自我介紹別再死背3分鐘簡歷!哈佛商學院講師:擺脫專業術語,改說易懂的話

面試自我介紹如何經驗面試官?從事專業領域,如何讓面試官聽懂過去的經驗?哈佛商學院創業管理資深講師指出,跨足多領域或實現意外職業轉型的關鍵,正是用簡單的語言串聯起各方面的經歷。既然要當自己的行銷長、宣傳自己的故事,就請拋開專業術語,具體要怎麼練習呢?

文/克莉絲汀娜.華勒斯

好,你現在相信了你有必要成為自己的行銷長,但是你想要宣傳什麼故事呢?在回答這個問題之前,讓我先介紹一個行銷架構,稱之為「他們買什麼/你賣什麼?」。

想像一下,你剛搬進新家,想要在牆上掛一面大鏡子,你發現需要鑽個大洞安裝一個錨,以免螺絲從石膏牆板上脫落。問題是你家沒有電鑽,因此你去了一家五金行,協助你的售貨員很可能開始滔滔不絕地解釋產品功能、技術規格、製造工藝的細節,或是這個工具為何優於強勁的競爭對手10%的複雜科學,試圖促成這筆交易。

重點是,你來這裡並不是為了買一台有特定功率等級或能在一小時內快速充電的電鑽,老實說,你可能根本不是想買電鑽,只是希望能夠租用一個下午,或是最好雇用某人來幫你完成工作,因為你真正需要的,只是能夠安全穩固地掛起鏡子。看到問題了嗎?他們試圖向你推銷產品,而你實際上是來找解決方案的。

現在,讓我們將這個架構應用到工作情境中:想像一下,你正在接受面試成為一位企業家個人的行政助理。與其把注意力集中在自己身上,背誦簡歷中的事情和數據,你更應該關注自己可以為對方解決什麼問題,例如理清那一堆收據、整理他的收件箱,並優化即將到來的出差行程,將一個噩夢變成了近乎愉快的體驗。你可以幫助他輕鬆應對各種事情,讓他專心處理那些對業務影響最大的重要事項。你可以使他從疲憊不堪變成專注有序,將他推向事業的顛峰。明白了嗎?

在講述個人故事時,你必須聚焦於你能提供的解決方案,而不是簡歷上列出的「產品規格」。對於擁有多樣化技能和經驗、多元化生活的人來說,這點尤其重要。因此,當有人要你介紹自己時,你的目標不是依序(一口氣地)背誦三分鐘的簡歷,而是分享你能提供哪些解決方案。

不確定這究竟是什麼意思嗎?讓我舉個例子。邁克.斯拉(Mike Slagh)在成為Shift.org創辦人兼執行長前,曾是一名專門負責拆彈任務的海軍軍官。他離開軍隊之後,想在科技領域找份工作,但他進不了這個產業。除了他在美國海軍學院和哈佛大學甘迺迪公共政策學院的教育背景「有點令人印象深刻」之外,沒有任何招聘經理能夠理解他之前的經驗。最重要的問題是,他之前是在美國軍方這樣高度規範的工作環境,到了像矽谷這種快速變化且常常含糊不清的世界,是否會讓他難以成功?

邁克的資歷和軍職紀錄使他獲得科技公司初次面試的機會,但他一直都未被錄用,因為他沒有講出一個吸引人的故事,他表示:「面談時我不應該一直花時間解釋軍事職業專業系統,我應該一開始就強調『退伍軍人在混亂的情況下表現出卓越的判斷力,就像呼吸一樣自然。』」

天哪,這樣的自我介紹確實令我驚訝不已!短短一句話,就讓我對邁克了解許多,他對未知和不可預測的情況(這正是早期新創公司的定義)感到從容自在;在資訊有限的情況下做出艱難決策這方面,他有豐富的經驗(「就像呼吸一樣自然」);他對於想要加入的新領域有足夠的了解,向我展示了這和他以前的世界之間的關聯。

你可能會說,這種陳述適用於所有退伍軍人,而不是特定指邁克,這也沒錯,但是他能夠提煉出自己的價值觀,並以這種方式回答問題,確實讓我對他有多一些了解,這突顯了他對背景的理解及其溝通能力。

「既然我已經引起了你的注意,我們可以談談我在拆彈任務的經驗,如何使我成為世上最優秀的問題解決者之一,」他指出,「或是談談外界對軍隊的看法,大多忽視了我們在外國的堅韌與創業精神,我們在資源有限、沒有遊戲規則的情況下,總是在灰色地帶行動。」我不需要充分理解邁克充滿技術性的簡歷,就能看出他能為我的組織提供什麼。他讓我了解他以前的經驗如何能協助解決我當前和未來的問題。

這對於大多數人來說並不容易,對於那些曾在軍事或醫學這種充滿專業術語的領域工作過的人來說更是困難。然而,用簡單的語言串聯起各方面的經歷,是跨足多領域或實現意外職業轉型的關鍵。

拋開專業術語,改說易懂的話

那麼,你要如何擺脫專業術語,用通俗易懂的語言來敘述自己的故事呢?首先,找到一個翻譯者,其次,像單口相聲表演者一樣,不斷精煉你的表達方式。讓我來解釋一下。

我打算從歌劇界轉入商業界時,努力想將以前的工作轉化為與其他領域相關的經驗和技能(為了製作普羅高菲夫〔Prokofiev〕的《戰爭與和平》安排馬、狗和山羊進行彩排這類經歷,總覺得似乎不符合我瞄準的企業文化)。有一天,我商學院的同學珍(有營運背景,負責管理一家大型醫療保健公司的製造廠)問我關於我在紐約大都會歌劇院的工作情況,我不知該從何說起,她甚至從未看過歌劇。

於是她重新設定問題:「說說你在工作中經歷過最困難的一個時刻。」

我便分享了一個特別棘手的故事,牽涉到歌劇女伶的爭吵、失蹤的租賃巴士、嚴格的工會規定、紐約市公園管理局的政治糾紛、還有大約四十多位兒童合唱團成員。她繼續追問:「具體來說,什麼因素讓那件事變得這麼困難?你得到了什麼支援?為什麼歌劇界會這樣做?」當我講完後,她向我反映她聽到的內容,將我獨特的經歷轉化成外行人能理解的普遍情境。雖然我的職稱是「排練助理」,但我的工作是典型的營運管理,我在應對歌劇演唱家強勢個性方面的專長,很容易轉移到客戶服務的情境中。同樣重要的是,我善於在業務和創意之間進行協調,平衡不同的優先順序和文化差異,並指導團隊成員共同合作。

有了新的詞彙和對工作的自信,我相信我的工作價值不僅局限在歌劇院那由紅色天鵝絨覆蓋的牆壁之內,我開始尋找機會不斷練習講述我的故事,就像在全國各地喜劇俱樂部中巡演的單口相聲表演者似的,不斷地完善自己的表達,我一遍又一遍地講述我的故事,直到敘事變得流暢為止。

我在星巴克排隊等咖啡時與人對話、向同學介紹自己、甚至在第一次約會時也這麼做,以熟悉這種新的語言,並從我的聽眾那裡學習:他們在哪方面持懷疑態度?有什麼地方不夠清楚?他們是否了解我過去做的事情?我為什麼想改變?

講故事者和聽眾之間的互動十分重要,透過講述你的故事,而不僅僅是私下背誦,你給了聽眾與你一起修改和完善故事的機會,共同創造一個真正動聽的敘事。

節錄自:商業周刊《發現我的多重職涯組合:哈佛商學院教你經營最佳職涯與多元身分,一生平衡工作、生活和夢想/克莉絲汀娜.華勒斯 著 》


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