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匿名2022/9/13

未填公司未填職務26-30歲

因為email 寄件副本的排序問題,被主管唸不禮貌

七月時開始了我的第一份正式工作,一開始都是協助資深同事處理組內的事務,直到最近主管覺得我算上手了,才開始讓我獨立負責一些事務,也開始由我當窗口來聯繫外部的人。

上禮拜我因為email的事情,被主管唸了,認為我不懂禮貌。事情是這樣的,當時我寄了一封信給國外的客戶,寄件副本順序放的是資深同事、單位助理、直屬主管、大主管,結果直屬主管看到後,私下找我唸了一頓,認為我要多學習寄信時的禮儀,提醒我寄信或轉寄mail的時候,要記得確認收件人、寄件副本的順序有沒有亂掉,要按位階排,位階越高要放越前面,因為單位大主管會在意。

本來我以為寄信時只要語氣有禮貌,不要有錯字就可以了,沒想到還有這種眉角,也算是上了一課。也因為發生了這件事情,現在主管都要求資深同事要先看過我的信才能寄出去,讓我覺得好綁手綁腳> <

除了收件者排序,寄信時還有什麼細節是需要特別注意的呢?像是信件開頭用Hi xxx(英文名)的話,會太隨便嗎?還請大家給我這個菜鳥一些建議,有沒有什麼其他寄email的潛規則或應該要避免的地雷寫法是我應該要知道的呢?感謝大家。

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每家公司都有不同文化,排名順序甚至排座位的確有學問。
有人願意提醒你就表示感謝一點一滴記起來。
這些人都是你成長的貴人。
Best Regards!

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您好,

聽起來您的主管做事情比較謹慎,也相當重視職場倫理,這並沒有錯,這也是貴司的企業文化。

您初入職場碰到這樣的地雷情有可原,以後須多加注意。
為了慎重起見,主管要求您發出信件時要請資深同事先看過,這樣更好,也是在訓練您更細心,千萬不要視為綁手綁腳,您的主管做事情很有擔當。

在此無法一一為您解說如何寫好商用英語書信,建議您可以去閱讀相關書籍,從基礎學習起,這也是長長必經的過程,當您熟悉之後必定會更專業。

以上意見提供參考。

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最好的做法是詢問你的資深同事,並觀察你自己收到的mail格式與收件人的排列是如何進行的。因為每間公司mail的潛規則都不太一樣,可能Givers覺得沒問題的,在貴公司卻不是如此。
另外請資深同事協助你檢查mail時也能藉機多詢問一些眉角,比方說對應的窗口有沒有什麼地雷、哪些公司或合作對象有沒有什麼用語需要特別留意的,這些都是很棒的學習機會哦。

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