- 未填公司未填職務31-35歲
工作被同事雷,造成出貨時程延誤被客人跟老闆責難
目前擔任系統廠的生管,工作就是協調廠區資源,準時出貨給客戶,
日前因為產能瓶頸,有前一周跟同事協調產能,同事也答應,
結果到當周,同事突然說因為他有急單,沒辦法借我產能,
當下也不好意思強迫她,結果原本規畫好的時程都被打亂,
造成出貨延誤,客戶寫信來罵並且CC我主管,主管也念了我幾句,
但是不敢說是因為同事造成我的訂單延誤,因此想請教
1. 若是遇到這種問題要視事情嚴重性要主管直接說嗎? 因為不想變成抱怨同事的角度去請主管幫忙,還是非常重要的客戶才需要請主管出面協調?
2. 是不是平常就要想方案B,假設同事臨時跳票的話就執行方案B?
3. 是否還有其他溝通協調方法,可以讓整件事情完美落幕?
1.請同事幫忙借產能,就已經是異常處理了
這種情況屬於產能不足,有風險,就應該先跟主管報告,並且把商借產能作為你的處理方案呈報主管
主管可能在接到你報告後有其他更好的處理方案,也可能會由主管去協調,比較不會被放鳥。
2.你考慮的一些點,其實是你的主管的權責,比如方案B,比如客戶重不重要
在你的行業中,恐怕只有老闆敢說哪家客戶不重要
3.你當然不能抱怨同事,因為邏輯上(附註)他就不應該答應幫你,誰都不知道會不會有人插單?業務會不會忽然收到客戶的加急出貨通知?
(附註說明:有點好奇,你們公司沒有用ERP嗎?或者,沒有工單管理系統嗎?如果有,那邏輯上要系統下了工單才算數啊,即使同事答應幫忙,也要有工單才能動)
4.現在,客戶抱怨已經發生,就好好道歉,不能當沒事
然後,主管念你幾句,如果真的只是唸幾句,代表其實大概他也壓榨不出什麼產能,那就是沒太責怪你,畢竟,總是要有人負責被罵,然後身為主管總不能收到客報還表揚你或者跟你說別在意吧?
5.趕快跟客戶道歉同時重切交期,沒把握的話先跟主管報告一下,請他指導指導。還有如果這個溝通過程是有跳過業務員,一定要讓業務員隨時知道情況,雖然業務部很喜歡唸唸唸,但是他們才是最能幫你跟客戶溝通的人,
"結果到當周,同事突然說因為他有急單,沒辦法借我產能"
以我擔任生產線主管的經驗作回覆,上面這句話發生的時候您就應該要和主管報告。
甚至在這之前,瓶頸部分就要寫在周報或是會議上提出作紀錄和決議,
他接到急單他就要主動舉手提出來,這是整個公司的事,不是個人的事。
產能過剩時生管躺著幹就好,時間到東西自動會出來。
產能不足時才要"喬",資源分配,不知貴公司內部是否有例行會議或是要寫週報?
這問題已經先看到,您卻沒動作去解決,造成這樣結果若造成客戶損失索賠,恕我直言,責任百分之百在生管,您是主要責任人,或是生管的大頭因為領導無方要被處分。
我不認為還有甚麼B方案,生管就是 on schedule,on target的出貨。
資源不足哪個客戶的貨要先出對公司是最高利益,甚至和業務工廠有所"產銷會議",要討論的,自己喬不攏要請長官出來拍板,若有先做這動作,責任就不在您。
我剛入行時有位長官說,我們管產線每天就主要做兩件事,<預測>和<預防>。
<人,機,料,法,環>那些地方會影響到出貨? 要及早發現先掃除這些障礙。
出貨delay(生管責任)或是不良品(品管責任),後面一大串供應鏈都會受影響,客戶端產線廠工人會因為缺料沒事幹薪水要照付,這個損失算誰的? 不是嘴巴道歉就沒事算了,早點通知客戶,也許他可以從其他供應商調貨,不會有斷料的問題。客戶來抱怨代表他也被公司修理,所以有些供應商出貨延誤會被客戶罰錢的。
在我以前公司會要求供應商寫8D檢討,下次年度QCDS供應商評鑑Delivery這項分數會往下掉,採購會依評鑑結果去殺價,這對公司損失是很嚴重的。
尤其生管或製造的人要會且敢和人吵,吵架也是一種溝通方式,重點要吵出結果來。
不然就要會"喬"到大家都滿意。千萬不要有不如預期的事讓主管和客戶受到驚嚇,要先打預防針,醜話要先講在前面,努力照出貨計畫前進。再出這樣低級的錯誤工作有可能會不保,不是我危言聳聽,再碰到一定要趕快舉手昭告天下,請長官知道出來拍板,或是業務和客戶協調,讓大家有時間處理應變。
以上建議供參考,祝如意順心!
發生這樣的事
一定要讓上面的主管知道
整個事件發生的原因過程
在事情的經過 請一定要保護自己
做好每一個訊息的紀錄
很多時候儘管不是自己的問題
但只要對方推託 可能就會被牽扯下去
所以 記錄保存跟據實以報 才能讓你 安全下庄~
加油!