- 未填公司未填職務26-30歲
主管很急躁，買東西都要馬上立刻拿到，常叫我直接出去買該怎麼辦
在公司上班快一年了，因為公司這幾個月辦的活動比較多，所以常常要買一些東西，或者找廠商用一些製作物，但是主管常常都臨時交辦，所以買東西的緩衝時間都很少。
有時候甚至不想等24小時宅配，直接另外叫機車快遞中午前送來。如果採買點比較多，就會直接叫我趕快去跑。
除了時間緊迫外，也常常愛比價，事後發現買貴了，就又會一頓罵，說不是公司出錢就可以隨便花。
其實如果只是出去買倒是還好，一邊買一邊飄，問題不大，但是因為自己工作也是有要做的，所以買回來之後還是要盡快把事情做完才能下班。
其實多數時候只要他提前一點講，都可以不用讓我一趟跑出去的，有些也只是主管想要盡快拿到的而已。
但因為是助理的身分，所以外出買東西好像又不太能說不是我的工作，但是這樣又會嚴重拖延我的工作。
因為主管平常很急躁，不順他的意反應都很大，只有是沒有可是。實在不知道要怎麼跟主管說這些問題。
不知道有沒有什麼方式可以處理呢?
您好，
良好的計畫與優先順序的概念可以輕鬆解決這個問題。
採購物品與製作物品的跑腿清單列清楚：
1. 買什麼東西，品名、品牌、預算價格、採購店家地點
2. 需求時間，什麼活動的什麼項目需要這個物品，有問題的時候找誰問？
您可以跟主管或是活動企劃一起坐下來擬定清單，一口氣把未來2個月的項目都拉出來整理一下
（隨便舉例）
公司活動需要搭一個舞台，一個報到簽名處
舞台物品：背景板、麥克風架、麥克風本人、音響設備、音響設備需要電源、有音響需不需要準備音響人員的飲料便當椅子？哪些音響公司或場地提供？哪些是公司要準備
報到簽名處：簽名本、筆、桌巾、報到指示牌
《確保清單正確》
要避免折返跑或者緊急採購，就是要確保 擬定、整理，甚至稽核過這個清單，多問問題，老闆說要買紙杯，那需不需要餐盤、紙碗、刀叉，飲料買了嗎？如果買不到紙杯，塑膠杯可以嗎？
《確保時間點正確》
你如果比主管更清楚先後順序，很清楚知道買這個要幹嘛，就可以告訴主管，我今天要先處理活動A的報名事項，今天一定要送出去，您要我買的物品B是下週三活動當天才要用的東西，我明天處理。
《確保所有時程規劃都有抓buffer》
假設活動在週三，那前一週的週五就應該要有所有的物品在手上，依據清單跟活動企劃 做一次大清點，保證一定有缺漏、錯誤，這些問題還有2-3天可以處理，不會什麼事情都火燒屁股，浪費大量時間跟錢在救火。
假設有一個巨大的採購取貨清單，事情就好辦多了
1. 可以規劃自己的跑腿時間跟行程，一週跑2次，而不是一天跑2次
2. 可以預先準備好東西，讓同事跟主管有檢查的餘裕，有時間更正錯誤、比價、退換貨
3. 建立主管對你的信任感，現在這些規劃掌控都是他在最後一秒鐘做，他當然很急，怕開天窗，但如果你都幫他想好弄好了，自然就沒什麼好挑惕的
雖然說這些感覺是很多額外工作，一開始建立清單跟採購流程反而讓你更忙，大家可能不知道你問這麼多要幹嘛，又不是你份內的職務，但堅持下去運作1-2個月之後，事情保證會大幅好轉，事情能像流水線一樣運轉，而不是每天搞得像在打地鼠。
以上，加油
祝您好運
每個主管都有不同的個性，可以換位思考一下，為什麼他/她 會這麼著急呢？
是不是事情很重要？或者什麼原因讓 他/她 這麼的催促你？
身為助理的你，真的蠻困難不去協助完成任務的。如果想以後的日子比較好過，要不你幫主管整理 他/她 每週的重要事件？ 然後提前幫忙 建議需要準備和購買的東西？ 你的日程安排 就更容易掌握在自己的手裡。
我曾經看過一個成功的領導者分享過她的成功經驗，就是在每一個崗位工作的時候，都以上一級的身份去思考和整理，這樣才能逐漸建立自己的職業能力。
辛苦你了。看來這個助理工作很雜。
看你這樣的敘述，公司在辦活動似乎沒有標準作業流程，時間規劃與執行計劃。如果有上述的流程，計畫與執行進度追蹤，人力盤點與物品清單，就比較不容易落東落西的。
雖然你是助理，但絕對有方法可以增加效率的，不妨勇於提出。
坦誠溝通，提出建議方案，可以避免臨時發生的狀況，或許主管也會覺得你幫他省了不少事而接受你的建議。
人心是這樣的，如果只是像小媳婦ㄧ樣，任憑主管差遣，不管是不是合理的，反而不會得到尊重。想辦法主動提出解決方案，才能”自助而後人助”。 加油，ㄧ點淺見，希望能幫到你。
你好
我想這種焦慮的情緒，如果三天兩頭出現，真的蠻燒腦、傷神的～
以下是2個主要問題點，跟4個解決方案，提供給您：
問題點
1、［掌握到貨］我們自己買網購，常常會希望能預知到貨時間（區間），就像採購派對氣球是因為派對日期在即，為了預留活動佈置的時間，需要掌握道具到貨日期。
2、［比價］如果是差不多的東西，我們絕對不希望多花一毛錢，不管是對個人而言還是對公司而言。
解決方案
1、［建立自己購物型錄］就像網頁中 ‘我的最愛’功能、或是‘書籤’能夠在下次需要時，讓我們略過搜尋的時間，快速找到資訊。舉辦活動不外乎就幾大類，平時有累積的合作廠商，順手記下來（excel建檔、名片分類、或是加了Line將名字前修改成購物類別、再不然…隨手記在便條紙上也Ok),順手累積，絕對節省你下次搜尋的時間。
2、［超前部署］疫情爆發之際，人人都到藥房採購普拿疼。辦活動就那幾大類，前面有過相關舉辦經驗之後，下一次聽到類似主題，腦海中就要開始超前部署「主管應該會需要什麼…..」，如果在主管開口前，將活動清單先發信過去確認，哇～～主管一定刮目相看。
3、［專注］採購是很瑣碎的事情，專注在一個專案，一份清單，列完，計畫好採購路線、到貨時間…等資訊，再來做下一個專案。其實這正是這個時代的價值，能不能夠成為一名資訊整合人才？就從這個地方看出來～
4、［有話要說］這週有哪些事情是必須坐在辦公室完成的，可以預先告知主管。有時候高效的主管會戴上暴躁的面具，看起來很可怕，但多幾次溝通，聰明辦事，主管會看見，並且找到彼此的默契的。
以上，希望有協助到你唷！
