- 未填公司未填職務36-40歲
請問公司應配置幾名總務才是合理？
公司目前規模約50-60人，有分辦公室和廠區兩棟樓，應該配置幾名總務專員才是比較合理的？
主管說總務是管理，不是打雜。
所以我要負責擬定各種管理辦法、要每日巡廠檢查環境、要負責採購談判⋯（練習未來升主管要做的事情）
但公司沒有廠務、沒有工務、也沒有櫃檯。
我每天從2樓上上下下好幾趟幫客人開門、也沒有配助理給我，所以處理瑣碎雜事、收發信件、跑腿買東西也是我負責。
有時候水電有問題，我臨時叫不到師傅，只能自己硬著頭皮想辦法先應急處理⋯
有時候真的覺得工作量有點超出負荷，但跟主管反映，主管只說，可以請管理部同仁支援。
但管理部同仁也都很忙，重點是她們分屬財務課和人資課，我都不知道怎麼開口請她們支援⋯
有時候不免擔心，是不是自己的能力太差⋯
您好
一家公司的職稱 ,除了總經理和副總會有個"總"字之外 ,其他的就是總務有"總"
字了 ,所以你說這位置有多重要 ,所以你之前沒有從事過總務工作? ,總務的工作也是包山包海 ,人都會有習慣性 ,例如: 薪資有疑問(找人事) ,請假問題(找人事) ,績效問題(找人事) ,所以 ,只要是其他事務上一般就是會找總務 ,會議室白板筆沒水(找總務) ,影印機卡紙(找總務),廁所衛生紙用完了(找總務)...,有個總字的人都很重要 ,不管是不是打雜的 ,反正事情就是很多 ,鳥事也很多 ,績效也不容易展現 ,升遷機會也比較少 ,這就是事實 ,自己要認清 ,在來是工作說明書(職務說明書) ,應該會定義總務這職務的工作內容 ,總務會需要有更大的熱情和服務的心 ,而且每天面對的就是這些鳥事 ,至於你所說的專業 ,你也是人 ,又不是神 ,當然不可能什麼都要會 ,就算你有水電證照 ,也不一定水電技術就是一流(是吧) ,有時事情多的時候自己就是要按部就班做 ,事情一件一件處理完 ,再來就是很多要靠廠商幫忙(例如維修/採購) ,廠商修繕也是要排時間 ,所以你要培養好配合 ,可以幫你處理和解決事情的廠商 ,這樣你也會比較輕鬆 ,最後就是 ,每個工作都是辛苦的 ,不要以為自己就是打雜的 ,如果你自己都這樣認為 ,那別人也會這樣看你 ,大家就自己的專業發揮就好 ,至於你說的部門互相幫助 ,實務上這也是對 ,但是真正的實施就是會有困難 ,難道財務在月底結薪和結帳的時候 ,也要要求你留下來幫忙? ,難道MIS在公司網路斷線 ,需要大半夜來公司夜間搶修的時候 ,也叫你來支援?...,大家都有自己的專業 ,在自己的專業上做好就好 ,如果你給的資訊是對的 ,你年紀也有了 ,也不是沒有工作經驗 ,自己應該也清楚公司個職位的工作內容 ,工作都是辛苦的 ,以上希望有回答到你的問題 ,也希望你能不吝給予肯定 ,祝福你.
您好！建議您：
1、列出每日要做的「固定的工作事項」，例如：
在辦公室：
在工廠：
自己大約評估要花多少時間
2、列出工廠臨時發生什麼事情需要你來處理
3、列出辦公室臨時發生什麼事情需要你來處理
4、自己作筆記將水電、電信、文具、快遞、外送、銀行、郵局等廠商聯絡名冊做個整理
5、看公司的總機電話是否可以直接設定轉到你的手機接聽，這樣你不用一直在座位上待命
PS:我之前的公司是可以的
6、公司應該有內部聯繫你 in Team of your mobile phone, 也是很方便
7、總務 這份工作：時間管理、溝通協調能力很重要！
你需要列出你的工作份量，先自己評估有沒有可以自己改善的地方？
如果還是覺得工作loading 很重! 再拿出自己列出的工作清單跟你的主管溝通，需要加1個人幫忙分擔哪些事情？
我都是待在辦公室工作，公司約有80-90人分3層不同樓層，總務只有一個人，她時座位在大門入口，她也常常不在座位，我們都會用email or team messages 連繫， 她絕對不會馬上隨傳隨到，看她自己的schedule 安排
在考量一家公司應配置多少名總務專員時，通常會根據公司的規模、工作範圍以及管理需求來決定。對於你所描述的公司規模（約50-60人，兩棟樓），以下是一些建議：
1. 基本配置：通常一個50-60人的公司，至少需要1到2名總務專員來處理日常的行政和總務工作。這樣的配置可以應付日常的需求，如辦公室管理、採購、以及基本的後勤支持。
2. 工作量與職責：如果總務的工作內容包括巡廠、環境檢查、採購談判等管理職責，可能需要額外的人力支持。特別是當你還需要處理瑣碎雜事、收發信件、跑腿等，這些都會增加工作負荷。
3. 支援與協作：考慮與管理部門的其他同仁協作，特別是在財務和人資方面，或許可以協助分擔一些行政工作。可以嘗試與他們建立良好的溝通管道，讓他們了解你的需求，並尋求他們的支援。
4. 能力與負擔：這樣的工作量確實可能會讓人感到負荷過重，這並不代表你的能力不足，而是可能需要更好的資源配置和支援。可以考慮向主管提出具體的需求和建議，如增加人手或調整工作內容，以便更好地管理工作壓力。
5. 長遠規劃：如果你有意願和潛力未來升任主管，可以將目前的挑戰視為一種歷練，並在可能的情況下，尋求進一步的職業發展機會。
以上的回應內容是我運用生成式AI獲取資訊並協助撰寫的，最後結合了我的個人經驗和見解進行了調整。希望這些建議能對你有所幫助！
