我該如何催同事?每天一問會不會不太好

Hi 你好：

過去在做專案管理工作的時候，常常會需要掌握專案進度，以下分享我自己在這方面的做法：

Step1. 確保對方理解並清楚你需要什麼樣的資料

從過去的經驗來說，我會認為這個步驟是最困難但卻最重要的。這部分務必在開始做事前一定要確保對方掌握你的需求，寧可多花些時間也不要草率地忽略這步驟，否則，結果常常會不如預期，造成更嚴重的延誤。至於作法上，如果可以的話，在討論的過程中，可以先將格式清楚地定義，明確傳達給對方：這個欄位，我需要xx資訊。這樣一來，對方只要按照你的格式回填你所需的訊息，這樣是最不會出錯的。倘若無法明確定義格式，只能盡量透過來回的溝通與確認把需求定義清楚，在溝通過程中，盡可能確保大家對於一些專有名詞都有充分理解並盡量避免使用一些含糊不清的詞彙，來降低溝通可能產生的誤解

Step2. 說明為什麼你需要這樣的資料

第二個步驟的目的在於確保對方理解這件事情的重要性，盡可能讓對方知道這項任務如果沒有按時完成，可能會對誰或是對哪一項任務的開始產生嚴重影響。這樣可以確保對方重視這件事，後續在做進度追蹤時，也許會輕鬆一些

Step3. 這項任務的截止日期是什麼時候

最後一個步驟，要明確傳達你期望的截止期限是什麼時候，先將終點的期限定義清楚後，再將這段時間切分成x等分，明確討論出每一個時間點要確認事情的進度做到哪裡，確保事情的進度都是有按照計畫在走。在切分x等分的這個動作上，可以讓彼此有個共識，讓對方都清楚在什麼時間點要做review，這樣可以避免你所提到的(第二項)問題

最後，有關你提到的(第一、三、四項)問題，我會覺得這部分比較是心態相關的問題，舉例來說，當你需要某位同事提供資訊給你的時候，可以把它當成是「我們」正在一起解決「某個問題/挑戰」，也就是要明確地跟對方表達：「當你有困難的時候，請務必告訴我，我們一起想辦法解決」，畢竟，在職場中，大部分的工作都會需要對方的協作才能順利完成，互利才有辦法走得長遠，如果從這樣的心態出發，你的困擾也許會減輕不少

以上是我的一些想法，希望對你有些幫助，祝一切順利

您好，

既然您未來會有很多資料要他協助提供，代表你們是要長期配合的，而不只是現階段的需求。

建議您可以找他聊聊，了解他的作業模式，並說明您的立場以及需要資料的急迫性，在什麼樣的情況下他需要更多時間處理，或者您需要提前提供資料給他...，這些溝通都是在培養您和他的工作默契。

所以，站在他的立場換位思考，減少認知差異，增加信任感，未來你們的配合就會更有效。

以上意見提供參考。