商量、請求等內容錯綜複雜，只要依照這樣的順序進行組織架構即可。
「引言、正文、總結」這個順序，不僅可用於撰寫電子郵件，還適用於提案書、企畫書之類的文件，甚至連口頭說明都能套用，用途相當廣泛。就讓我們先透過電子郵件，好好學習這一套工具吧！
這三個段落分別扮演什麼樣的角色呢？
1. 引言：要呈現「主題」與「期待的回應」
在開頭「引言」中，要明確點出「主題」和「期待的回應」。如果溝通形式是電子郵件，所謂的引言，也就是破題的部分。我們要簡潔傳達「想說明什麼事」「想請對方做什麼事」，也就是闡述發信的目的。
2. 正文：要呈現「結論」和「理由」
接著，在「正文」當中，我們要明確回答收訊者對主題的疑問。比方說，若是一封用來報告的郵件，就要寫出報告的內容；若是用來請求的郵件，就要描述請求的內容。
3. 總結：要留下好印象
在最後的「總結」中，則要加入一些就整體印象而言能為郵件加分，讓人讀起來很有好感的元素。例如，對資訊接收者的感謝或顧慮等。
為什麼依照這個順序，擬訂這樣的組織架構，會這麼重要呢？因為它是一種目的取向的形式，在溝通時先與收訊者分享「目的」──也就是在商業溝通上至關重要的「主題」與「期待的回應」。
節錄自：樂金文化《麥肯錫邏輯說服術：最強解決問題思考法！再複雜難懂的事都能清楚傳達，無論誰都會被打動／照屋華子 著 》
