謝文憲教簡報：先說結論再講細節，一開場就要直球對決
傳統簡報總是先闡述緣由，再專業說明，最後才推導到結論。如果結論是客戶最想知道的事，放在最後面才說，這不是很奇怪嗎？現代社會講求效率，商務簡報應該要「先說重點，再講細節」。
全球知名的筆電大廠X公司，在不久前發生一個重大問題，因為關鍵零組件的缺失，許多筆電必須進行召回及維修。身為關鍵零組件供應商的業務經理，Danny最近每天過著到處打火的生活！
除了必須追蹤發生問題的核心原因，更因為其他筆電大廠也經常來電關心，要他前往解釋這次的零組件問題會不會造成後續影響，或者詢問他們已經採用類似零件的筆電，需不需要也進行召回等等。類似的問題每天讓Danny應接不暇！
Danny仔細分析過原因：這次出現問題的零組件，是為了X公司特殊機種所訂製的零組件，因為採用特殊的製程及生產線，才會出現品管上的問題。但唯一值得高興的是，就因為這個零件是特殊訂製，所以出貨給其他公司的類似零組件，完全不會受到影響，因為產線跟製程完全都不同。
就在這個重要時刻，Danny的公司請我去跟所有業務同仁，討論接下來對其他筆電大廠的簡報策略。
危機處理的簡報，該從何處著手？
我們在一面空白的牆上，寫下「X筆電問題說明及召回報告」這個主題，對象是其他的筆電大廠。我問：「大家覺得一開始應該怎麼說呢？」眼光投向台下的業務同仁們。
業務Mark很快地接話：「這個我們前幾天剛報告過，我有經驗！」大家轉過頭看向他，「我們先詳述一下這次的召回事件，以及目前最新的處理進度。然後提供專業解說，這顆關鍵零組件的內部結構以及生產方式，最後再跟客戶解釋因為這是特別訂製，所以與我們先前出貨給他們的零件不同，不會對他們產生影響……。」因為才報告完不久，Mark對內容的印象依然十分深刻！
看著大家的表情，似乎所有的業務同仁也都接受這樣的說法。接著我拋出另一個問題：「請問大家，其他筆電大廠請我們去說明，是因為他們非常關心這次的召回事件嗎？」
「他們才不關心呢！他們反而有點開心。」Danny說，因為各大廠之間存在著激烈的市場競爭關係。X公司筆電召回，表示其他廠商的筆電可望銷量上升。「他們最關心的是他們現在用的零件會不會有問題！」其他的，也不過只是了解一下狀況，更新進度而已。
果然是個有經驗的業務主管，答案直指問題核心。我又問：「既然大家都知道客戶最關心的是自己，為什麼不一開始就直球對決？先讓客戶知道，這次的問題不會影響到他們。」我直白的建議，反而讓大家有點嚇一跳。
傳統的報告方式總是如此，先詳細解釋一下事情的狀況，再做一個專業的技術說明，最後才推導到結論─「因此本次的零組件問題，不會影響到貴客戶。」然而這樣的報告方式，其實非常考驗聽眾的耐心，因為最後一句「不會有影響」才是整個報告的重點內容，也是客戶最關心的，結果一直要等聽完二十分鐘的報告後，才能得到這個結論。
最重要的東西，反而放在最後面才說，這不是很奇怪的一件事嗎？最後我又問：「假設你就是那個聽報告的客戶，十分鐘後還沒聽到這個重點，你會有什麼反應？」
結果大家都笑了。「我會受不了，請他快一點說重點！」Danny笑著說。
先說重點，再說明細節
有了這個認知，我們修正出新版本的簡報。在一開始就提到：「今天的報告，除了跟大家說明這次X筆電的召回事件，更大的重點是要讓貴客戶放心─因為製程跟產線的不同，所以我們出給貴公司的零組件，不會受到任何的影響！請貴公司安心！」在一開始就直球對決，先說出重點後，再回到原本設定的內容，交代這次召回事件的始末以及處理的細節。
幾天之後，Danny特別傳了一則簡訊「我成功了！幾個大客戶都保住了！」訊息後面接著一個大大的笑臉！仔細的思考後，有勇氣投出直球，當然有機會得到更大的收穫啊！我也替他覺得開心！
憲哥講評
因應現代社會快速與講求效率的特徵，所以商務簡報均需切中要點，先說重點、掌握開場訣竅，三十秒內吸睛，破題精彩，成為簡報決勝的第一步，先說重點，才是最佳方案。
節錄自：商周出版《千萬講師的50堂說話課 / 謝文憲、王永福 著 》
舒適圈對上班族來說是好還壞？被動收入是個假議題？【極憲思維#1】
推薦閱讀：