遇到不適任員工怎麼辦?專家提7種終止契約的「防火牆」作法

面對「不適任員工」,雇主和HR常因投鼠忌器、延遲處理,進而導致組織內部的氣氛重傷,造成更大的人事損失。勞資專家指出,事業單位或許可透過7種作法來處理「不適任員工」,但需謹記施行前應明確建立制度,並清楚明白將遊戲規則公佈給所有員工知悉,而且不該妄加濫用,應視其為「壓箱寶」來發揮關鍵作用即可。

文/許朝茂

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儘管目前就業市場處於缺人困境,依然嚴峻;但亦非招募員工100%都是適任員工,也不易辨別適任者或非適任者,因搶人時刻,能招攬人,已經是萬幸。至於適任與否,僱用後再細觀之。

報載指出:日前有位老闆抱怨,有個員工到職1個多月就開始,幾乎一週請1~2天,很常當天打來請假,未經同意照樣不來。原PO無奈表示「要怎麼資遣她?」、「已經多次跟她不適合工作;但她就是不離職。」。

適任或不適任情況,可以分為(一)維持因素:出勤正常率、企業文化適應、敬業精神程度;(二)績效因素:接受業務挑戰程度、定期績效達成率、處理業務異常積極程度。

因此,處理不適任也分為二類。不適任情事不分類別,更不符合情與理;若能按依法,反而爭議少之。

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「勞工契約終止」的法規與相關規範

  • 勞動基準法第9條:勞動契約,分為定期契約及不定期契約。臨時性、短期性、季節性及特定性工作得為定期契約;有繼續性工作應為不定期契約。派遣事業單位與派遣勞工訂定之勞動契約,應為不定期契約。
  • 勞動基準法第10-1條:雇主「調動勞工工作」,不得違反勞動契約之約定,並應符合五大原則。
  • 勞動基準法第29條:事業單位於營業年度終了結算,如有盈餘,除繳納稅捐、彌補虧損及提列股息、公積金外,對於全年工作並無過失之勞工,應給與獎金或分配紅利。

HR應擅用「7種作法」建立防火牆

不像昔日就業市場牢靠僱用關係,今日的勞動契約二方維繫僅是細細的一條絲,終止契約都依法可行。勞雇無法維持關係平衡,常見有7種方式可以達成「契約終止」的目的:

一、定期契約

古有「知人知面,不知心」,以此觀人準則應用於招募,十分確切,雖勞工之工作價值觀改變了,但是此一準則放在今日仍非常合適。此外,現今勞工忠誠度減低,報到距離不告而別的時間差愈來愈短。有時候不能完全怪HR眼力差或不重視充滿五花八門之職場豐厚經歷者,部分應徵者之善變、不可靠等特徵,不該被視而不見。

HR當然該在這些經驗中記起教訓,面對缺人壓力但不得不錄取「不確定性高」的求職者,應該別急著安排不定期契約之工作。或許可先嘗試尋找短期專案性質工作、短期職代、臨時性工作,短期性或臨時性安置,確認彼此都十分適合後應先作必要嘗試或磨合。

二、工作調動

對已經僱用且累計已經工作年資者,若員工屬「績效因素」之不適任,無妨針對該類員工實施「工作調動」,再測試其工作能力,且給前述員工面臨挑戰,調後不適任者,順勢可向下推動「離職」。

不過要特別提醒雇主和人資,「工作調動」有其前提,必須於簽訂勞動契約時,採用「職務組合」,換言之,員工職務於勞動契約採用「職務組合」,雇主或主管適時實施其計畫。才可順利成章。

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三、約定員工職務以「職務組合」方式

勞動基準法》後期,制定一些特別約定,如:最低服務年限(綁約)、工作調動原則(職務變動)、離職後競業條款(保密條款)等,更規定其必須明訂於簽訂契約,一則保護勞工,另則減少爭議。

雇主為因應上述之僱傭關係之特別約定,契約有關員工職務,不能再以過去「單一職務」,自行窄化員工專業應用,且限制雇主基於經營虛所需之「工作調動」。因契約未載明員工得擔任職務,則不得進行「工作調動」。

四、年終獎金透露不適任代價

年終獎金發給應符合(一)公司有盈餘、(二)員工全年無過失,雇主應發給年終獎金。

不過,華人地區年終獎金每年是不可少的恩賜,甚至與公司有盈餘無關。同時它的存在也可表達「雇主方的一些暗示性行為」:包含對員工年度之績效、工作受重視、非績效表現、久任獎勵、不適任者想辭退及不想與員工契約延續等行為之評價。

對於不適任者,事業單位或許可考慮運用年終獎金發給,以大幅低於平均值之年終獎金(約年終獎金1/3~1/2)透露雇主對當事人「不適任」的想法,此種間接態度能讓多數不適任者醒悟現實的狀況。

五、補充派遣人力

承攬或新增不確定、短期工作,於缺人期間,勿冒險隨意招募不定期或定期契約員工,而應嘗試補充的派遣人力。

依上述工作期限,以派遣人力補充,暫時因應人力缺乏。且運用間隔之期間招募,仍應慎選進用人力。

六、解僱

勞動基準法》員工違反第十二條各款情事,皆屬重大,雇主皆可不經預告而中止期契約。

但,雇主除第三款「受有期徒刑以上刑之宣告確定,而未諭知緩刑或未准易科罰金者。」終止契約者外,其餘各款應自知悉其情形之日起,30日內為之。類似此類違規應速戰速決,避免處理上拖延被誤解「大事化小,小事化無」之錯覺。

七、最低服務年限不宜過長

具有技術證照也有不適任情況,如老油條、非我不可、頻繁要求調薪或專業津貼、不再精進等因素;但,於最低服務年限期間,相對獲得不可捨去之保障人力。

除請益同業最低服務年限期間外,HR也應視應徵者條件,彈性簽訂或長或短之年限。切記非技術士證者,一律不按個案因素而簽訂相同之綁約年限。

小結

雇主及HR人員為不適任勞工,因投鼠忌器,而延遲處理或任其消極存在;但,不處理只能惡化。

本文提供方案,完全以勞工既有規定挑選與不適任類型,連結相關方案,用之處理各類不適任員工;前述方案皆應建立制度時,將之納進,一則先讓員工預知防制措施,另則HR必要時能及時運用,且都是「壓箱寶」,均能發揮關鍵效果。

(原文標題:對不適任員工,HR擅用法規設計優勢而終止夢魘)

作者介紹:
● 岩熊仕管理顧問有限公司勞工法規事務 首席顧問
● 文化、元智、健行大學推廣中心(部)等就業服務技術士班 講師


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