匿名2021/6/7
財會稅務26-30歲

我是簡報新手!報告如何讓老闆買單?

最近,因為疫情關係,老闆讓我們在家裡上班,但是,要我們每周報告自己的工作進度。本身對於簡報相當不熟悉,而我也才剛轉職到這間公司不久,不太了解老闆希望看到的有多細節,想請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?另外,想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
報告這件事真的讓我好緊張....

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吳振興 Jeff

任職於科技業外商及製造業15年資深主管 職涯解題師2021/6/8

您好,經了解過您的問題後,給予幾點建議如下。

① 請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?
✍ 因為您剛轉到新公司,會建議您先電話向公司內其他的前輩詢問,並參考他們的做法,才能夠避免以下幾種問題發生。

1. 【接近格式,容易閱讀】
✍ 正常像工作進度,老闆會希望大家都是接近的格式,避免閱讀及呈現內容落差很大,所以您可以先向其他前輩請教,有沒有以前的範本或是格式可以參考,這樣可以減少自己重新做格式的時間,以及與其他人落差太大的問題。

2. 【頁數接近,避免口舌】
✍ 另外因為您剛轉到新公司,建議工作進度做的內容與頁數,初期與前輩等級接近或多2~3頁就好,避免因為怕被人講說不認真就做了超多頁,不僅造成您每次要報告時壓力很大,若是老闆覺得做的很好,叫其他人也要跟您一樣時,後續工作就難過了。

3. 【圖表為主,精簡文字】
✍ 既然是工作進度,當然要避免寫了很多文字,照本念了一堆後,卻無法呈現出進度到哪的窘境,盡可能多使用圖表完成度:?%來表現,並且條列目前遇到的困難+預計的改善方向,讓老闆可以清楚看到您的重點,才是比較好的方法。

4. 【備用簡報,避免提問】
✍ 而面對簡報不熟的緣故, 也怕自己資料準備的不夠充分,這時可以依照前輩簡報範本格式外,多準備6~8頁的補助資料或是原始數據,然後放在簡報的最後並設定連結,這樣若過程中老闆有提出疑問時,可以馬上進行補充更為保險。

② 想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
✍ 此部分也同樣會建議您與前輩詢問,老闆個性是喜歡【聽細節】,還是【聽重點】,如果問不到答案的話可以先選擇講重點,老闆沒說話就維持,老闆有要求多次細節後再改為講細節方式。

③ 報告這件事真的讓我好緊張
✍ 說實話就算是目前已經有幾千場報告經驗的我來說,面對報告難免心情還是會有點緊張,但不同的是緊張不代表就一定會講不好,就如同面試準備一樣,透過反覆練習的訓練,以及預先思考可能會問的問題與回覆,可以讓您在面對報告時雖然緊張,但不會因此慌了手腳,這才是最重要的。

👍 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。

趙子慶

趙子慶建築師事務所 柏昂室內裝修設計有限公司 建築師2021/6/7

其實,每週報告工作進度是一件很好的事!除了讓老闆能掌握人力運用及工作進度外,撰寫者更能從中去檢討工作適性及個人執行能力的好機會!不用太迎合老闆而做這事(我知道,老闆沒交代的話不會主動去作)把它當作自己的工作日誌吧,(事實上,我自己長期有做工作日誌的習慣,每週日晚上就先用ipad的筆記軟體擬定下週要做的事,再安排所有事項的優先順序,只要達成就快樂的畫掉,畫完就下課了,也再繼續想新的工作)

給老闆的建議用條列式(注意搭配上執行時間)寫出重點,後面再補充您想表達的細節即可(老闆沒時間,看看標題可知您在多少時間內完成多少事,有時間可欣賞您的謢行方法及工作態度)

William

製造業 工廠管理 專案經理 IE 流程改善 自動化導入 2021/6/7

每個老闆會有自己的風格,會有所不同。
一般週報基本會有:
工作規劃時程,進度完成度,下週計畫,專案

財會的話
要有整體的數據大表(通常已經有制式內部在看的,此部分重點講。)
搭配細節的數字在附件(此部分搭配前面重點追根究柢時用。)
數字的部分一定要佐證,千萬別乎巄。(大表與後面的細節數字要對,特別是加總的那些,老闆在看都會記。)

部門報告一致性:參考部門以前的報告,可以的話詢問同仁或主管(甚至格式也都可以問清楚)。老闆一定不希望看到報表同一個部門每個報告都長得完全不同格式,術語也不同。

前期一定會有撞牆期,但所有的資料都有,接下來只是順序跟排列的問題。

林芳玲

林鏡釧教育基金會 職涯顧問2021/6/7

您好,

報告工作進度,通常會用 表格 呈現,欄位至少要有 :序號、工作項目、預計完成日、實際完成日、負責人員、問題備註。報告時,先講重點,老闆有疑問時再說明細節。

剛到這家公司,首次做工作進度報告,建議您先詢問部門同事,有沒有既定的報告表單或模式? 每個老闆的風格不同,視覺型、聽覺型、著重結果、或重視過程? 如果您無法得知,那就試一次便知道,不用太過緊張,不符合老闆的需求,下次改進就好。

以上意見提供參考,加油。

陳益源

國防部某單位 補給兵、倉儲兵、修護兵2021/6/7

寫三份,不同面相的報告,讓他指點完,再統整一次,對新人要求不會太高啦

Well

某集團公司 專案負責人2021/6/8

建議先確定有沒有部門模版,會比較好。
每個老闆的風格不同,大部份喜歡只看到重點,但少部份是希望看到 細節的。所以找個模版照抄就可以了。

蘇仁宏

台茂奈米生化股份有限公司 廠長2021/6/9

不二法門,多練習.
以我個人當初開始工作時,我也很討厭寫專題或報告,因為總是寫得很糟,沒什內容也沒有亮點給長官看見,但基於工作需求,看見同事的部份範本,然後自己模擬與學習,經過每周寫1~2篇,在一段時間過後,自己再來看,真的有進步且感到滿意許多,所以希望你正好利用這段疫情工家工作時間,把簡報練好,多重複察看幾次並練習報告,肯定很快就可看見成果!!

謝文憲

台灣簡報溝通協會 共同創辦人2021/6/17

您好

成功簡報的不敗法則:認識溝通對象

先認識您的老闆是怎樣的人,以我而言,我就非常不喜歡聽細節,有些老闆就特別關注數字數據,因人而異,我認為是成功第一步。

不敗法則二:先說重點與結論

我想大多數的人都是如此的,有興趣自然會往下聽

不敗法則三:口頭加上書面資料輔助,資料與數字必須經過消化

不敗法則四:自己要多練習,練習是不會騙人的

希望對您有幫助

職涯診所

一零四資訊科技股份有限公司 小編2021/7/9

小編整理了簡報教練福哥回覆的精華如下,給您參考哦!
通常主管是沒有耐心的,會請你先講結論,再來告訴主管效益是什麼,可能預期有哪些成效,或是做了會有那些副作用嗎?需要付出什麼成本、資源,讓主管先知道這些東西,再講你是怎麼得到這個結論的。

小編畫重點
#簡報先講結論、預期效益,
#公司需要投入哪些資源人力,再談結構與細節
#不要鋪陳不要埋梗

另外,也可以收看福哥直播完整版,送上連結 :)
https://www.facebook.com/104jobbank/posts/10158235371781527

劉奕酉

鉑澈行銷顧問有限公司 策略長5/1 18:51

就進度報告來說,主管或老闆希望藉此掌握的不外乎三件事:

一、進度到哪裡了?產出哪些成果效益?
二、進度有沒有落後?如果落後了,會採取哪些行動、預期結果會是什麼?有沒有需要老闆出面或提供資源的地方?
三、接下來的進度是什麼?預期下次報告會有哪些成果效益?

如果你和老闆之間的信任感夠,這三個問題的回答就相對簡單。但信任感不足,就得說明更多支持的根據與數據佐證。

對主管與老闆來說,最擔心的就是事情不在掌握之中,以及錯過挽救的機會。所以進度報告就是為了消除這些疑慮,以及適時的提出援助的需求,讓他們知道何時該介入。

建議在簡報準備上可以採取金字塔式的結構,一開始只要說明結論,像是「工作如期進行,接下來會說明目前進度、需要的援助,以及後續的規劃」或是「工作有些延遲,接下來會說明目前進度、遲遲改善的行動與需要的援助,以及後續的規劃」先讓對掌握全貌,做好心理準備聽你說。

如果老闆沒有特別提出要你先說哪一個部分,就按照上述的順序逐一說明要點,有需要再揭露輔助資料。總體來說,就是讓對方掌握全貌、說重點,有需要再補充細節消除疑慮。

以上建議供您參考。

Alex

Textile Field Rookie5/7 17:09

1. 簡報務求bullet points, high level sharing,越高階越適用
2. 別打滿滿坑滿谷的字或過多美化,別讓老闆以為您在炫技跟弄大字報
3. 一定要好好練習,台上三分鐘台下真的十年功 (速度/內容/有年紀的主管字別太小)

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