秒懂「黃金三角」的五大設計力,變身PPT簡報高手 

104人力銀行2022年《學習白皮書》指出,職場學習的主要項目:工具類占23.4%,僅次於專業技能、外語、以及證照考試;工具類大熱門又以excel、word、photoshop、PPT等常見的職場工具為主。104職涯診所Podcast EP305簡報怎麼做都醜,有救嗎? 掌握設計「黃金三角」 秒變專業設計師,邀104人力 銀行資深設計經理廖培志Patrick傳授黃金三角的五項設計方法,透過簡報設計,設計您的職場影響力。

廖培廖Patrick,104人力銀行資深設計經理,在設計領域深耕超過15年。踏入設計領域之前,他曾是角力選手,常因肉搏跪地或擒抱防禦而傷痕累累,但終究沒忘自己會畫,曾把12公分鉛筆苦練畫到只剩1公分,他用「行動力」包裏增強設計實力,勇敢肉搏職場!曾是華碩電腦學歷最低的設計,歷經華碩電腦設計經理、蘋果日報擔任平面設計等職務,目前已是104人力銀行的設計主管,帶領超過二十人的中型團隊。他指出PPT常見的地雷,並提出優化建議,幫聽眾告別「簡報怎麼做都醜」的宿命! 

方法一:適度留白,一頁一重點 

經常見到講者過於貪心,巴不得把自己知道的所有事情,全部寫在一頁PPT上。或者,講者擔心簡報時太緊張,忘了想講什麼,於是把想講的內容全部塞滿PPT。廖培志指出,訊息愈多,聽眾愈難記住重點;適度留白,聽眾視覺集中,少即是多,反而清楚知道重點為何,其他訊息則當成輔助說明,口述時,縮小PPT上輔助說明的段落字體、或改變字型,既可維持一頁一重點,也可避免講者輔助說明完全不在PPT上,有時反而讓聽眾分心,不明就裡。 

他提醒,輔助說明文字必須注意輔助的順序和邏輯,例如:一位採購要簡報採購成本比去年同期調降多少?主訊息是調降的幅度%,輔助訊息可能是調降的金額、市場現況或趨勢、以及如何辦到。輔助說明的版面順序可能因簡報者說故事的方式、想強調的重點而不同,但主訊息加上輔助說明項目,一頁PPT建議不超過6個,過多訊息,過滿,也可能複雜。 

方法二:版面構圖,可置中或由左到右,橫直不拘 

雖然研究顯示,多數觀眾的眼球習慣先聚焦左上方,再往下或往右延伸。但廖培志認為,PPT已有簡單明確的主題,善用大小字、不同字體,應可讓聽眾了解主訊息,因此,主訊息的版面配置沒有一定要置左,也可置中或由左到右;常見以橫式為主,也有文青風格或個人作品集,採中式直式,由右到左;只要區塊不複雜,順序流暢即可。 

常見許多大公司提供員工PPT的template範本,每一頁PPT左上角固定是公司Logo、公司名、或放簡報者個人title,若此,可在PPT對應的右下角設置頁碼,讓版面構圖有對稱感。 

也有簡報者會在左上角設計PPT的目錄,方便聽眾知道目前進度、以及完整的簡報輪廓;並在進入每個目錄時,穿插中式直式的PPT設計,藉由視覺「跳動」的感覺,告訴聽眾目前進到新的主題。 

方法三:顏色不多於3種,善用對比色、少用相近色

「不要讓交通號誌紅綠燈的三個顏色,同時出現在你的PPT上就對了!」廖培志指出,經常看到每個重點都用不同顏色highlight,當PPT做完時,五顏六色、眼花撩亂,處處是重點,反而無法辨別什麼是重點。 

他建議,先幫PPT決定主色和配色,主配色加總不超過三種顏色;若主配色太相近例如喜氣的大紅配上棕紅色、或是咖啡色加喜氣的金色,可能看起來混濁的,不跳色也不顯色;但也要避免為了跳色而使用過於刺激的對比色,例如紅配綠,除非用在聖誕節的特殊季節,或想大面試強烈示警的色塊。 

主配色常見的安全牌有:深墨色為主,搭配中性淺灰,為冰冷硬底的科技業注入一些活潑感。Apple則常用飽和的海運藍。年輕族群近年常用漸層亮桃紅為主,搭配紫色,看起來有趣花俏、也有科技創新的感覺。黑白對比色,當黑為主色,相對沈穩專業,但更要注意圖像素材的質感,有能突顯黑底之下的高貴質感;當白為主色,觀眾視覺則自然會聚焦在圖像上,dyson產品型錄即為一例。 

不同載具的主配色也有不同運用。傳統報紙採取白底黑字,最具備可視性。但是三C用品如手機或ipad,提供使用者自由選擇dark mode暗黑模式,減少對眼睛的傷害;或有些筆電會因應時間,自動調整背景色,搭配使用者的時間情境。 

方法四:大小字搭配,「高橋流設計」時尚有型但需口述功力 

善用字體大小,協助讀者判斷什麼是大標、什麼是小標、以及什麼是輔助內容的說明。和顏色一樣,一頁PPT的字體大小不超過三種,避免畫面過於零亂。近幾年流行「高橋流簡報」風格,用超大字體馬上說出重點,已占到整體版面60~70%的空間,強迫觀眾聚焦,視覺搶眼、時尚有型,但考驗簡報者說故事能力和展演功夫。 

方法五:字型互搭,中黑體安全牌,明體、宋體文青風 

廖培志指出,黑體或中黑體是最常使用的安全字體,新細明體雖然多出一截,有些使用者不喜歡,不過,近年流行文青風,明體、新細明體、宋體愈來愈常見。不同字型可互相搭配使用,例如,主訊息用一種字體,其他輔助文字改用其他字體,和顏色、大小字一樣,以不超過三種字體為佳。 

「為什麼簡報怎麼做都醜!」、「為什麼聽眾總是不專心聽我講?」當您也有這樣的懷疑時,資深設計師教您以上五大方法,秒變專業設計師!他也鼓勵大家平常多看網路或別人的PPT,看到喜歡的樣式就存下來,學著用,透過設計力,做出賞心悅目又有影響力的PPT。 

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