工作請假如何能順利交辦？

收納跟交接幾個點補充，希望可以幫助到您。

收納方式不能更動的話，可以
1.顏色管理，顏色對顏色可以確定哪些資料有沒有收齊。(如:資料夾上紅色記號，對應紅色定位點。偏向蒐擊別單位或對方的資料，以及此資料須要放到定位點供其他單位看的)
2.編號(通常是例行性表單，有順序進行，或是例行工作。如:需要按順序完成，看到6號資料夾不在，就知道此事還在進行中。)
交接的補充
3.製作excel小地圖，帶入各表的功用跟範例及流程。
4.您自己的進度控管表，特別是您工作很多部分都是追蹤，細節夾雜口頭,email,表單，需要有個清楚的進度表。

我們往極端一點的想法，代理人會有一種，"我只撐著這幾天，最好不要給我弄太過負荷的事情，我自己手上也一堆。"
所以交接的工作細項要越簡單越清楚。
如:"出貨時臨時性很高的事項,要逐一將所有未發生的事都交辦有困難"
這個時候如果您交接是"這個貨週四一定要出貨"，代理人如果不清楚您之前與廠商或是客戶的email溝通，還有其他相關單位的資訊。
當他碰到阻礙，比如說:客人不同意分批給貨，但先前的溝通代理人也不清楚。那此事就會直接pending到等你回來。(遇到困難)
或是交接說供應商東西週三到，結果講的是週三一早7:00到，才能趕在周四出貨，實際上週三下午後才到，那肯定出貨來不及，代理人傻眼，你從早被call到下午。(追蹤力度不會相同)

如果你的代理人是你的主管，那等於叫您主管擦屁股。

5.前面提到交接的3,4最好是整理後，拿著檔案跟代理人當面交接，確定他看得懂現在的進度跟問題，然後email發出cc給主管。
6.交接清單整理後，口頭跟主管報告一下，各項的交接負責人。(email跟口頭最終都要到主管那。)
7.真得事情太多，又無法避開請假的話，請不要交給單一人代理，稍微分類一下，有極度困難項目，必要的話選擇主管作為代理人。
8.口頭上您仍要告知代理人，真的有問題就call您，(您也可以說當天除了8:00~9:00因為正在檢察，無法接手機，請代理人text，責任心要有。有同事愛一點的，除非真的有困難，不然不會真的call you)

1. 我負責出貨及催貨工作，請假看醫生都被刁難，收納方式與交辦事項都沒完整性，我到底要從哪裡著手。
2. 只要一請假代理人就手忙腳亂，這其實正顯是您在組織的重要性，只是您請假工作仍須推動組織仍須正常運轉。
3. 職務代理人固定，與老闆商量確定人選，對方也接受是您的職務代理人。開課熟悉您的業務，第一課收納SOP教會了，他就可以獨立作業。
4. 養成習慣建立To Do List(代辦事項)，建立檔案按日建立，請假前一天將To Do List寫得比平常更詳細，代理人依代辦事項執行，有臨時事項填入To Do List，完成就註記，您請假回來看To Do List就知道事情進度，一清二楚沒有困難。
5. 祝福您。

盡量不要用口頭方式做交接，要用紙本，自己平日就要一點一點的累積工作教學手冊。
如果能做成表格、把作業簡化那是更好的。

此外，花點力氣把客戶的胃口養好，讓客戶知道怎樣的方式比較容易得到需要的資訊。可以的話也讓客戶知道你準備去休假，休假前你有哪些可以先預備起來，減少突發狀況大家緊張。

收納方式是不固定？還是有固定位置呢？

要盡量用符合流程效率的方式收納東西，
簡單如：右手要用滑鼠，所以電話放左邊，這樣才能一邊講電話一邊幫客戶查電腦資料。
把完成的資料按照客戶別、產品、日期做檔案名稱，存到資料夾裡，而不是放在電腦桌面上。
實體的製作各種標籤、提示卡，把輕重緩急的文件分不同顏色資料夾、
把同一種類的客戶資料放在同一排資料架...。
盡量把文件格式化、使資料有相同的排序原則。

模擬請假時代理人會遇到的各種事情，有些事情叫他「千萬不要做」，會比叫他做更重要。
突發事情百百種，但一定能分出大概的大分類，再把每一種分類訂出標準的作業流程，這樣他只要能分出事件種類，就能找出解決步驟，而不需要一百種都教他。

若都是一定不能拖到你休假回來的事情，那你就必須跟主管溝通，要手把手的教一下代理人，但前提是你自己的收納方式一定要調整到簡單順暢，不然浪費同事時間又沒效果一定會被罵的喔。

先不管那些規則被學走會不會危害自己的職位，至少要先做到同事還是能在辦公室裡找到客戶要東西。如果不擅長收納，基本像6S管理那些一定都要參考，也可以看一些極簡收納的教學，去蕪存菁。