業務常常說東西給我了，但明明沒給？

建議您還是要保障自己，表單也建議用電子化的方式留下紀錄，相關的文件也建議都拍照留存以證明已繳交，並且最好能夠彼此當面點收，才不會有各說各話的情形，這麼做並不是刁難，反而使讓公司整體運作流程更有系統，且因為這些過程會牽扯到金錢，有這些紀錄日後才不會有糾紛。

你已經想到解決辦法了，就去執行吧！
任何「轉移」作業都是需要「傳票」，這是「系統」的必要文件。
跟他們說：以後要導入資訊系統，現在要先練習！

辛苦了。處理多份文件並不容易。

可以參考看看平常我們去大公司、大企業是什麼流程？
例如我去郵局寄件，窗口收件後會給我收據；我去便利商店寄件，櫃檯收到後也會給我明細；您到餐廳消費，會拿到發票。

類似這樣子的概念，所以我認為您說的表單是很好的做法，但具體要是Email、表單、某個電子表格，還是什麼形式您可再決定。
以您目前情形，我會建議那個「收據、明細、發票」一樣是由您發出。所以您在「Email、手邊小表單、電子表格」有登記才代表有收到，如果只是對方單方面宣稱，您可以視為沒收到。當然，初期您會較麻煩。

照您說的似乎沒有電子化，因此不會有電子流程。

這時候，您說的方法確實可以，概念就是『簽收單』，這是保護雙方的有效方式，麻煩，但確實有效。

此外我想到一個笨方法：放一台行車記錄器，大約1千就很不錯了，自動複寫不怕容量不夠，只要持續供電(通常USB即可)就能持續錄影。

萬一遇到誰說『已經給了』但卻找不到，再來查也不麻煩吧，因為查錄影是你麻煩，他們沒有任何改變。

好好溝通，導入電子化最好，否則以上二個方法可以想想看。

你好~業務真的是會比較不拘小節，但也的確會造成執行者的困擾。
這件事情的處理方式有很多考量，畢竟我們在社會上最難的事情是""人""(呵呵)

要讓大家可以有一致方向的工作方式，一定要先達成共識。達成共識是...
1,你自己訂規則要求團隊配合。
or
2,大家都認同這個方向，請你協助完成文件製作。
人在江湖需要人脈經營~好好做事；好好說話；好好做人啊!!

如果你選擇2，跟大家達成共識，就在公開的會議場合提出需要大家合作幫忙的事情。當大家都認同 繳交資料的正確性可以加快大家的工作效率，就可以著手製作各種收件表格，請大家配合。並且在運行一段時間後收集使用的建議回饋作為優化的參考。

當大家都同意，你又願意承接這件事情的作業。結果對大家好，過程的手續又有人自告奮用的接手完成。＞＞＞抱怨降低，誤會減少，達成你想要做的事情又不會被認為找麻煩。

把人處理好了~後續的工作就會順暢。
提供你參考。