馮宇君
Wistron Senior Project Manager
你好,
針對你的問題,分享一些我開會前常做得事情,供你參考:
STEP 1: 了解該會議的目的是什麼? 聽眾是誰? 他們通常想聽什麼內容?
- 以上三個問題,皆是讓我們在會議前好好思考,哪一些內容該說? 怎麼說?
- 舉例來說:
會議目的: 因為無法時刻關注每一位業務處理的工作項目,因此希望可以藉由這場會議來了解大家的情況。
聽眾是誰: 業務主管
他們通常想聽什麼: 業績如何 (有業績=公司有賺錢)? 目前有沒有什麼潛在風險? 若有,那下一步又是什麼?
STEP 2: 內容整理
- 通常我會針對要報告的內容做一份簡報,若你們沒有這樣的要求,也建議你需要有一個自己的Memo,來讓自己在報告前做好萬全的準備.
- 我常用的方法:
工作彙整的內容:
a. 掌握現在跟未來
例如: 這周拜訪XX間客戶,總業績XX (現狀),下周預計拜訪XX間客戶(未來)
b. 以大包小
例如: 這周拜訪XX間客戶(大),分別第一間是XX業績XX ,第二間...(小)
工作問題的內容:
a. 5W2H: What, When, Who, Where, Why, How, How impact
b. 問題狀態描述: Background, Impact scope, Next action, Due date?
STEP 3: 表達
- 篩選每一個項目的表達方式:
若是複雜、較難理解的內容,我會建議從背景說起,避免直接講結論,主管一頭霧水 (如同問題狀態描述概念)
反之,則建議使用金字塔法則。先說結論,再根據主管的提問,逐步說明事件的細項 (如同以大包小的概念)
STEP 4: 練習
- 要說的好、說的順,練習是必要的。
- 寫稿子固然是一個方式,但有時候寫稿子反而會讓自己好像一定要在報告時照著稿子念,反而局限了。因此我的方式,通常就是看著我的簡報or Memo練習說出來,不用每一次都說的一模一樣,但要確保都有說到該說的重點。
以上的方法,希望有幫助到你,祝工作順利!