學校特殊教育行政工作 想精進解決 會議記錄寫法 安排服務時間

工作就是不停推動自己進步，
你這樣的心態十分值得嘉勉。

關於工作如何精進的作法，
我提供以下建議：
1.利用IDAR法解構會議紀錄

多方會談（家長、導師、治療師、特教老師）容易發散，主管寫得像「逐字稿」是有原因的——在特教領域，逐字稿是為了「防禦」。因為若未來有爭議（例如家長投訴資源不足），詳細的對話紀錄是學校的保護傘。但「接近逐字稿」不代表要「流水帳」。

不要試圖「從頭聽到尾」，而是要在聽的同時，把資訊填入腦中的表格，利用 IDAR法則來速記：

I (Issue) 議題： 現在大家在吵什麼？（例如：學生情緒控制）。
D (Discussion) 各方觀點：利用標籤來分類談話，不要只寫「媽媽說...」，要寫「媽媽（家庭觀點）：...」、「治療師（醫療觀點）：...」，並 記下「具體數據」（一週發作幾次）和「強烈情緒」（例如媽媽表示非常焦慮）。

A (Action) 決議/行動： 最後決定做什麼？例如：申請職能治療每週一次。
R (Responsibility) 負責人/期限： 誰要去做？什麼時候回報？

下次開會試著不要只求「記下來」，而是「預判」。
「現在講到排課，這屬於『行政資源』類。」
「現在家長在抱怨導師，這屬於『親師溝通』類。」

當你心中有分類，寫出來的紀錄就會有條理，主管修改時也只需要潤飾語氣，而不是重整結構。

2. 破解「排課焦慮」：把排課當成玩「俄羅斯方塊」
「拿不定主意」是因為變數太多（學生空堂、治療師時間、教室空間），而且害怕「排錯了被責備或輕視」。

這時你要建立「優先級演算法」

不要靠「感覺」排，要建立一套「邏輯規則」。
當主管問你「為什麼這樣排？」時，你能說出邏輯，就不會心虛。

排課的邏輯順序可以從固定到彈性，
先填入錨點，即「絕對不能動」的時間。
例如外聘治療師只有週二上午能來，
這就是錨點，得要先卡死。

再來是硬限制，像是「學生的必修課」。
例如個案週三第四節是國語，導師說絕對不能抽掉，這也是硬限制的一種。

最後是彈性區，那些剩下的空白處才是你能發揮的地方。

要克服「拿不定主意」，最簡單就是提供「A/B 方案」。
交給主管確認時試著給出兩個選項，並附上你的「決策備註」。

這能把「我不知道對不對」的焦慮，轉化為「請主管做價值判斷」的選擇題。主管會覺得你思考很周全，而不是隨便排一排還得讓他傷腦筋選。

你現在的「沒自信」，純粹是因為「資料庫」還不夠大。
這不是能力問題，是熟練度問題。

試著用上面這兩個邏輯去操作一個月，
你會發現，你不再是「等主管改作業」的助理，
而是「幫主管省時間」的夥伴。

Q1.只是在遇到學生個案會議 單一議題 很多相關人員討論 會很難抓該寫哪些重點 目前做法 先自己寫一遍在有主管修改 也看過主管怎麼寫的 接近逐字稿 想精進
A1: 市場似有智慧錄音卡，我看介紹很高效的，轉文字、抓重點等等的都行。

Q2.在安排學生與治療師時間 會參考行事曆 先排大約時間 在交由主管確認 是否安排適當
A2: 如果有資安，要不個資先去敏、要不用封閉性AI，把條件列好，資料餵給AI去排。