匿名2023/5/21

未填公司未填職務26-30歲

該如何在這份工作撐下去⋯

前輩好,本人是菜鳥業務,最近公司剛好在老鳥離職、新人剛進的時期,主管安排我先去承接大部分的重要客戶,讓新業務有時間慢慢學習、同時多請了一位助理來幫忙。

一切導火線發生在前幾天,因為我發現助理到職一個多月,都不會主動看我跟客戶來往的信(有cc助理),總是直接來問說我客戶情況,我就請他點開信讀一下,助理就強力反彈,因為他認為看信不是他的工作,我應該主動告知他,他只要負責一個口令一個動作打訂單就好。那我當下還是有請他點開信來讀,並且在他旁邊確定他是否可以理解信件內容。

事後主管找我聊,說我跟助理說話的態度,會讓助理不舒服,覺得我是在質疑他的閱讀能力,而讀信這件事並非助理的工作,我也答應說以後會改善說話方式,也不會再這樣要求助理。
但事後我檢視我目前的工作狀況、以及工作內容,發現有以下的問題,但不知如何跟主管聊,因為想向前輩請教:

1.工作內容超出負荷:前面有說現在是交接時期,主管讓新業務專心學產品資訊就好,我這邊先把大部分的客戶接下來,但因為我也還是菜鳥、對客戶的應對不是很熟稔、有時候也會判斷錯誤,導致自己每天加班、且因為客戶報價問題被管理毛利的部門責罵(因為有時候會判斷錯誤,不知道何時要幫客戶爭取價格、何時要讓客戶知道越線了、要求太過分),請問前輩該怎麼去跟主管溝通我沒辦法接那麼多客人?需要有人來分攤,會比較有效?

2.按照主管對助理的要求,分擔的工作量變得很有限:我剛進來的時候主管教學的方式,就是丟文件給我看要我消化吸收,然後他完全不會告訴我明確的答案,在我想不出作法時,只會說「你確定?!」、「你再想想看」,那我後來也用同樣的方式教助理,助理的反應是強力反彈(就如上述的案例),說:「你可以直接告訴我答案嗎?」、「你沒跟我說,所以我不會知道。」,現在甚至是主管直接跟我說助理不用有獨立的能力,那這樣助理對我工作內容的幫忙又更有限了,因為我總是要把資訊整理好,一個口令一個動作交代他,請問要怎麼跟主管溝通,希望可以讓助理獨立一點?

3. 各個部門都會來壓我、現在包括助理:
公司對客戶訂了很高的業績目標,所以我很常會要去各個部門拜託放價格甚至放pp、拜託讓客戶多一點時間決定,就是希望可以接到單,那很多部門都會很不高興,已經壓力很大了,現在經過上述的事件,連助理都會跑來跟我說「你快點決定好不好,要就要不要就拉倒啊」,我真的已經完全不知道怎麼做事,總不能我去跟助理說「那你月會的時候去交代客戶的業績」這樣吧,請問前輩針對這種各部門利害關係的問題,有什麼比較好的建議呢?謝謝

4.主管很雙標:
我剛進公司的時候主管對我超級兇(甚至到現在他自己心情不好的時候也會),那他現在來要求我要溫柔,甚至要我增進說話藝術,實在是內心不平衡,當然,我也會告訴自己上班就是來把工作做好,主管雙標、偏心,不要走心,但還是會不開心,請問前輩這部份如何調適呢,謝謝

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回答 3

您好,

辛苦了(拍拍)

第一個建議,先照顧好自己的身心狀態
一方面您還年輕,可以把目標設得很高,挑戰 事事圓滿,把業績做到、業助帶起來、內外都擺平,撐過這一波,人生沒有什麼撐不過的~
但 身心狀態要自己注意,覺要睡、飯要吃、命要顧。

第二個建議,搞清楚先後順序是什麼,把你的時間放在正確的事情上
假設您打算面面俱到,那白天的時間應該要優先照顧客戶,電話、郵件、代辦事項,優先追進來,晚上的時間再來獨立運作包含 寫報告、閱讀吸收產品資訊。
如果我是你,助理手上能自己做的事情,尤其是那種花3分鐘寄一個申請單,我會全部自己做掉,只讓助理做不急+不重要,但很花時間的事情。

第三個建議,釐清自己最需要幫助的地方在哪裡,糾纏主管幫你解決
您現在多頭馬車 有業績、內部部門協調、學習產品、學習做生意這件事,還要帶一個新助理,在跟主管談的時候,一定要有很明確的策略,您希望主管優先幫忙解決什麼!?
談事情而不是談心情。
我覺得現在的助理沒辦法幫助我太多,請問我可以換人嗎?
我覺得內部部門擺不平,老闆可以幫我打電話跟誰講什麼嗎?
我覺得目前客戶的XX問題,不是我現在權限能力可以處理的,可以請客戶先聯繫您嗎?!
您現在面對助理,應該也知道 當對方來問你問題的時候,如果他沒有整理清楚、自己做一點功課,會非常浪費你的時間,同樣的道理,您在跟主管討論事情之前,最好要想清楚,把情況講清楚,再交辦給主管。

回答您的問題:
Q:請問前輩該怎麼去跟主管溝通我沒辦法接那麼多客人?需要有人來分攤,會比較有效?
談業績最有效,平鋪直述的告訴主管,一天8-12小時的時間,只能做哪幾個客戶,能達成多少業績,其他的客戶顧不來,可能會損失多少業績。
我相信您一定會第一線遇到客戶抱怨,處理速度太慢、業務(就是你本人)服務不周到等,您就請客戶寄信給主管,請客戶親口告訴主管,請加派人手。

Q:請問前輩針對這種各部門利害關係的問題,有什麼比較好的建議呢?謝謝
這是一個比較有趣的問題。
每個部門的利害關係不同,這是組織設計的精妙,你是業務 站在客戶角度思考,對方是站在公司角度思考,如果他事事給你方便、非常好講話,以至於讓公司有損失,你本人也沒薪水領。
當面對其他部門刁難的時候,第一要想的是 感謝他的敬忠職守,然後試著 一起找一個解決方案,您可以說:
我了解公司政策了,感謝你的幫忙,但我的客戶目前就是需要時間思考,業務工作就是忠實表達客戶意見,把錢帶進來,公司能發薪水,那您有什麼建議,我該怎麼跟客戶溝通?! 我應該要跟客戶要什麼、在什麼期限之前、如果沒有會怎麼樣?!
(把共同的目標訂在『幫公司公司賺錢』為前提,大家就會比較願意一起想辦法,而不是跳針式的卡你)

Q:因為我總是要把資訊整理好,一個口令一個動作交代他,請問要怎麼跟主管溝通,希望可以讓助理獨立一點?
助理就是助理 學經歷、能力、判斷力不需要太高,相對薪水就比較便宜,某種程度來說 主管沒有雙標,因為業務跟助理的薪資與期待不同。
助理本人也很無助~ 他伺候的業務是新人,完全沒辦法幫助他的工作,也不教他(因為你也在摸索中),然後一大堆事情超出他的理解能力範圍,被罵來罵去 壓力大的要命,一個月才領兩三萬。

您需要注意的是 助理對事情永遠不會有全面性的了解,您才是第一線跟客戶、主管、其他部門接洽的人,他不會讀心,您一定要把事情解釋交辦清楚,他才能幫你。 大家是一個團隊互相幫忙,如果是我,我會先試著跟助理溝通,看對方是不是抱持著願意友善的態度,彼此互相幫忙交換訊息,你教他、他幫你,日子難過但有伴總是比較溫暖,如果不是這種助理,相對被動、不好相處,那我會跟主管談談。

說實話,現階段一個超級新的助理,不太能解決你的問題,甚至略略拖累進度,詢問看看 有沒有其他資深助理可以跟你搭配?有沒有資深助理可以帶你的助理?假設這個助理就是要跟你配合的,但雙方處不來,是不是能在試用期滿前處理,換一個人。

【延伸閱讀】
https://giver.104.com.tw/question/6b5c67f5-e3c1-445c-8aa5-c9f537c66747?msgSeq=103546

以上,祝您好運

1人拍手・

1 目前面臨在工作中的各種挑戰,包括工作內容負荷過重、與助理溝通困難、部門壓力大以及主管的雙重標準。希望向前輩尋求建議,以解決這些問題並在工作中持續努力。
2 在面對工作內容負荷過重時,您可以與主管坦誠溝通,表達您無法承擔過多客戶的困境。提出合理的建議,例如尋求分攤工作負荷的方式,這樣能更有效地分配工作並減輕您的壓力。
3 與主管溝通時,提出助理獨立執行部分工作的需求是合理的。解釋助理獨立能力的重要性,並提供具體例子說明這樣做可以提升工作效率和流程。與主管協商培養助理獨立能力的方式,例如提供明確的指引和資源。
4 面對各個部門的利害關係和壓力,重要的是保持冷靜並找到適當的解決方案。您可以與部門溝通合作,強調共同目標並找到雙贏的解決方案。與部門同仁建立良好的關係,以減輕壓力並提升工作效率。
5 主管的雙重標準可能讓您感到不平衡,但在職場中這樣的情況並不罕見。重要的是學會保持冷靜和專業,將焦點放在工作上。
6 在調適心態時,關注自身的成長和發展是重要的。尋找支持和建議。同時,保持正向的心態並尋找工作中的成就和滿足感,這樣可以幫助您保持動力。
7 祝福你。

你面臨的工作挑戰和問題很常見,以下是針對你提到的問題的建議:

工作內容超出負荷:和主管溝通時,談論你目前的工作負荷和需求。解釋你正面臨的困難,並提出你需要幫助的地方,例如分攤客戶負擔或提供更多支援。表達你想要提供更好的服務,但同時也需要適當的支援來確保客戶滿意度和業績達標。

助理的工作範圍和獨立性:和主管討論助理的角色和期望,明確助理應該承擔的責任和職責。提出你希望助理能夠更獨立地處理某些任務,並請求主管給予助理相應的培訓和指導,以幫助他成長並增加工作負擔。這樣可以釋放一些你目前承擔的工作壓力。

處理各部門壓力:當與其他部門溝通時,嘗試以合作的態度接觸他們。了解他們的立場和需求,並試著找到共同利益的解決方案。溝通時保持冷靜,解釋你的限制和考慮,同時強調你對客戶和公司的利益的關注。建立和其他部門的良好關係可以幫助你在達成目標時更容易得到他們的合作。

處理主管的雙標:雖然你可能感到不公平,但試著專注於你的工作,並盡量保持冷靜和專業。與主管的互動時,嘗試適應他的期望,但也要確保自己的合理需求被滿足。如果你認為有必要,可以在適當的時候以尊重和禮貌的方式與主管討論你的感受和觀點。

此外,如果你遇到困難,也可以尋求專業發展和職業輔導的幫助,他們可以提供更具體和個性化的建議和指導。

最重要的是,持續努力學習和成長,進一步提升自己的技能和知識。這樣你就能夠更好地應對工作上的挑戰,並在職場中取得成功。祝你順利解決問題,並在工作中取得進步!

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