匿名10/15 15:37
電子零組件相關業行政總務21-25歲

和當初面試說的工作內容不一樣,我該怎麼辦?

1.我今年大學剛畢業還沒有什麼工作經驗,現職是行政人員
2.我遇到的問題事部門主管當初面試的時候,是說我跟她輪流做總機的工作,但我到職三個禮拜以來都是我一個人在做,我本身沒有不敢接電話,但現在上班的公司文化是總機接到電話確定是誰後要先問那位要不要接電話,如果他不想接都會叫我自己想辦法推掉!但我認為那個電話是找你們的,應該是我幫你們接進去你們自己推掉,還有別的部門主管跟我說如果我都有先做好這些事情,他們就不用浪費他們的時間,但我覺得我的時間也很重要因為我的工作本來就不是只有接電話!
當初也只有說要去樓下郵局寄信,但現在只要公司業務趕不上貨運公司來收貨也會叫我拿到公司樓下的貨運站點放!
現在每天只要接到電話壓力就很大,我也不知道該怎麼辦?

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林芳玲10/15 16:30
林鏡釧教育基金會 董事長

您好,

行政人員、總務總機的工作內容是可涵蓋這些的,我自己剛出社會時也碰到類似狀況。
建議您,製作一套 電話接聽的教戰手冊,包含如何推掉主管不願接的電話。至於 業務趕不上送貨的處理,那都不是困難事,反而大家都會感謝妳的。
要把這些事都當作自己的事,因為面試時,主管無法精準的描述到千百種狀況,沒有提到的就當作是學習和經驗累積,可以做的盡量做,不要挑也不要抱怨,日子久了,大家都會看見您的努力。

以上意見提供參考。

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匿名原發問者10/15 16:51

了解謝謝您我了解了

張精言10/15 16:28
104 職涯診所 Giver

1. 現職是行政人員,上班的公司文化是總機接到電話確定是誰後要先問那位要不要接電話,如果他不想接都會叫我自己想辦法推掉!但我認為那個電話是找你們的,應該是我幫你們接進去你們自己推掉。
2. 新鮮行政人員,工作上會有自己的看法,但公司有自行產生的文化,當兩相衝突時,先以文化為優先,建立自己的SOP。
3. 總機接到電話確定是誰後要先問那位要不要接電話,其實這是很少數的公司會如此,但公司文化就是先確認接聽與否,再決定轉接或掛斷。接到電話確認身分與找誰(建立表列書寫或電腦),自己與接話人通話,了解接不接,接轉接,不接回覆人不在位置。建立兩週表列,您已知道,來電身分找誰不會接,再兩週,來電身分列黑名單,不問了。當黑名單越多,總機就越輕鬆。
4. 至於拿到公司樓下的貨運站點放,公司有生意出貨,您才會有工作。
5. 祝福您。

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匿名原發問者10/15 16:51

謝謝你的說明

Felix Lee10/15 16:44
外商科技業 PM

很多公司都是這樣呀, 職務內容是不可能寫死的, 完成主管交辦事項, 就是保留這方面的彈性, 公司是付錢請妳來解決問題的, 不是來聽妳抱怨的, 不能適應公司文化, 那離職就是唯一選項.

我們都是為了五斗米折腰, 當然也是有反抗的方法, 上班時間就是認份做事, 如果被增加額外的工作, 那就8小時準點下班, 做不完的隔天繼續做, 不是自己本職學能的工作, 就慢慢做, 對方燙到了, 就會拿回去自己做或是加派人手處裡, 職場小白要累積應對上的智慧, 讓自己存活下來.

行政總務不是什麼好工作啦, 累積不到什麼本職學能, 很快就會遇到薪資天花板, 過個幾年後就會抱怨, 沒有專長而無法轉職, 只能面對低薪, 如果妳無法通過這次的考驗, 建議不要再找行政總機的工作呢.

Jeff Hung10/15 19:22
104 職涯診所 Giver

您好,
要建議公司,改善公司的電話系統,直接裝分機號碼,有分機號碼的自動接過去,總機只過慮不知分機的,要一個人去應對電話太浪費了人力了。
另外要建立總務的一些流程,讓大家一起做,否則變打雜了,加油💪!

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