一場簡報讓默默無名的業助驚艷董座！謝文憲：簡報，是職場最不公平的競賽
簡報，是職場最不公平的競賽，對的時間、講對的事、給對的人聽，你隨時有機會翻身，反之亦然。你從來不會知道，當你簡報時，誰會坐在下面。只有每一次都做好準備，才能掌握住稍縱即逝的機會！
以往遇到重要客戶，T公司的業務經理都會請董事長一起面見客戶，而公司的商務簡報也由董事長親自出馬。無論董事長講得好不好，客戶常會因為公司的誠意而下單，就這樣洪董擔任了許多年的業務簡報主講人。
洪董心想，這樣下去不是辦法，自己也已經六十多歲，總不能每回商務簡報都親自上陣，於是開始計劃交棒。洪董對鄭經理說：「鄭經理，下次這種場合你找人上陣，不要再找我了，我在旁邊看就好。」「好的，謝謝董事長。」鄭經理準備自己上場。
一次PCB（印刷電路板）的大客戶來廠訪問，對方的採購高階主管都到了，加上研發、製造、品保主管，好大的陣仗，未演先轟動，把公司的會議室擠得水洩不通，洪董坐在主位。
鄭經理上台簡報，開場還可以，感覺游刃有餘，但講到第一段公司沿革時，竟然連產品的研發時期、公司營業額破紀錄的年分、哪一年在大陸設哪一個廠、產品特色等，都發生張冠李戴的情況。
最令洪董不能接受的是，鄭經理將所有文字都放在投影片上照稿念，眼睛完全沒有看著客戶。洪董內心十分火大，忍住情緒不發作，他絕對不會在客戶面前罵自己員工。終於，二十分鐘無聊的簡報過去了，客戶哈欠連連，老闆臉色鐵青。
洪董：「鄭經理，你聽我簡報應該有十五次了吧？怎麼還學不會，你到底有沒有準備啊？」鄭經理沉默不語。此後雖然鄭經理職位沒有被調整，但在業務部幾乎被冷凍，不僅升不上去，客戶也沒有任何調動。公司內部盛傳，在洪董面前黑掉，很難白回來。
開一帖簡報課的解藥
T公司為了提升同仁的簡報能力，人資部門聯絡上我，告訴我上述故事。我的簡報課程宛如救命仙丹，讓我好生緊張。我坦誠回答：「簡報課程不是解藥，但我會全力以赴。」
隨後一星期，管顧與客戶提供詳細資料，讓我了解業務部門學員的狀況，以及他們的簡報實力。課程第一天，我認為情況並不理想。場地就在公司辦公室樓上的會議室，空間小，不容易進行小組討論。而且學員都十分忙碌，難以靜下心來上課。
教室裡的投影機是臨時架上的，投影與螢幕距離短，講師走動時勢必會影響投影。整體而言，學員的程度普通，但是學習意願還算高。講師的工作就是如此，不管現場情況如何，都要努力完成所賦予的任務。
就在第一天課程結束前，我發現了克莉絲汀。克莉絲汀是業務部的資深專員，擔任業務協理所有對外的聯繫窗口，大學畢業後在公司服務七年，由於沒有扛業績，很難往上晉升。她各方面條件都不錯，尤其是口條，但從來沒在正式場合簡報，業務協理沒聽過，老闆更不知道她的實力。
也是因緣巧合，由於當天某業務不能來上課，她臨時候補進來，是全班最認真上課的學員。第一天下課前我公布說：「第二天的演練課，黃協理會全程參加，大家好好加油，千萬不要漏氣。」上次漏氣的鄭經理，剛好離職半個月了。
演練那天，不僅黃協理在場，連洪董也現身教室，山雨欲來，學員們都好緊張。學員逐一上台演練，洪董並未露出笑容。雖然黃協理表示大家進步許多，但這句話沒從洪董口中說出，我也有些心神不寧。
小專員的大簡報
輪到克莉絲汀上場，她的投影片算普通，但其他強項全都顯露無遺，尤其是對數字的精準掌握。她用客戶聽得懂的語言侃侃而談，輕鬆說出公司近十年的進程、產品特色，包括哪一年有什麼重大突破、哪一年有什麼創新產品，全部如數家珍。
最令人激賞的是，公司2008至2009年的業績成長率38％，在這個數字的詮釋上，她花了許多工夫研究，並嘗試在簡報中說明。她說：「請大家看一下公司的業績成長圖，或許會感到很意外，為何2008至2009年的成長率僅有38％，而其他年分都有50％的成長？」
此時，投影片將這個段落放大，隨後她接著說。「那一年我們的競爭者紛紛遇到衰退，A公司衰退××％，B公司衰退××％，全球PCB產業大廠，只有我們逆勢成長，而那一年發生了全球金融風暴。」我瞄了一下洪董，他終於笑了。
克莉絲汀的簡報有幾個特色：
- 誠懇自然的表達，看不出背稿的痕跡，雖然她的確準備了很久。
- 對於數據的呈現，不是花時間製作精美投影片，而是強化論述能力。
- 對於洪董想要聽什麼，她瞭若指掌。
- 課程結束後，她分享了自己的手寫筆記本，裡面滿滿都是公司簡介的重點，她也把以前業務簡報的優缺點，全部記錄下來。老實說，她應該準備好多年了。
該次簡報，克莉絲汀實至名歸榮獲冠軍。合照之後，我與人資協理、黃協理、管顧留下來跟洪董開會。洪董讚揚克莉絲汀的簡報，並認為這是該公司近十年來最佳的公司簡報。
一個月之後，克莉絲汀調任業務部經管組副理；隔年集團年度大會，她用視訊，在全公司與總裁面前，簡報公司年度營運狀況，獲得超級好評。半年後，她接下當初鄭經理留下的空缺，調往大陸，負責華南市場。
我一直覺得克莉絲汀的故事，未必是「醜小鴨變天鵝」，但我得到兩個啟發：
- 簡報，是職場最不公平的競賽，對的時間、講對的事、給對的人聽，你隨時有機會翻身，反之亦然。
- 做好準備，永遠不要說自己別無選擇，只要你是千里馬，就有可能遇到伯樂，除非你不是。
王永福（福哥）講評
我在企業講授的簡報課程中，也曾遇到董事長臨時加入「旁聽」的情況，當天簡報表現極優異的那位學員，眾望所歸獲得演練比賽的冠軍。他是一位在公司服務超過十五年的經理，一直沒有再往上一階，而這場課程結束後，他就高升協理了！你從來不會知道，當你簡報時，誰會坐在下面。只有每一次都做好準備，才能掌握住稍縱即逝的機會！
節錄自：商周出版《千萬講師的50堂說話課 / 謝文憲、王永福 著 》
推薦閱讀：
- 我簡報講不好，怎麼想都是聽眾的錯？千萬講師：重點不是誰錯，而是如何改善
- 憲哥簡報力：「重要比賽別用新手套」關鍵的簡報時機，不要讓陌生的配備平添變數
- 先講結論！電梯簡報分秒必爭，善用「倒三角型敘述」to the point！
- 簡報插科打諢樣樣來，為何台下照睡不誤？別讓工具變成絆腳石，聽眾才是主角
- 謝文憲教簡報：先說結論再講細節，一開場就要直球對決
- 你的簡報老是塞滿無極限？千萬級講師王永福：概念愈複雜愈要濃縮