匿名2022/5/12

未填公司未填職務31-35歲

職場通訊軟體溝通好難,如何才不會被誤會?

公司工作時時常使用Line群組來溝通,雖然方便但也發生了一些狀況,一些用語出現了「說者無心,聽者有意」的狀況…像是主管在群組內佈達消息時,我回覆一個「恩」,就被主管約談,說我是在不開心什麼?我只是表達收到了,為什麼情緒那麼大;既然對「恩」敏感,那我改回「我知道」,結果主管還是一樣不滿,詢問我到底在生氣什麼?

到底在Line群組該如何溝通才能避免產生誤會?

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您好,經了解果您的問題後,給予幾點建議如下。

① 公司工作時時常使用Line群組來溝通,雖然方便但也發生了一些狀況,一些用語出現了「說者無心,聽者有意」的狀況
✍🏻 您提到的問題,應該是很多職場人心中的痛,尤其是在忙的時候,為了怕太晚回覆或漏掉重要通知,抽出手邊時間趕緊先回,還要被冠上【態度隨便】或是【回答敷衍】的罪名,這是很多職場人最痛苦的。

② 職場通訊軟體溝通好難,如何才不會被誤會?
✍🏻 關於主管回覆的部分,分享個人的作法如下,您可以使用【主管】+【收到】+【回應需求後續動作】的組合去回覆,雖然麻煩一點,但可以降低誤會的風險,並舉例如下。
1. 單位的課長要求您,明天中午前要繳交資料
✍🏻 課長 , 收到 , 明天中午前會繳交資料
【主管】+【收到】+【回應需求後續動作】
2. 其他單位 李經理要求您,明天10點前要召開會議
✍🏻 李 經理 , 收到 , 明天10點會召開會議,等等會先發會議通知
【區別 主管】+【收到】+【回應需求後續動作】

✍🏻 透過上面結構式的回覆,基本上可以降低回覆難度,另外也可以讓主管知道您確實有收到訊息,也知道後續要做什麼,這樣的情況下一定會比單純回【恩】或是【我知道】來的更清楚完整,是個比較好的做法。

③ 到底在Line群組該如何溝通才能避免產生誤會?
✍🏻 但因為LINE的訊息千變萬化,如果只是透過單一結構回覆,一定是不夠用的,但只要抓住【是回覆誰的問題】+【回覆後續您會執行的動作】,基本上都能給予明確的回覆,後續也不會被因此貼上標籤。

✍🏻 另外除了您提到的部分以外,還有其他可能會造成地雷的回覆,也同樣要注意,您可以參考以下的文章,可以獲得到更多資料。
【風傳媒】📌 https://www.storm.mg/lifestyle/3602362?page=1

👍🏻 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,如果您在職涯診所中有得到想要的幫助,也希望您能把這份感激,轉為幫助身旁需要的朋友們,共同建立起職場【∞ 善的循環】。
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您好,
其實溝通這件事情,不管在軟體或者是email或是當面,都應該練習把事情講清楚。
我也有一個經驗,就是我的同事也是回一個「嗯」,然後我就追問「嗯」是知道還是不知道,然後他再回我一個「嗯嗯」,然後我就暈了,所以講清楚才是一個關鍵,加油💪!

您好,這個群組只有您跟主管嗎?如果不只二人的話,建議先看他人怎麼回應,您再出聲。如果別人的回答都沒有問題,就照著他人的回覆方式依樣畫葫蘆即可。
若真只有您跟主管,或許可以找時間跟主管聊聊,他覺得怎麼樣的回覆方式才是沒問題的,就依照他想要的方式去做即可。以上供您參考,謝謝!

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你好

對於比你年齡大或是主管級,還是應當表現禮貌,客氣,把對方當服務客人那樣。太短的回答會讓人覺得不尊重他人

應當說:

好的 沒問題!有任何進展馬上給你答覆!
包在我身上!謝謝您!
你放心!再跟您回報新進度

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