確認狀況的方式是否過度緊張??是否有其他方式可修正?

目前於電子廠擔任採購人員，最近與供應商協調好預計要下單的物料及單價，供應商有說明需於一週內回覆mail，將簽立完成的紙本訂單回寄，如未回覆將取消訂單，因此也馬上簽立完成並回覆，但由於本批物料是蠻重要的零組件，因此格外謹慎，所以在回覆完的兩天後又重新發了一封mail確認對方是否收到，但對方仍未有任何回應，最後在期限日當天又電話詢問下是否有收到，但由於對方未接，所以稍晚又再撥一次電話，最後終於在下班前對方回電說明有收到，對方雖然有回覆，但明顯感覺到對方是對於這樣的方式有些不愉快，覺得這只是一件小事，有點太小題大作了，沒必要這樣那麼積極，其實自己也有了解到對方因為訂單量大，時間沒那麼多，所以對於這樣的舉動會不太開心，但因為這批貨對公司和個人都非常重要，所以才會這樣格外謹慎。

那想請問說是否為我個人問題，過於積極造成對方的不愉快，如果是這樣的話是否有較為合適的方式去解決類似問題，避免再有類似事情發生，也讓雙方都可以更愉快的合作，謝謝。