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匿名2021/6/7

未填公司未填職務31-35歲

我是簡報新手!報告如何讓老闆買單?

最近,因為疫情關係,老闆讓我們在家裡上班,但是,要我們每周報告自己的工作進度。本身對於簡報相當不熟悉,而我也才剛轉職到這間公司不久,不太了解老闆希望看到的有多細節,想請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?另外,想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
報告這件事真的讓我好緊張....

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您好,經了解過您的問題後,給予幾點建議如下。

① 請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?
✍ 因為您剛轉到新公司,會建議您先電話向公司內其他的前輩詢問,並參考他們的做法,才能夠避免以下幾種問題發生。

1. 【接近格式,容易閱讀】
✍ 正常像工作進度,老闆會希望大家都是接近的格式,避免閱讀及呈現內容落差很大,所以您可以先向其他前輩請教,有沒有以前的範本或是格式可以參考,這樣可以減少自己重新做格式的時間,以及與其他人落差太大的問題。

2. 【頁數接近,避免口舌】
✍ 另外因為您剛轉到新公司,建議工作進度做的內容與頁數,初期與前輩等級接近或多2~3頁就好,避免因為怕被人講說不認真就做了超多頁,不僅造成您每次要報告時壓力很大,若是老闆覺得做的很好,叫其他人也要跟您一樣時,後續工作就難過了。

3. 【圖表為主,精簡文字】
✍ 既然是工作進度,當然要避免寫了很多文字,照本念了一堆後,卻無法呈現出進度到哪的窘境,盡可能多使用圖表完成度:?%來表現,並且條列目前遇到的困難+預計的改善方向,讓老闆可以清楚看到您的重點,才是比較好的方法。

4. 【備用簡報,避免提問】
✍ 而面對簡報不熟的緣故, 也怕自己資料準備的不夠充分,這時可以依照前輩簡報範本格式外,多準備6~8頁的補助資料或是原始數據,然後放在簡報的最後並設定連結,這樣若過程中老闆有提出疑問時,可以馬上進行補充更為保險。

② 想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
✍ 此部分也同樣會建議您與前輩詢問,老闆個性是喜歡【聽細節】,還是【聽重點】,如果問不到答案的話可以先選擇講重點,老闆沒說話就維持,老闆有要求多次細節後再改為講細節方式。

③ 報告這件事真的讓我好緊張
✍ 說實話就算是目前已經有幾千場報告經驗的我來說,面對報告難免心情還是會有點緊張,但不同的是緊張不代表就一定會講不好,就如同面試準備一樣,透過反覆練習的訓練,以及預先思考可能會問的問題與回覆,可以讓您在面對報告時雖然緊張,但不會因此慌了手腳,這才是最重要的。

👍 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。

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3人肯定

其實,每週報告工作進度是一件很好的事!除了讓老闆能掌握人力運用及工作進度外,撰寫者更能從中去檢討工作適性及個人執行能力的好機會!不用太迎合老闆而做這事(我知道,老闆沒交代的話不會主動去作)把它當作自己的工作日誌吧,(事實上,我自己長期有做工作日誌的習慣,每週日晚上就先用ipad的筆記軟體擬定下週要做的事,再安排所有事項的優先順序,只要達成就快樂的畫掉,畫完就下課了,也再繼續想新的工作)

給老闆的建議用條列式(注意搭配上執行時間)寫出重點,後面再補充您想表達的細節即可(老闆沒時間,看看標題可知您在多少時間內完成多少事,有時間可欣賞您的謢行方法及工作態度)

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每個老闆會有自己的風格,會有所不同。
一般週報基本會有:
工作規劃時程,進度完成度,下週計畫,專案

財會的話
要有整體的數據大表(通常已經有制式內部在看的,此部分重點講。)
搭配細節的數字在附件(此部分搭配前面重點追根究柢時用。)
數字的部分一定要佐證,千萬別乎巄。(大表與後面的細節數字要對,特別是加總的那些,老闆在看都會記。)

部門報告一致性:參考部門以前的報告,可以的話詢問同仁或主管(甚至格式也都可以問清楚)。老闆一定不希望看到報表同一個部門每個報告都長得完全不同格式,術語也不同。

前期一定會有撞牆期,但所有的資料都有,接下來只是順序跟排列的問題。

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