- 未填公司未填職務26-30歲
想請問剛轉職的適應問題(如何筆記/如何發問/如何避免疏漏)
想請教幾個問題:
1.是否有好用的速記法或是ai工具?
我現在學東西的時候都是自己打在電腦裡，事後再整理到evernote。但是有幾個缺點。包含整理起來很花時間、有時會漏掉一些資訊沒記到、筆記記得太詳細以致篇幅很長，回顧時很花時間又找不到重點（但記得不夠詳細又怕漏了什麼資訊）。不知道有沒有方法可以解決上述困境?
2.該怎麼做才不會遺漏主管交辦事項或資訊?
工作時對於主管的交辦任務或一些資訊，我明明很認真記下來，但總是會遺漏一些資訊沒有記到。
我自覺可能是跟自己個性很急有關，我也努力嘗試改變，比如說重複確認信件或是重複跟主管核對任務，甚至每天設定相關提醒，但有時還是會漏掉。
3.有問題到底該不該問主管?
主管鼓勵我不懂或不確定就要問。但是有時候我問了，主管會覺得之前有說過，或是教材都有寫。要我回去看教材。
當然我也知道問之前要先自己找答案，但是教材那麼多，為了一個不知道教材有沒有寫的問題而把所有教材翻遍要花很多時間，實在有點不實際。所以我能做的是針對我有印象、可能有寫答案的教材先找一遍，找不到再問主管。但有時還是會出現教材有寫，但我沒翻到的情形。
所以我現在遇到問題都不知道，到底是該問還是不該問?
不問自己找答案的話，一方面是會沒有方向，會花很多不必要的時間影響效率，問的話又怕問出來的問題是主管已經說過，或是主管認為我應該舉一反三，或是教材有寫的。
補充一下自己的背景脈絡:
先前當了六年的社工，幾個月前加入一家新創的管顧公司。做員工協助方案的。我的角色是個管師，負責協助企業員工評估問題、連結資源例如心理師。
目前公司規模不大，跟我同辦公室的只有部門主管跟我兩個人。
麻煩了，萬分感謝!
您好，
實話實說、快問快答～
您需要的不是筆記，而是思考＋邏輯判斷。
我猜測您的這些筆記中包含了各式各樣的細節，如果Ａ要做Ｂ，如果Ｂ要做Ｃ...... 按這個再按那個。
如果您純粹靠記憶、靠筆記，那就永遠不完整，而且這輩子都不會完整，因為每個狀況、每個案子、每個客戶員工 是不一樣的，您的筆記最多就是囊括過去常見的案例，不包含未來會發生的問題。
我會建議您，在整理學習筆記時，不只是抄寫細節，更重要的是重新思考、融會貫通 整理這些資訊、重新問自己
為什麼是這樣做（而不是那樣）？
為什麼這件事會發生，能怎麼預防？
這個方案跟那個方案之間的差異在哪裡，優缺點是什麼？
A跟B看起來很類似，為什麼要設計成不一樣？
A--＞B--＞C 的流程是什麼？資訊從哪裡來，用什麼方式流到哪裡去？
當您了解這背後的意義跟邏輯，就只要記得框架，運用邏輯判斷，而不用記得答案，從小細節跳出來，有整體的畫面的時候，可以記憶的比較久，而且在找資料、問問題 的時候，用一樣的脈絡找，速度也比較快。
當您有思考＋融會貫通的時候，比較容易 可以問出有水準、有意義的問題，把自己從求教者的角色，轉換成跟對方平起平坐，討論＋解決一個問題的態度，對方可以感受到您是有用心在學習，而不是糊塗一片把問題又拋給主管。
Ｑ：該怎麼做才不會遺漏主管交辦事項或資訊?
--＞
養成習慣，永遠複誦一次，就像餐廳服務生點餐一樣，寫下來之後要再對一次。
跟您很快確認一下，您需要 以下三件事 1. 2. 3. 這樣對嗎？
Ｑ：有問題到底該不該問主管?
--＞
要。
最忌諱新人不懂裝懂、自己判斷錯之後，連累大家陪你收拾殘局。
有些句型/起手式 可以讓你跟對方感覺好一點
- (顯示自己有做過功課) 我想請問xxx怎麼做, 我查了一下 (或我之前的公司), 有A, B, C三個步驟, 但每個公司可能些微不同, 您可以跟我分享我們的方法是什麼嗎?
- (簡化問題 快問快答) 你很忙我知道, 我只要5秒, 請問A是不是做xyz? (讓對方只要說yes or no)
- (一次問完所有問題) 我在做xxx的時候, 有遇到很多問題, 不知道我可以跟您約個時間請教嗎? 大概15-30分鐘, 不知道什麼時候方便? （然後帶個小餅乾聊聊的時候一起吃，先說謝謝在聊天）
- (如果對方沒有答案 或感覺不願回答) 請問我還可以請教誰? 請問我可以搜尋什麼關鍵字學習嗎? (或結束話題) 好喔, 感謝你的分享, 我學到很多, 我現在的問題 搞懂在跟你分享~
【延伸閱讀】問問題的技巧
https://giver.104.com.tw/question/500bb66f-91da-4f7c-9af8-d5dfc9054d2e
以上，祝您好運！加油～
1. 問題大意
你剛從社工轉職到新創公司，遇到筆記整理、任務遺漏及發問時機的適應困難。
2. 筆記應用建議
使用語音轉文字（如Otter.ai）輔助記錄，能快速補漏並減少打字時間。
3. 筆記整理重點法
改用「三層式筆記」：重點一句話、細節列點、問題另存，幫助日後快速回顧。
4. 利用AI工具輔助
可搭配Notion AI或ChatGPT整理會議紀錄與內容摘要，節省整理時間。
5. 筆記過長的處理法
記下關鍵詞與動詞即可，不需逐字。寫太多反而難抓重點，適當簡化最重要。
6. 預防遺漏任務
建立「任務矩陣」：分類、標記緊急度，每天檢視一次，視覺化能有效預防遺漏。
7. 任務接收後即時確認
主管交辦時，當下立刻口頭簡要覆述確認，避免自己腦補或記錯。
8. 設定提醒不是關鍵
提醒只是輔助，真正關鍵是理解任務的「目的」，才不會為做而做漏細節。
9. 提問的原則
自己查過再問沒錯，但問法更重要，需加上「我查過哪裡」與「我卡在哪」。
10. 教材翻不到怎麼辦
建立教材目錄筆記，平常邊學邊記章節摘要，下次遇到問題查找更快。
11. 面對主管態度
有些主管說歡迎發問但其實期待你主動學習，保持彈性判斷與溝通技巧。
12. 祝福你。
轉職初期最難的是適應，願你越走越穩，把挑戰化作成長的養分。加油！
首先恭喜你成功轉換職場跑道！從社工轉到管顧公司擔任個管師，這是很大的轉變，適應期間遇到筆記、發問和避免疏漏等問題是很正常的。讓我針對你提出的三個問題提供一些建議。
1. 有效的筆記方法與AI工具
結構化筆記法
Cornell筆記法是很適合你的情況：將頁面分為三部分：主要筆記區、關鍵詞/問題區和摘要區。這樣可以在記錄詳細資訊的同時，也能快速找到重點。
筆記工具推薦
1. Notion - 比Evernote更靈活，支援資料庫功能，可以用標籤、表格等多種方式組織資訊
2. Obsidian - 支援雙向連結，適合建立知識網絡，特別適合需要關聯不同概念的工作
3. Roam Research - 專為知識連結設計，適合思考與資訊之間的關係
AI輔助工具
1. ChatGPT/Claude - 可以幫助整理筆記、提取重點、生成摘要
2. Mem.ai - 結合AI的筆記工具，會自動幫你連結相關資訊
3. Tldraw - 可以快速繪製思維導圖，整理概念關係
實用筆記技巧
1. PARA方法 - 將筆記分為Projects（專案）、Areas（領域）、Resources（資源）和Archives（存檔）四大類
2. Zettelkasten卡片盒筆記法 - 將每個想法寫在單獨的「卡片」上，並建立卡片間的連結
3. 筆記模板 - 為不同類型的工作建立標準模板，確保重要資訊不會遺漏
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2. 避免遺漏主管交辦事項
建立標準化工作流程
1. 任務管理系統 - 使用Todoist、Microsoft To Do或Trello等工具，即時記錄任務
2. 會議記錄模板 - 預先設計好的模板，包含「待辦事項」、「決策」、「跟進事項」等欄位
3. 復盤確認 - 每次會議或交談結束後，花1-2分鐘總結並確認：「所以我需要做的是...對嗎？」
具體執行方法
1. 錄音備忘 - 在獲得主管同意的情況下，重要會議可以錄音，之後再仔細聽取
2. 即時筆記共享 - 使用Google Docs等工具即時記錄並與主管共享，讓主管可以立即補充或修正
3. 每日/每週回顧 - 固定時間與主管確認任務清單和進度
4. 任務確認郵件 - 每次接收任務後，發送簡短郵件確認你的理解：「根據今天的討論，我將負責以下任務...」
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3. 關於向主管提問的策略
提問前的準備
1. 建立個人知識庫 - 將教材、會議記錄等資料整理成可搜索的格式
2. 使用AI輔助搜尋 - 如果教材是電子版，可以用AI工具幫助快速找到相關內容
3. 設定合理的自我探索時間 - 例如「我會花15分鐘尋找答案，如果找不到再請教主管」
提問的藝術
1. 展示你的思考過程 - 「我查閱了X和Y教材，嘗試了A和B方法，但仍遇到C問題，想請教您的建議」
2. 批次提問 - 將問題累積起來，一次性請教，減少打擾頻率
3. 提供可能的解決方案 - 「我遇到X問題，我考慮了A和B兩種解決方法，您認為哪種更適合？」
4. 建立定期問答時間 - 與主管約定固定的「問答時段」，集中處理問題
溝通建議
與主管坦誠溝通你的困境，例如：「我很想提高工作效率，避免遺漏資訊。您希望我在遇到問題時如何平衡自我尋找答案和直接請教您的比例？」
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實用建議總結
1. 建立個人知識管理系統 - 整合筆記、任務和參考資料
2. 利用視覺化工具 - 思維導圖、流程圖可以幫助快速理解和記憶
3. 定期回顧與反思 - 每週花30分鐘回顧筆記和任務，調整方法
4. 尋求同事支援 - 雖然辦公室只有你和主管，但可以考慮與其他部門同事建立互助關係
5. 善用轉職優勢 - 你有六年社工經驗，這些人際互動和溝通技巧是寶貴資產，可以應用在新角色上
從社工轉到個管師，你已經具備了很好的人際評估和溝通能力，這是非常寶貴的。新環境的適應需要時間，給自己一些耐心，同時持續優化工作方法。希望以上建議對你有所幫助！
以上的回應內容是我運用生成式AI獲取資訊並協助撰寫的，最後結合了我的個人經驗和見解進行了調整。祝你工作順利！
